2014年4月，北京工商批準的首家以文檔數據外包”注冊的企業拿到了新的營業執照，從此前的北京東方博泰檔案文件管理咨詢有限公司”正式更名為北京東方博泰文檔數據外包服務有限公司”這意味著文檔數據外包”作為一個行業被正式認可。

　　商業檔案也能外包

　　在國內，提到與文檔相關的外包，人們最熟悉的就是人事檔案外包，但是很少有人知道有商業文檔外包這個業務，博泰文檔公司全稱中的文檔數據外包”就是指商業文檔外包”這項服務，它的源發需求是金融、工程、及大型集團型企業不斷增長并無處存放的業務檔案和財務檔案，這些無比重要”的檔案短時間內不能銷毀，增長速度遠遠超過存放空間的承受能力，人力管理很難跟上。

　　較早遇到這個問題的是金融行業，高增量的保險公司保單和銀行票證、單據需要更多空間存儲，而檔案館作為唯一的社會性服務機構，不僅服務不能滿足商業檔案存儲需求，而且存儲成本高昂。自建庫巨大的硬件投資、管理投入和人力成本以及擴容投入也讓企業望而生畏，集約化、系統性、低成本的檔案存儲模式呼之欲出。

　　博泰文檔就是在這種強烈需求的驅使下成立的，而博泰的第一家客戶就是全國知名的保險公司。

　　第一個將國際檔案管理標準引進中國的本土企業

　　實際上，商業檔案外包在國外已經有30年的歷史，形成了成熟的商業模式，美國最受尊敬的公司中就有商業檔案外包企業，這個行業的社會價值得到了客戶的廣泛認可，但在中國，這個行業才剛剛開始，而且由于沒有統一的標準，服務和管理質量良莠不齊，保證大規模存儲安全的行業特征決定了對專業管理流程的依賴性，早期用excel表管理倉庫的方式顯然不能滿足安全性的要求，自我研發的簡易管理軟件由于實際經驗不足也存在著安全隱患，博泰文檔創立之初就對國內檔案管理現狀做了充分的分析，從最大限度的保證客戶檔案安全存儲和快速調閱的角度出發，在考察了國際最先進的庫房，了解了操作流程之后，決定引入國際標準來作為開展業務的依據，大到庫房的選址、倉庫的改造、流程的安排，小到設備購置，甚至連進出過道的小推車都按國際標準配置。作為一家本土企業，博泰的目標只有一個：將最專業的服務帶給中國企業。

　　如何保證千萬無一失”

　　檔案的機密性決定了對安全性的高要求，這也是人們對外包的質疑，人們往往容易認為自己管一定比外人管安全，但是事實并非如此。

　　自己管理檔案有兩點因素影響安全性：

　　一是檔案管理的專業性

　　因為不是企業核心業務，很多企業或組織對檔案管理并不重視，檔案從編目到整理都比較混亂，而管理檔案的人往往是兼職，這就給檔案的安全性埋下了隱患，由于管理不專業，因人員調動，交接不利造成的重要資料丟失事件屢見不鮮。

　　二是檔案存儲的規范性

　　檔案存儲狀態既是檔案管理規范性的重要表現，也是重要決定因素，有些單位并非不想規范管理，而是存儲空間實在有限，地方不夠，原本應該規范存放的檔案只好如廢品一樣堆砌在麻袋里，想找到一個檔案實在是太難了，另外，由于存儲地點不專業，不能做到專業的八防管理，檔案發霉、被蟲吃鼠咬的現象屢有發生。

　　人們對檔案外包安全性的質疑也有兩方面：

　　如何保證檔案在運輸和調閱中的安全性？

　　一只檔案箱，從企業檔案室，到達博泰倉庫，要經歷從紙箱準備、整理、分類、裝箱、搬運、正式上架等17個環節，箱子必須綁定人和位置，每個環節都是一個管理節點，需要一套嚴密的流程體系來支撐，博泰將國際標準結合本土需求打造了獨有的BT作業流程，保證收箱入庫和調閱文件的安全性。

　　如何保證檔案存放的安全性？

　　高標準倉庫保證安全

　　國際化標準的倉庫對安防的要求很高，選址要看土地屬性，看安保，甚至考慮防污染因素，而倉庫的內部改造上至屋頂下至地面中間貨架都有嚴格的標準，在博泰倉庫每一箱檔案都享受VIP待遇，為了防強光，頂燈是按國際標準安裝的倉庫專用燈，而霧化噴淋設備和紅外煙感設備保障防火和防水，貨架是國外專門設計的有超強的堅固性，防震性能強。全部的金剛砂地面目的是防塵，定期有防蟲操作，和貨架巡檢。倉庫內外不僅有無斷點多攝像頭監控，還有倉庫監控錄像備份數據，能夠保證存儲監控錄像有據可查，將細節做到了極致。

　　在博泰的安全標準中，八防實際上等于信息安全八防和實體安全十防，高于行業通行的八防標準。

　　國際標準的操作流程保證安全

　　最安全的檔案存儲方式是：它就在你身邊，你卻認不出它是哪箱”，進入博泰存儲中心的箱子都是統一標準，沒有任何特殊標識，從箱體的條形碼上用肉眼根本認不出。而統一管理的模式注定了一個企業的檔案不會被放置到一起，而是被專業文檔倉儲IT系統用專業算法隨機分配儲位編碼，這樣的分散存儲方式比集中存儲更能保證人為破壞的安全性。

　　在專業的操作中，客戶調閱文件的位置是隨機的，銷毀文件也一樣，調閱的資料錯了還能回來，銷毀的數據錯了就再也回不來了。也正是因為有了這套專業的定位管理IT系統才使得海量箱體作業中的千萬無一失”成為可能。

　　看得見的成本節約

　　因為批量存儲、統一管理，空間和人力資源利用率高，檔案外包的成本反而會低于企業自己管理的成本，同樣面積的空間，博泰倉庫的存放能力比標準商業建筑增加一倍以上，而專業化的團隊和強大的IT管理系統，亦可減少企業檔案管理方面的人力成本，這樣一”加”一”減”總成本自然更低，而企業檔案管理效率和質量反而會提高。相比檔案館，選擇博泰文檔能將費用節約30%

　　博泰的很多客戶還以檔案外包存儲為契機，建立業務、財務、其他檔案的管理規范，并完成歷史檔案的清理盤點和質量提升，達到從經濟性到可管理性同步提高的雙贏結果。

　　全國布局實現最佳本土化服務

　　由于著眼于長足發展，博泰在全國多個省會城市都成立了統一的國際化標準的檔案保管中心，成為國內檔案保管中心最多的企業，服務網點覆蓋全國300多個城市和地區。用本地化服務滿足全國型客戶高標準的檔案存儲要求。成為大型企業檔案存儲的不二之選。

　　目前，博泰文檔先后服務于全球500強企業、全國性金融機構、大型央企、全國性集團等。在保險行業有不可動搖的市場份額，此外，理念先進的銀行業、新興的理財行業，設計院，國家機關等檔案產出大的單位也不斷的找到博泰將檔案做長期外包。

　　據統計，世界500強企業中，有約80%的企業采用了專業公司所提供的憑證和檔案管理外包服務，博泰文檔相信，在不久的將來，文檔數據外包一定會成為更多中國企業的選擇。