呼叫中心是一個集資金高度密集、技術高度密集、人員高度密集于一體的企業組織。如何對呼叫中心進行科學、規范的運營管理一直是大家共同討論的話題，筆者結合自身的管理經驗淺談運營管理的幾個要點：
一、成本控制
許多以服務支持為主要業務的呼叫中心基本上都是企業的成本中心。因此，對于呼叫中心的管理者來講，努力提高成本管理水平，提升呼叫中心的運營效率，從而使成本投入產出最大化和最優化是當前面臨的一個現實而又嚴峻的問題。
大體來說，呼叫中心的運營成本可分為人力成本、各種設施、設備成本以及系統工具成本等。而各種設施、設備成本、系統工具一般比較固定，不會輕易更換。需要管理者重點關注的是對人力成本的控制。
通常人力成本的控制有以下幾種方式：
與業務部門緊密溝通，及時了解企業的發展動向，并有效的進行人力控制：如大規模推廣業務，則需做好人員儲備的工作；如進入公司業務的低谷期，則可根據優勝劣汰原則，進行人力篩選，保存實力；
通過對歷史來話規律的分析，合理進行排班與人員配備，對可預知的話務量影響因素提前做出反應，合理利用人力資源；
強化培訓業務知識及溝通技巧，提高客服代表的平均處理時長，設置合理的績效考核，提高客服代表的工作效能。
二、現場管理及服務質量監控
在呼叫中心運營過程中，存在著通過電話監聽或電話錄音無法及時發現的問題。例如，現場工作情緒、工作壓力、處理流程和速度、設備的操作方法、協調性等。這些問題往往對服務質量有巨大的影響，需要通過現場管理的方式來解決。
那么現場管理這么重要，什么是現場管理呢？它又包含哪些內容？下面我們將一一解析：
現場管理是指管理者根據事先設定的質量標準或工作要求，在服務現場對執行服務的人員、設備、工作流程、環境等進行實時的監控和管理，發現和預測存在的和潛在的問題，并及時制定解決方案,以改善服務方法、作業流程、思維方式、工作環境，進而提升服務質量的管理過程。
通過現場管理，管理者可以與所有的團隊成員進行更“親密”的接觸，加強與團隊成員之間的溝通與交流，更加直接、迅速的獲取團隊工作信息，了解整體運作情況；對于在現場監控過程中發現的問題及時給予糾正、分析和解決，結合實際運作情況對工作發展計劃進行適當的調整以確保各項工作有效的實施，有助于更好的開展工作。
除此之外，通過現場走動，可以給CSR一定的心理安慰，這包括肢體安撫及語言安撫兩個方面，特別是在話務量高峰期，一個簡單的肢體安撫能讓客服代表激起對工作的熱情，提高工作積極性；另一方面可以在客戶服務員遇到困難的時候給予一些必要的指導和鼓勵，如提供一些提示，把培訓信息及時的融合到現場問題中，更易于客服代表吸取經驗。
在一通呼叫結束后，管理者再進行有針對性的分析和總結，可以幫助客服代表深入地發現自身存在的問題以及應該改進的辦法，并在下一通呼叫中進行狀態調節，這樣經過幾個反復后，客服代表可以培養出服務的自信心和一定駕馭問題的能力，結合自我監聽和反復聆聽自己和他人的電話錄音，可以快速的進入崗位角色。
三、KPI管理
目前呼叫中心越來越趨向精細化、數字化管理，KPI管理成為一種有效的管理手段。通常，呼叫中心的管理者通過分解運營目標制訂各種KPI指標，通過KPI指標來引導客服代表行為，從而達到完成運營目標的目的。
從最小方差管理法來看，可以將關鍵指標分成效率和質量這兩大類，效率類主要有接通率、工時利用率、平均處理時長、用戶滿意度、服務水平；質量類主要有質檢分數和一次解決率：
接通率
定義：對于具有IVR和ACD的呼入式呼叫中心，接通率是指IVR終級服務單元的接通量與人工座席的接通量之和與進入呼叫中心的呼叫總量之比。
行業標準：呼入式業務的接通率為≥80%，呼出式業務的接通率≥60%。
工時利用率
定義：通話時間除以簽入系統的時間，該指標用來考核排班人員和現場管理人員的工作績效。
行業標準：根據各業務而有所不同
平均處理時長
定義：把所有通話時間，加上所有話后處理時間，總和再除以總通話次數。 平均處理時長是最重要的效率指標之一，因為它反映了呼叫中心流程標準化的程度。
行業標準：根據各業務而有所不同
服務水平
定義：是指對于呼入項目來說，某個統計時間段內X秒內應答電話數量與呼叫中心接入電話的百分比。
行業標準：80%的電話在20秒以內做出應答。
一次解決率
定義：客戶來電當中，第一次就把客戶問題解決的比率，是影響客戶滿意度最深的一項指標。
行業標準：85%。
客戶滿意度
定義：顧客滿意度是指顧客對于呼叫中心提供的服務的滿意程度。
行業標準：顧客滿意度要達到85%以上。
質檢分數
定義：質檢專員對客服代表的錄音評分。
行業標準：依據各呼叫中心質檢評分標準的不同而有所不同。
通過對KPI的數字體現，可以很清晰地看到整個呼叫中心的運營水平以及需要改善之處。
總的來說，呼叫中心的運營管理，首先要清晰企業的發展動向，以此為基礎，做好成本控制環節；通過各管理干部的配合，做好現場管理及服務質量監控工作，及時發現問題解決問題，并對客服代表進行適當的激勵與輔導，共同為提升呼叫中心服務質量而努力；而通過KPI的設定，我們可以關注那些相對重要的指標，然后再區分這些指標的權重以及如何均衡各項關鍵績效指標，最終達到有效管理的目的。
作者為中興通訊手機呼叫中心運營經理。
