我們發(fā)現(xiàn)現(xiàn)在大多數(shù)公司為了方便統(tǒng)一管理各部門的專用電話，都采用了安裝綁定400電話的方式。簡單來說，就是一個號碼綁定該公司的多部電話，當我們給這個公司打電話的時候，首先管理總機的人會接聽到該呼入電話，然后根據(jù)客戶的操作或者是預先設定的指令把這個電話轉(zhuǎn)接到相應的部門或者個人。這個過程完全是根據(jù)客戶需求來操作的，而且總機只能接聽電話，也就是負責處理這些打進來的電話，總機是不能往外面打電話的。
　　這樣統(tǒng)一管理起來，不僅節(jié)約了公司的資源，而且也提高了工作效率。不然如果很多人給同一個公司打電話，此時就容易出現(xiàn)這樣一種情況，有的電話很多人撥打?qū)е铝苏季€，但是其他機子卻沒有人撥打。這樣不僅浪費資源，也會耽誤客戶的時間。甚至出現(xiàn)公司工作人員任務分配不平均的現(xiàn)象。所以我們需要使用400電話，這樣這些問題就解決了。它可以將這各個方面都協(xié)調(diào)起來進行統(tǒng)一管理，合理分配人力物力和電話資源。
　　當你打入該公司的400電話的時候，總機服務人員會根據(jù)你的具體需求轉(zhuǎn)接到相應部門的空閑電話中由專業(yè)人員進行接聽。同時轉(zhuǎn)接時也會考慮該部門每一部電話的接聽次數(shù)和時間，盡量保證每個人都有事干每個電話都有人接聽。這樣不僅工作人員的工作時間得到了平均，顧客也不用因為電話占線而長時間等待了。這不僅及時為客戶解決了打電話占線的問題，也進一步體現(xiàn)了公司的服務水平之高，同時也為顧客留下了好印象。
　　對于使用400電話的公司來說，管理起來不僅方便而且也更加安全。防止了一些員工上班偷懶打電話等不適宜的行為的產(chǎn)生。而且這些電話的使用記錄會長時間保存，我們可以通過后臺的系統(tǒng)查詢打入的電話號碼，通話時間長短和接聽的人員等信息。這也更方便公司查詢本公司各個員工電話的接聽使用次數(shù)和時間等。如果這個過程中出現(xiàn)問題也能及時發(fā)現(xiàn)及時解決，把責任落實到具體的人員身上。這樣也是對員工的一個約束，更有利于員工的管理。同時如果與客戶溝通出現(xiàn)問題，也可以及時查找相關記錄，這樣也更加安全可靠。