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什么是呼叫中心

1.定義與概念

呼叫中心（英文Call Center或Call Centre)也叫客戶服務(wù)中心之類的，早期的呼叫中心就是些熱線電話、咨詢電話，由受過訓(xùn)練的話務(wù)員專門接聽處理來電客戶的各類問題如咨詢、投訴、建議，其實(shí)就是一個(gè)電話機(jī)、一個(gè)筆再加一個(gè)本子等。

現(xiàn)代呼叫中心已經(jīng)涉及到了計(jì)算機(jī)（軟硬件）技術(shù)、Internet技術(shù)、計(jì)算機(jī)電話集成技術(shù)（CTI）、數(shù)據(jù)倉庫（商業(yè)智能BI）技術(shù)、客戶關(guān)系管理（CRM）技術(shù)、交換機(jī)(PBX)通訊技術(shù)、企業(yè)ERP技術(shù)和企業(yè)管理、項(xiàng)目管理、團(tuán)隊(duì)管理等諸多方面的內(nèi)容。它已經(jīng)成為一個(gè)統(tǒng)一、高效的服務(wù)工作平臺(tái)，它將企業(yè)內(nèi)分屬各職能部門集中（注意：Center就是中心之意，就是集中的含義）在一個(gè)統(tǒng)一的對(duì)外聯(lián)系的窗口，集中化地安置坐席，采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)模式，為用戶提供系統(tǒng)化、智能化、人性化的服務(wù)。呼叫中心已經(jīng)成為與企業(yè)連為一體的一個(gè)完整的綜合信息服務(wù)系統(tǒng)，是現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)營不可或缺的一部分，同時(shí)也成為企業(yè)間競(jìng)爭(zhēng)的有力工具。

近年來隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及及軟硬件價(jià)格的走低，呼叫中心已經(jīng)從一些由高端貴族企業(yè)轉(zhuǎn)向平民化應(yīng)用，呼叫中心已經(jīng)開始走向普及。

2.呼叫中心的分類

按呼叫類型分

1).呼入型：受理電話呼入的如客戶投訴、報(bào)修、訂單受理等。

2).呼出型：手工呼出電話營銷、自動(dòng)外呼系統(tǒng)、語音通知系統(tǒng)等。

3).混合型：綜合功能型的呼叫中心。

按運(yùn)營模式分

1).自建型：企業(yè)自建，完全掌控呼叫中心的所有數(shù)據(jù)信息，一次性投資。這種模式為絕大多數(shù)大中型企業(yè)所使用，隨著呼叫中心價(jià)格的下降，越來越多的小企業(yè)也使用該模式。

2).外包型：由某公司建立一個(gè)大型的呼叫中心，再租賃給其他公司使用，包括租賃號(hào)碼線路、軟件、設(shè)備及租賃坐席，坐席集中固定某處。

3).虛擬型：由某公司建立一個(gè)大型的呼叫中心，再租賃給其他公司使用，包括租賃號(hào)碼線路、軟件、設(shè)備，但坐席還是由各個(gè)的公司在各自的辦公室使用，一般是通過互聯(lián)網(wǎng)使用。比較適合小型短期的應(yīng)用，如技術(shù)要求不高的soho辦公。

外呼系統(tǒng)是什么?

外呼系統(tǒng)是指通過電腦自動(dòng)往外撥打用戶電話，將錄制好的語音通過電腦播放給用戶。它是基于CTI技術(shù)的現(xiàn)代客戶服務(wù)中心系統(tǒng)不可或缺的一個(gè)組成部分。外呼分為兩個(gè)階段：外呼數(shù)據(jù)的獲取以及外呼動(dòng)作的發(fā)起。

預(yù)測(cè)型撥號(hào)

將整個(gè)過程自動(dòng)化，計(jì)算機(jī)選擇要撥的客戶并開始撥號(hào)。所有無效的呼叫：如忙音、無應(yīng)答、機(jī)器接聽都將被跳過，不接通話務(wù)員。如果客戶應(yīng)答，呼叫將迅速轉(zhuǎn)給一個(gè)話務(wù)員，如果因?yàn)槟撤N原因：忙、無人接，呼叫無法送到話務(wù)員。就將號(hào)碼放入一個(gè)新的聯(lián)系名單等待合適的時(shí)間再撥。

預(yù)測(cè)撥出使用復(fù)雜的數(shù)學(xué)算法考慮多種因素，如可用的電話線路數(shù)、可用接線員數(shù)、無法接通期望座席的概率等。預(yù)測(cè)撥出發(fā)出的呼叫往往比話務(wù)員處理的要多，它為話務(wù)員節(jié)省了大量查號(hào)、撥號(hào)、等待震鈴的時(shí)間，從而大大提高效率。

一、呼叫中心是充分利用現(xiàn)代通訊與計(jì)算機(jī)技術(shù)第二代外呼系統(tǒng)，如IVR（交互式語音800呼叫中心流程應(yīng)答系統(tǒng)）、ACD（自動(dòng)呼叫分配系統(tǒng)）等等第二代外呼系統(tǒng)，可以自動(dòng)靈活地處理大量各種不同第二代外呼系統(tǒng)的電話呼入和呼出業(yè)務(wù)和服務(wù)的運(yùn)營操作場(chǎng)所。呼叫中心在企業(yè)應(yīng)用中已經(jīng)逐漸從電話營銷中心向著CTI（計(jì)算機(jī)通信集成）綜合呼叫中心轉(zhuǎn)變，已經(jīng)將電話、計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等多種媒介綜合應(yīng)用于營銷、服務(wù)等等多項(xiàng)工作當(dāng)中。

呼叫中心就是在一個(gè)相對(duì)集中的場(chǎng)所，由一批服務(wù)人員組成的服務(wù)機(jī)構(gòu)，通常利用計(jì)算機(jī)通訊技術(shù)，處理來自企業(yè)、顧客的垂詢與咨詢需求。以電話咨詢?yōu)槔邆渫瑫r(shí)處理大量來話的能力，還具備主叫號(hào)碼顯示，可將來電自動(dòng)分配給具備相應(yīng)技能的人員處理，并能記錄和儲(chǔ)存所有來話信息。一個(gè)典型的以客戶服務(wù)為主的呼叫中心可以兼具呼入與呼出功能，當(dāng)處理顧客的信息查詢、咨詢、投訴等業(yè)務(wù)的同時(shí)，可以進(jìn)行顧客回訪、滿意度調(diào)查等呼出業(yè)務(wù)。

二、呼叫中心基本功能如下：

【呼叫管理模塊】包括：縮位撥號(hào)、呼叫等待、電話代接、分機(jī)互撥、呼叫保持、呼叫轉(zhuǎn)移、呼叫轉(zhuǎn)接、呼叫跟蹤、免打擾、呼叫駐留、分組群振等。

【IVR交互式語音應(yīng)答】IVR是呼叫中心系統(tǒng)整體流程的先導(dǎo)，是主控者。用戶來電時(shí)，指導(dǎo)用戶按流程進(jìn)行操作，并接受用戶在電話撥號(hào)鍵盤輸入的信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)各類數(shù)據(jù)庫的交互式訪問，讓用戶得到多種自助服務(wù)，令座席代表有更多的時(shí)間服務(wù)于其他有特殊需求的用戶。它是呼叫中心實(shí)現(xiàn)7*24小時(shí)全天候服務(wù)的根本，可同時(shí)處理多路來話，再加上遇忙自動(dòng)處理流程，極大降低了用戶聽到忙音或途中放棄的概率，提高用戶滿意度。

【ACD（Automatic Call Distribution）】即自動(dòng)話務(wù)分配，也稱排隊(duì)機(jī)。它是呼叫中心整個(gè)前臺(tái)接入系統(tǒng)邏輯功能的描述。通常有6種振鈴方式：全部振鈴、輪流振鈴、最近接通、最少接通、隨機(jī)振鈴、記憶振鈴。

【來電彈屏】當(dāng)客戶來撥打電話進(jìn)來或者是座席人員撥打電話出去系統(tǒng)都會(huì)自動(dòng)彈出一個(gè)與這個(gè)“號(hào)碼”相關(guān)信息的一個(gè)界面。注：彈屏信息由業(yè)務(wù)系統(tǒng)決定。

【電話會(huì)議】系統(tǒng)管理員開設(shè)電話會(huì)議室，外部電話或系統(tǒng)內(nèi)部分機(jī)撥打會(huì)議室號(hào)碼，即可進(jìn)入會(huì)議室，進(jìn)行電話會(huì)議。

【語音留言信箱】呼叫中心系統(tǒng)提供無應(yīng)答語音留言信箱，當(dāng)呼入用戶暫時(shí)無法得到座席代表服務(wù)時(shí)，可以選擇語音留言信箱服務(wù)，留下自己的需求。座席代表登錄后，系統(tǒng)提示有新的語音留言，座席可以在語音留言信箱界面點(diǎn)擊收聽留言內(nèi)容，并進(jìn)行回訪，回訪后，可針對(duì)該條留言進(jìn)行相關(guān)回訪備注。

【通話實(shí)時(shí)錄音】呼叫中心系統(tǒng)可對(duì)經(jīng)過系統(tǒng)的所有通話，包括用戶呼入、座席代表呼出、分機(jī)互撥的通話進(jìn)行實(shí)時(shí)錄音。

【座席管理模塊】呼叫中心系統(tǒng)應(yīng)具有完善的座席管理功能，包括座席代表操作、座席代表監(jiān)控、座席代表權(quán)限管理等。

【統(tǒng)計(jì)報(bào)表】呼叫中心系統(tǒng)具有清晰的統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能。包括：客戶評(píng)價(jià)統(tǒng)計(jì)、示忙統(tǒng)計(jì)、隊(duì)列統(tǒng)計(jì)、和座席統(tǒng)計(jì)。

【知識(shí)庫】存放企業(yè)產(chǎn)品信息，及客戶常見問題的解決方法。應(yīng)支持多層分級(jí)目錄結(jié)構(gòu)，方便客服人員快速查找。知識(shí)庫支持客服人員對(duì)于客戶新問題解決方法的提交分享，由有權(quán)限的人員審核通過后直接分享在公司公共知識(shí)庫。

【短信平臺(tái)】呼叫中心系統(tǒng)提供的短信平臺(tái)，通過與短信運(yùn)行商的對(duì)接，即可實(shí)現(xiàn)短信的發(fā)送與接收。

【智能路由】智能路由作為一個(gè)接口，讓業(yè)務(wù)系統(tǒng)根據(jù)用戶來電號(hào)碼做出判斷后，決定該通呼入電話的電話流程。

【隊(duì)列優(yōu)先級(jí)】隊(duì)列優(yōu)先級(jí)提供系統(tǒng)既定的呼入規(guī)則下，為來電匹配一個(gè)排隊(duì)優(yōu)先級(jí)，在同一隊(duì)列下，隊(duì)列優(yōu)先級(jí)高的來電將被優(yōu)先接聽。常用于VIP客戶服務(wù)。

自動(dòng)外呼系統(tǒng)是指通過電腦自動(dòng)往外撥打用戶電話，將錄制好的語音通過電腦播放給用戶。銷售保就是典型代表。它是基于CIT技術(shù)的現(xiàn)代客戶服務(wù)中心系統(tǒng)不可或缺的一個(gè)組成部分。外呼分為兩個(gè)階段：外呼數(shù)據(jù)的獲取以及外呼動(dòng)作的發(fā)起。

呼出有三種類型：預(yù)覽型、預(yù)測(cè)型和預(yù)約型。

預(yù)覽型撥號(hào)

系統(tǒng)首先接通座席的電話然后再撥客戶號(hào)碼。等待接通過程之后，話務(wù)員或者可以和客戶通話，或者因?yàn)檎季€、無人應(yīng)答、空號(hào)、線路故障等原因而放棄。

預(yù)測(cè)型撥號(hào)

將整個(gè)過程自動(dòng)化，計(jì)算機(jī)選擇要撥的客戶并開始撥號(hào)。所有無效的呼叫：如忙音、無應(yīng)答、機(jī)器接聽都將被跳過，不接通話務(wù)員。如果客戶應(yīng)答，呼叫將迅速轉(zhuǎn)給一個(gè)話務(wù)員，如果因?yàn)槟撤N原因：忙、無人接，呼叫無法送到話務(wù)員。就將號(hào)碼放入一個(gè)新的聯(lián)系名單等待合適的時(shí)間再撥。

預(yù)測(cè)撥出使用復(fù)雜的數(shù)學(xué)算法考慮多種因素，如可用的電話線路數(shù)、可用接線員數(shù)、無法接通期望座席的概率等。預(yù)測(cè)撥出發(fā)出的呼叫往往比話務(wù)員處理的要多，它為話務(wù)員節(jié)省了大量查號(hào)、撥號(hào)、等待震鈴的時(shí)間，從而大大提高效率。

預(yù)約型撥號(hào)

要求客戶一定程度的參與。通過企業(yè)主頁、電話等周邊手段、人工座席方式、客戶自定義所需的服務(wù)以及送達(dá)的通訊手段。系統(tǒng)根據(jù)客戶的預(yù)約請(qǐng)求，發(fā)送客戶所需信息，實(shí)現(xiàn)服務(wù)。

使用方法很簡(jiǎn)單第二代外呼系統(tǒng)，通過軟件專用頁面撥號(hào)第二代外呼系統(tǒng)，比如市面上常見的回呼系統(tǒng)，就是把打電話轉(zhuǎn)為接電話，通過線路給業(yè)務(wù)和客戶雙方打電話，并且客戶接到外顯還是業(yè)務(wù)號(hào)碼，客戶還能回?fù)苓^來。

這樣接通率和信任度都是沒問題的，并且外顯號(hào)碼是正常的手機(jī)號(hào)，一個(gè)銷售對(duì)應(yīng)一個(gè)號(hào)碼，客戶可以回?fù)苓^來，接通率是目前最高的形式。

外呼系統(tǒng)線路除第二代外呼系統(tǒng)了外呼功能，也會(huì)附帶有客戶管理及跟進(jìn)工單功能，導(dǎo)入的數(shù)據(jù)信息可設(shè)置隱私狀態(tài)，隱藏號(hào)碼，保證企業(yè)客戶數(shù)據(jù)不流失，不外傳，企業(yè)管理者的主賬號(hào)都是可以直接看到的，針對(duì)于意向客戶也會(huì)有跟進(jìn)提醒，大大提高第二代外呼系統(tǒng)了成交率。

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