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呼叫中心之倚天神劍–排班系統(tǒng)

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  多數(shù)呼叫中心的排班人員幾乎都是由較資深主管或較具數(shù)學(xué)基礎(chǔ)的人員擔(dān)任。通常資深排班師在進(jìn)行手工排班時,會準(zhǔn)備幾個Excel電子窗體,這些窗體具有復(fù)雜交叉連結(jié)的功能,可能某些窗體連結(jié)著來自某個歷史話量的數(shù)據(jù)庫,取得所謂外部資料。某些窗體,寫入了許多復(fù)雜的公式函式,再加上Erlang C 計(jì)算式,算出分時需求人力....等等..等等...,每個排班師不僅具備呼叫中心的排班知識,還都是office達(dá)人。

  因此,常常有些情況是呼叫中心導(dǎo)入了排班系統(tǒng),但卻是打亂了排班師口袋里那套自有的排班"系統(tǒng)",還增加了許多排班師在排班系統(tǒng)操作的工作量。

  那么既然有了經(jīng)驗(yàn)豐富的排班師,有了強(qiáng)大的電子窗體,為什么那么多呼叫中心還需要采購排班系統(tǒng)呢?那是因?yàn)楫?dāng)呼叫中心發(fā)展成精致化管理的階段,系統(tǒng)提供的就不再只是排班師這個單一角色的工具,而是提供呼叫中心各個角色的一個公開應(yīng)用平臺 - 排班系統(tǒng)。

舉一個電信公司的例子,他們在導(dǎo)入排班系統(tǒng)后作了些檢討如下

  前置作業(yè):結(jié)省80%時間
  資料錄入:節(jié)省16.5工時
  話務(wù)預(yù)測:節(jié)省3工時
  執(zhí)行排班:節(jié)省16.5工時
  產(chǎn)出班表:節(jié)省16.5工時
  微調(diào)班表:節(jié)省16.5工時
  排座:節(jié)省16.5工時
  調(diào)班:節(jié)省4工時
  點(diǎn)名:節(jié)省29工時
  報(bào)表:節(jié)省10工時

以上,看起來節(jié)省不少排班師的時間,但歸納來說人工排班還是存在的難處就是:
  • 無法處理多技能座席
  • 取得數(shù)據(jù)困難
  • 很難觀察話務(wù)量的變化
  • 計(jì)算煩瑣、耗時
  • 難以分析agent換班的影響
  • 難以滿足員工的喜好
  • 難以掌握員工的職機(jī)狀態(tài)
  可只要排班師辛苦點(diǎn),Agent辛苦點(diǎn),花些時間,走些流程,多少都能達(dá)到功能。

  而下列功能,就非得系統(tǒng)幫忙,不是人工能達(dá)到的了。
  • 遵時監(jiān)控:以班表的角度檢視Agent的遵時狀況。
  • 遵席監(jiān)控:以話房、席位的角度檢視Agent遵席狀況。
  • 多站點(diǎn)排班:統(tǒng)一管理接口,多站點(diǎn)一起或分開排班。
  • 網(wǎng)上查班換班:網(wǎng)上公開查閱班表,系統(tǒng)篩濾違規(guī)申請,導(dǎo)入換班流程于系統(tǒng)中逐級簽核。
  • 后端系統(tǒng)整合:實(shí)際出缺勤與差勤系統(tǒng)整合對應(yīng),提供人資系統(tǒng)同步信息。
  • 多重技能排班:依據(jù)交換機(jī)設(shè)定之Agent多重技能貢獻(xiàn)度,堆棧人力排班。

  其中,多重技能排班,對人腦來說更是挑戰(zhàn)不可能的任務(wù)。而突然的變動、緊急需求應(yīng)變,則是排班師心中的痛,這時候系統(tǒng)只要更改參數(shù),按個執(zhí)行鍵,很快能看到變動后成果。而不需要排班師掐指一算左修右改,這邊挪點(diǎn)人,那邊加點(diǎn)工時,卻仍擔(dān)心準(zhǔn)備是否做足了?

  隨著呼叫中心走向精致化管理的需求,能提供管理員和座席人員適當(dāng)?shù)募寄芎凸ぞ邉?chuàng)造不同面向的管理平臺,已成為呼叫中心的建置目標(biāo),引進(jìn)系統(tǒng)不僅是為節(jié)省某個特定職務(wù)的時間,而是要創(chuàng)造高效能呼叫中心的多面向平臺。能提高顧客所獲得的服務(wù)質(zhì)量,才能為呼叫中心增添價值。

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