我們發(fā)現(xiàn)現(xiàn)在大多數(shù)公司為了方便統(tǒng)一管理各部門的專用電話，都采用了安裝綁定400電話的方式。簡(jiǎn)單來說，就是一個(gè)號(hào)碼綁定該公司的多部電話，當(dāng)我們給這個(gè)公司打電話的時(shí)候，首先管理總機(jī)的人會(huì)接聽到該呼入電話，然后根據(jù)客戶的操作或者是預(yù)先設(shè)定的指令把這個(gè)電話轉(zhuǎn)接到相應(yīng)的部門或者個(gè)人。這個(gè)過程完全是根據(jù)客戶需求來操作的，而且總機(jī)只能接聽電話，也就是負(fù)責(zé)處理這些打進(jìn)來的電話，總機(jī)是不能往外面打電話的。
　　這樣統(tǒng)一管理起來，不僅節(jié)約了公司的資源，而且也提高了工作效率。不然如果很多人給同一個(gè)公司打電話，此時(shí)就容易出現(xiàn)這樣一種情況，有的電話很多人撥打?qū)е铝苏季€，但是其他機(jī)子卻沒有人撥打。這樣不僅浪費(fèi)資源，也會(huì)耽誤客戶的時(shí)間。甚至出現(xiàn)公司工作人員任務(wù)分配不平均的現(xiàn)象。所以我們需要使用400電話，這樣這些問題就解決了。它可以將這各個(gè)方面都協(xié)調(diào)起來進(jìn)行統(tǒng)一管理，合理分配人力物力和電話資源。
　　當(dāng)你打入該公司的400電話的時(shí)候，總機(jī)服務(wù)人員會(huì)根據(jù)你的具體需求轉(zhuǎn)接到相應(yīng)部門的空閑電話中由專業(yè)人員進(jìn)行接聽。同時(shí)轉(zhuǎn)接時(shí)也會(huì)考慮該部門每一部電話的接聽次數(shù)和時(shí)間，盡量保證每個(gè)人都有事干每個(gè)電話都有人接聽。這樣不僅工作人員的工作時(shí)間得到了平均，顧客也不用因?yàn)殡娫捳季€而長(zhǎng)時(shí)間等待了。這不僅及時(shí)為客戶解決了打電話占線的問題，也進(jìn)一步體現(xiàn)了公司的服務(wù)水平之高，同時(shí)也為顧客留下了好印象。
　　對(duì)于使用400電話的公司來說，管理起來不僅方便而且也更加安全。防止了一些員工上班偷懶打電話等不適宜的行為的產(chǎn)生。而且這些電話的使用記錄會(huì)長(zhǎng)時(shí)間保存，我們可以通過后臺(tái)的系統(tǒng)查詢打入的電話號(hào)碼，通話時(shí)間長(zhǎng)短和接聽的人員等信息。這也更方便公司查詢本公司各個(gè)員工電話的接聽使用次數(shù)和時(shí)間等。如果這個(gè)過程中出現(xiàn)問題也能及時(shí)發(fā)現(xiàn)及時(shí)解決，把責(zé)任落實(shí)到具體的人員身上。這樣也是對(duì)員工的一個(gè)約束，更有利于員工的管理。同時(shí)如果與客戶溝通出現(xiàn)問題，也可以及時(shí)查找相關(guān)記錄，這樣也更加安全可靠。