精心設計的呼叫流程設計對呼叫者體驗至關重要。

雖然今天的400電話系統具有管理復雜的自動助理組織的能力，但許多企業并沒有充分利用它們。

如果您發現呼叫者經常為錯誤的分機留下語音郵件或通知請求被路由到不正確的一方或部門，您可能需要重新檢查您的呼叫流程圖。如果使用正確，您的多級IVR可以容納復雜的電話樹 - 根據您的指示在多個位置路由呼叫。

應通過在所有來電者接觸點使用統一，專業的語音來平衡電話系統的復雜性。這有助于為呼叫者創建無縫體驗，無論他們的詢問或您將其路由到哪個部門。

通過提供留言選項，在線將他們引導到您的客戶端門戶，或者如果您的電話系統上有該功能，詢問他們是否需要， 可以為呼叫者提供在隊列中等待的替代方案。回電話而不會失去他們的位置。要創建最佳來電體驗，請務必熟悉電話問候語最佳做法。

完善的管理是積極的客戶服務體驗的基礎。完善管理系統最佳方式是通過不斷的探索和學習，您的自動助理或虛擬接待員是一種有效的工具，可以在與現場代理通話之前共享呼叫者所需的信息。

來電者詢問什么？您希望他們對您的業務了解多少？您的電話系統可以配置為分享從公司時間和方向到品牌信息以及在線了解有關您的服務的更多信息。實際上，消息可以通過多種方式進行定制：“ 如果您不熟悉我們的流程，請按5以獲取有關首次預約的信息”或“ 按4以獲取有關我們新退貨政策的重要信息。”

創建解決常見問題的菜單選項不僅可以讓您的呼叫者正在尋找的信息觸手可及，而且還可以讓您的企業處理更高的通話量，并且無需現場代表即可解決更多客戶問題。