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什么是呼叫中心

1.定義與概念

呼叫中心（英文Call Center或Call Centre)也叫客戶服務中心之類的，早期的呼叫中心就是些熱線電話、咨詢電話，由受過訓練的話務員專門接聽處理來電客戶的各類問題如咨詢、投訴、建議，其實就是一個電話機、一個筆再加一個本子等。

現代呼叫中心已經涉及到了計算機（軟硬件）技術、Internet技術、計算機電話集成技術（CTI）、數據倉庫（商業智能BI）技術、客戶關系管理（CRM）技術、交換機(PBX)通訊技術、企業ERP技術和企業管理、項目管理、團隊管理等諸多方面的內容。它已經成為一個統一、高效的服務工作平臺，它將企業內分屬各職能部門集中（注意：Center就是中心之意，就是集中的含義）在一個統一的對外聯系的窗口，集中化地安置坐席，采用統一的標準服務模式，為用戶提供系統化、智能化、人性化的服務。呼叫中心已經成為與企業連為一體的一個完整的綜合信息服務系統，是現代企業運營不可或缺的一部分，同時也成為企業間競爭的有力工具。

近年來隨著計算機技術的普及及軟硬件價格的走低，呼叫中心已經從一些由高端貴族企業轉向平民化應用，呼叫中心已經開始走向普及。

2.呼叫中心的分類

按呼叫類型分

1).呼入型：受理電話呼入的如客戶投訴、報修、訂單受理等。

2).呼出型：手工呼出電話營銷、自動外呼系統、語音通知系統等。

3).混合型：綜合功能型的呼叫中心。

按運營模式分

1).自建型：企業自建，完全掌控呼叫中心的所有數據信息，一次性投資。這種模式為絕大多數大中型企業所使用，隨著呼叫中心價格的下降，越來越多的小企業也使用該模式。

2).外包型：由某公司建立一個大型的呼叫中心，再租賃給其他公司使用，包括租賃號碼線路、軟件、設備及租賃坐席，坐席集中固定某處。

3).虛擬型：由某公司建立一個大型的呼叫中心，再租賃給其他公司使用，包括租賃號碼線路、軟件、設備，但坐席還是由各個的公司在各自的辦公室使用，一般是通過互聯網使用。比較適合小型短期的應用，如技術要求不高的soho辦公。

外呼系統是什么?

外呼系統是指通過電腦自動往外撥打用戶電話，將錄制好的語音通過電腦播放給用戶。它是基于CTI技術的現代客戶服務中心系統不可或缺的一個組成部分。外呼分為兩個階段：外呼數據的獲取以及外呼動作的發起。

預測型撥號

將整個過程自動化，計算機選擇要撥的客戶并開始撥號。所有無效的呼叫：如忙音、無應答、機器接聽都將被跳過，不接通話務員。如果客戶應答，呼叫將迅速轉給一個話務員，如果因為某種原因：忙、無人接，呼叫無法送到話務員。就將號碼放入一個新的聯系名單等待合適的時間再撥。

預測撥出使用復雜的數學算法考慮多種因素，如可用的電話線路數、可用接線員數、無法接通期望座席的概率等。預測撥出發出的呼叫往往比話務員處理的要多，它為話務員節省了大量查號、撥號、等待震鈴的時間，從而大大提高效率。

一、呼叫中心是充分利用現代通訊與計算機技術第二代外呼系統，如IVR（交互式語音800呼叫中心流程應答系統）、ACD（自動呼叫分配系統）等等第二代外呼系統，可以自動靈活地處理大量各種不同第二代外呼系統的電話呼入和呼出業務和服務的運營操作場所。呼叫中心在企業應用中已經逐漸從電話營銷中心向著CTI（計算機通信集成）綜合呼叫中心轉變，已經將電話、計算機、互聯網等多種媒介綜合應用于營銷、服務等等多項工作當中。

呼叫中心就是在一個相對集中的場所，由一批服務人員組成的服務機構，通常利用計算機通訊技術，處理來自企業、顧客的垂詢與咨詢需求。以電話咨詢為例，具備同時處理大量來話的能力，還具備主叫號碼顯示，可將來電自動分配給具備相應技能的人員處理，并能記錄和儲存所有來話信息。一個典型的以客戶服務為主的呼叫中心可以兼具呼入與呼出功能，當處理顧客的信息查詢、咨詢、投訴等業務的同時，可以進行顧客回訪、滿意度調查等呼出業務。

二、呼叫中心基本功能如下：

【呼叫管理模塊】包括：縮位撥號、呼叫等待、電話代接、分機互撥、呼叫保持、呼叫轉移、呼叫轉接、呼叫跟蹤、免打擾、呼叫駐留、分組群振等。

【IVR交互式語音應答】IVR是呼叫中心系統整體流程的先導，是主控者。用戶來電時，指導用戶按流程進行操作，并接受用戶在電話撥號鍵盤輸入的信息，實現對各類數據庫的交互式訪問，讓用戶得到多種自助服務，令座席代表有更多的時間服務于其他有特殊需求的用戶。它是呼叫中心實現7*24小時全天候服務的根本，可同時處理多路來話，再加上遇忙自動處理流程，極大降低了用戶聽到忙音或途中放棄的概率，提高用戶滿意度。

【ACD（Automatic Call Distribution）】即自動話務分配，也稱排隊機。它是呼叫中心整個前臺接入系統邏輯功能的描述。通常有6種振鈴方式：全部振鈴、輪流振鈴、最近接通、最少接通、隨機振鈴、記憶振鈴。

【來電彈屏】當客戶來撥打電話進來或者是座席人員撥打電話出去系統都會自動彈出一個與這個“號碼”相關信息的一個界面。注：彈屏信息由業務系統決定。

【電話會議】系統管理員開設電話會議室，外部電話或系統內部分機撥打會議室號碼，即可進入會議室，進行電話會議。

【語音留言信箱】呼叫中心系統提供無應答語音留言信箱，當呼入用戶暫時無法得到座席代表服務時，可以選擇語音留言信箱服務，留下自己的需求。座席代表登錄后，系統提示有新的語音留言，座席可以在語音留言信箱界面點擊收聽留言內容，并進行回訪，回訪后，可針對該條留言進行相關回訪備注。

【通話實時錄音】呼叫中心系統可對經過系統的所有通話，包括用戶呼入、座席代表呼出、分機互撥的通話進行實時錄音。

【座席管理模塊】呼叫中心系統應具有完善的座席管理功能，包括座席代表操作、座席代表監控、座席代表權限管理等。

【統計報表】呼叫中心系統具有清晰的統計報表功能。包括：客戶評價統計、示忙統計、隊列統計、和座席統計。

【知識庫】存放企業產品信息，及客戶常見問題的解決方法。應支持多層分級目錄結構，方便客服人員快速查找。知識庫支持客服人員對于客戶新問題解決方法的提交分享，由有權限的人員審核通過后直接分享在公司公共知識庫。

【短信平臺】呼叫中心系統提供的短信平臺，通過與短信運行商的對接，即可實現短信的發送與接收。

【智能路由】智能路由作為一個接口，讓業務系統根據用戶來電號碼做出判斷后，決定該通呼入電話的電話流程。

【隊列優先級】隊列優先級提供系統既定的呼入規則下，為來電匹配一個排隊優先級，在同一隊列下，隊列優先級高的來電將被優先接聽。常用于VIP客戶服務。

自動外呼系統是指通過電腦自動往外撥打用戶電話，將錄制好的語音通過電腦播放給用戶。銷售保就是典型代表。它是基于CIT技術的現代客戶服務中心系統不可或缺的一個組成部分。外呼分為兩個階段：外呼數據的獲取以及外呼動作的發起。

呼出有三種類型：預覽型、預測型和預約型。

預覽型撥號

系統首先接通座席的電話然后再撥客戶號碼。等待接通過程之后，話務員或者可以和客戶通話，或者因為占線、無人應答、空號、線路故障等原因而放棄。

預測型撥號

將整個過程自動化，計算機選擇要撥的客戶并開始撥號。所有無效的呼叫：如忙音、無應答、機器接聽都將被跳過，不接通話務員。如果客戶應答，呼叫將迅速轉給一個話務員，如果因為某種原因：忙、無人接，呼叫無法送到話務員。就將號碼放入一個新的聯系名單等待合適的時間再撥。

預測撥出使用復雜的數學算法考慮多種因素，如可用的電話線路數、可用接線員數、無法接通期望座席的概率等。預測撥出發出的呼叫往往比話務員處理的要多，它為話務員節省了大量查號、撥號、等待震鈴的時間，從而大大提高效率。

預約型撥號

要求客戶一定程度的參與。通過企業主頁、電話等周邊手段、人工座席方式、客戶自定義所需的服務以及送達的通訊手段。系統根據客戶的預約請求，發送客戶所需信息，實現服務。

使用方法很簡單第二代外呼系統，通過軟件專用頁面撥號第二代外呼系統，比如市面上常見的回呼系統，就是把打電話轉為接電話，通過線路給業務和客戶雙方打電話，并且客戶接到外顯還是業務號碼，客戶還能回撥過來。

這樣接通率和信任度都是沒問題的，并且外顯號碼是正常的手機號，一個銷售對應一個號碼，客戶可以回撥過來，接通率是目前最高的形式。

外呼系統線路除第二代外呼系統了外呼功能，也會附帶有客戶管理及跟進工單功能，導入的數據信息可設置隱私狀態，隱藏號碼，保證企業客戶數據不流失，不外傳，企業管理者的主賬號都是可以直接看到的，針對于意向客戶也會有跟進提醒，大大提高第二代外呼系統了成交率。

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