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呼叫中心的組織架構(gòu)設(shè)計(jì)

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呼叫中心的架構(gòu)設(shè)計(jì)就是通過設(shè)計(jì)一種能夠讓呼叫中心的服務(wù)團(tuán)隊(duì)一起工作的架構(gòu),從而能夠使呼叫中心的效率能夠最大化。

你可能會(huì)問,什么是呼叫中心最佳組織結(jié)構(gòu)?好,跟著我們,你會(huì)發(fā)現(xiàn)答案。

讓我們從基礎(chǔ)開始。

  1. 呼叫中心的架構(gòu)的回顧。如果你有機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)“組織機(jī)構(gòu)理論”,你可能會(huì)發(fā)現(xiàn)關(guān)于組織架構(gòu)的幾種模式,簡(jiǎn)單而言,可以分為層次架構(gòu),矩陣架構(gòu),以項(xiàng)目為到導(dǎo)向的架構(gòu)等等。他們各有優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn),但是對(duì)呼叫中心而言,怎樣才是最好的組織架構(gòu)呢?我們會(huì)在后面回答這個(gè)問題;
  2. 組織機(jī)構(gòu)的趨勢(shì)
    回顧周圍,在21世紀(jì),組織結(jié)構(gòu)變得更加
    .國(guó)際化。更多的公司和機(jī)構(gòu)開始尋找不飽和市場(chǎng)來開拓業(yè)務(wù),但同時(shí)也希望能夠減少交易的成本來怎加利潤(rùn)。所以這個(gè)游戲已經(jīng)成為一個(gè)國(guó)際化的游戲,需要克服國(guó)際化帶來的困難。
    .多元化。隨著國(guó)際化,多元化也變得日益明顯。市場(chǎng)的變化,我們的員工在變化,顧客也在變化。因此多元化成為創(chuàng)新和沖突的源泉。所以對(duì)一個(gè)公司,需要克服不同的生活方式和文化帶來的問題。
    . 靈活性。這個(gè)世界上唯一不變的就是變化本身。隨著快速的變化,我們需要在架構(gòu),流程上更加靈活和人員要更快的適應(yīng)。
    . 關(guān)注核心競(jìng)爭(zhēng)力。我們需要跨部門直接的溝通,我們需要跨部門的團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)。如果需要,我們可以考慮外包和縮減人員。目的非常清楚,更加關(guān)注你所擅長(zhǎng)的東西。
呼叫中心調(diào)查報(bào)告一

.基本上半數(shù)的機(jī)構(gòu)仍然把呼叫中心看作“成本”中心

.只有32%的呼叫中心希望他們的呼叫中心能夠產(chǎn)生利潤(rùn)。

Datamonitor, 2000年4月

傳統(tǒng)呼叫中心架構(gòu)。傳統(tǒng)的呼叫中心組織架構(gòu)單位可以按照產(chǎn)品和電話類型進(jìn)行分類,比如呼入團(tuán)隊(duì)和呼出團(tuán)隊(duì),或者電話服務(wù)小組或者電子郵件小組。其次,大多數(shù)顧客服務(wù)代表在呼叫中心里工作。他們需要到了呼叫中心,登錄才能開始工作。大多數(shù)顧客服務(wù)代表都是全職工作。同時(shí),主管也按照技能或者班次進(jìn)行管理。同其他部門的溝通非常少。
一些調(diào)查也顯示了傳統(tǒng)呼叫中心的狀態(tài)。

  • 呼叫中心調(diào)查報(bào)告二

    .電子郵件預(yù)計(jì)增長(zhǎng)720%
    .傳統(tǒng)的信件將下降50%
    .電話聯(lián)系(接觸)占72%(從1999年的84%下降)
    .只有2%的接觸通過“跟我聯(lián)系”按鈕。
    .所有類型的接觸需要多一倍的呼叫中心服務(wù)人員。

    Datamonitor 4-6-2000

    呼叫中心的挑戰(zhàn)/對(duì)架構(gòu)的影響
    .挑戰(zhàn)一:非電話接觸的數(shù)量的增長(zhǎng)。除了電話,其他類型的接觸也開始大量增加,電子郵件,網(wǎng)頁(yè)上的“與我聯(lián)系”按鈕,網(wǎng)頁(yè)上的“幫助我”按鈕等等。所以其他類型的接觸也開始出現(xiàn):電子郵件,網(wǎng)絡(luò)交談,VoIP等等。


    .挑戰(zhàn)二:聯(lián)系方式的混合

    聯(lián)系方式的混合被稱作效率的得關(guān)鍵,呼入和呼出方式的混合,電話和電子郵件的混合,紙信和電子郵件的混合等多種形式的變化。

    .挑戰(zhàn)三:日益增長(zhǎng)的顧客的期望。顧客希望在任何時(shí)間,任何地點(diǎn)快速地得到高質(zhì)量得服務(wù)。

    .挑戰(zhàn)四:顧客關(guān)系管理的啟動(dòng)。 新的顧客關(guān)系管理的啟動(dòng)需要實(shí)施新得技術(shù),這將改變呼叫中心的定位,流程。顧客關(guān)系管理(CRM)技術(shù)和流程是非常必需的。CRM不是一個(gè)獨(dú)奏表演,它需要同其他部門強(qiáng)有力得結(jié)合,新得目標(biāo)和獎(jiǎng)勵(lì)也是必須的。


    除了以上要點(diǎn)對(duì)結(jié)構(gòu)的影響,其他對(duì)組織架構(gòu)有影響的因素包括:
    .對(duì)IT更加依賴
    .電話預(yù)測(cè)和人員排班的更加專門的技能
    .對(duì)非-電話類別的接觸的考慮
    .顧客服務(wù)代表的技能要求增加,除了傳統(tǒng)的電話服務(wù)技能,還包括CRM和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)技巧。
  • 顧客服務(wù)小組的動(dòng)態(tài)分組和結(jié)構(gòu)
    所以,當(dāng)我們進(jìn)行呼叫中心組織機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)的時(shí)候,我們需要考慮:
    .混合編排的顧客服務(wù)代表和專職的服務(wù)代表小組
    考慮問題:
    .是否需要在同樣的時(shí)間內(nèi)恢復(fù)高峰期的任務(wù)?
    .延期的工作能否在限期之內(nèi)完成?
    .服務(wù)小組能否按照接觸類型進(jìn)行排班還是按照固定時(shí)間排班?
    .顧客服務(wù)代表是否能夠同時(shí)處理電話和非電話接觸?

    傳統(tǒng)和非傳統(tǒng)工作安排:
    考慮問題:
    .是不是所有的顧客服務(wù)代表都需要在呼叫中心內(nèi)工作?
    .是不是一定要人員集中?
    .電子郵件是否能夠在其他的地方處理?
    .電子郵件能否在呼叫中心下班以后處理?
    .是不是考慮讓部分顧客服務(wù)代表在家里工作?

    主管的角色和責(zé)任:
    考慮問題:
    .是否主管可以管理混合服務(wù)渠道的小組?

    .主管是否應(yīng)該知道和輔導(dǎo)把轉(zhuǎn)接電話轉(zhuǎn)到經(jīng)驗(yàn)豐富的專家那里
    .自我管理的團(tuán)隊(duì)是否是一個(gè)更好的選擇?

    招聘和保持
    考慮問題
    .是否真正地提供了發(fā)展機(jī)會(huì)?
    .顧客服務(wù)代表,主管和技術(shù)人員的職業(yè)發(fā)展生涯是什么?
    .在接下去2-4年里,你需要什么技能?你是通過培訓(xùn)獲得呢還是招聘新人?
  • 結(jié)論
    我們已經(jīng)討論了呼叫中心組織機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)的基礎(chǔ),組織機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)的趨勢(shì),傳統(tǒng)呼叫中心機(jī)構(gòu)。所以關(guān)于

    “什么是最好的呼叫中心組織機(jī)構(gòu)?”

    答案就是:

    沒有一個(gè)適合所有人的呼叫中心組織架構(gòu)。 有點(diǎn)失望?但這就是事實(shí)。你需要發(fā)現(xiàn)“你的”呼叫中心的組織架構(gòu)
  • 這里是一些你可以做的事情:

    • 行業(yè)的雜志是一個(gè)好的資源來發(fā)現(xiàn)好的范例
    • 試驗(yàn)和測(cè)試來發(fā)現(xiàn)最好的模式
    • 讓更多的人員來參與到機(jī)構(gòu)的設(shè)計(jì)中來。

    標(biāo)簽:青海 天門 南昌 克拉瑪依 烏海 河源 臺(tái)灣

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