隨著國內外業務的不斷擴展，越來越多的公司開始使用400電話，這種電話可以幫助客戶免費聯系到公司的客服中心。

相信很多人經常在電視或廣播中聽到“撥打400電話”或者在網上購物時經常看到“聯系我們：xxxxx公司400電話”。但是，很多人對如何撥打400電話卻不是很清楚。

下面就為大家介紹如何辦理和使用400電話，以及在撥打400電話時可能遇到的問題和解決方法。

一、什么是400電話？

400電話是屬于虛擬電話號碼的一種，也稱為全國統一客戶服務電話，是國際上廣泛采用的電話呼叫中心統一呼叫管理系統。

其實，400電話就是綁定在短號、長號、固話、手機等各種通信工具上，通過特定技術實現電話查詢、定位、轉接服務。通過區號分配、免費接入等服務，讓消費者的電話變得簡單便捷。

二、400電話的優點有哪些？

1. 根據電話歸屬地自動轉至相應客服中心： 400電話不僅僅是一種統一的客服電話，而且還可以充分利用呼叫路由技術、GPS定位、智能語音系統等技術，根據客戶的電話號碼所在的城市或地區，自動轉接至所在區域的客服中心，讓用戶可以得到更加貼心、快捷的服務。

2. 免費接聽和費用承擔：大多數400電話是免費的。顧客打這個電話不需要額外負擔電話費，因為它是由被叫號碼業務方支付。

3. 建立官方形象：公司擁有了400電話，讓品牌呈現出更加正式、官方的形象，讓消費者認為這個公司非常專業，并且可以為自己的權益提供保障。

4. 避免信息泄露：　如果是商家主動提供400服務，避免了必需在網絡上留下聯系電話、QQ、MSN、SKYPE等個人信息的必要，從而可以保護個人隱私。

三、如何辦理400電話？

辦理400電話是比較簡單的，只要選擇一家400電話服務提供商，提供相關材料，填寫申請表，即可成功辦理400電話。

下面是辦理400電話的詳細步驟：

1. 選擇400電話服務提供商

首先，你需要選擇一家存有資質的400電話服務商，一般可在網絡上尋找或者通過電話查詢。不同的服務商提供的服務、價格等有所差別，可以根據自己的需求選擇合適的服務商。

2. 提供相關材料

辦理400電話需要提供的材料有：

（1）企業工商營業執照原件及復印件；

（2）責任人身份證原件及復印件；

（3）所需開通的總機號碼與員工號碼身份證原件和復印件；

（4）所需開通的總機號碼與員工號碼住址證明原件及復印件；

（5）其他需要提供的材料，如公司章程、稅務登記證等。

3. 填寫申請表

提供材料后，需要填寫400電話申請表。申請表上一般包括公司的基本信息，業務需求、技術要求、呼叫流程等信息，申請表上的信息填寫有利于服務商更好地理解企業業務需求。

4. 簽訂協議和交費

一旦填寫完申請表，就需要簽訂服務協議和交納服務費用。一般來說，服務商需要先收取400電話的開通費用和一定期限內的使用費用，企業在繳納費用后才可以擁有400電話。

四、如何使用400電話？

企業擁有400號碼之后，需要將此號碼放在宣傳物料（比如廣告牌、傳單、明信片等）、企業網站、二維碼、微信、微博等各種平臺上，并及時更新，這樣顧客才能知道企業的400電話號碼，才能通過撥打400電話與企業聯系。

當顧客撥打企業的400電話后，電話將自動轉接至企業安排的客服中心。在接聽電話時，客服人員需要注意禮貌用語、溝通技巧，在了解客戶需求后進行響應和解答。如果客戶是產品使用方面的問題，那么客服人員需要建議性地提供解決方案；如果客戶有投訴，需要對問題進行明確歸納和處理，并及時回復。

五、撥打400電話遇到問題怎么辦？

在撥打400電話的時候，可能會遇到許多問題，比如：電話占線、等待時間長、客服員工不專業、客服語音不清晰等等。接下來，我們就來一一介紹：

1. 電話占線

電話占線是很常見的問題，這種情況一般只要耐心等待就可以解決。不過，一些企業也提供了400電話的呼叫中心，當電話占線時，可以留下自己的聯系方式，等待客服人員回撥。

2. 等待時間長

等待時間長的情況屬于常見問題，但如果等待的時間太長，可以選擇換一家企業或者選擇其他和400電話類似的客服熱線電話（如800電話等）。

3. 客服員工不專業

如果遇到客服員工不專業或者不禮貌的情況，可以在溝通的過程中表示自己的不滿，要求更換客服人員或者提出建議，也可以直接撥打企業的投訴熱線進行投訴。

4. 客服語音不清晰

在電話通話過程中，如果客服語音不清晰，能夠聽清楚但并不流暢的情況下，可以請對方慢慢重復一遍。如果是聲音太小而無法聽到的問題，可以問清楚對方的姓名和工號，避免漏下一些重要信息。

六、總結

這篇文章為大家介紹了400電話和辦理400電話以及使用400電話的方法，以及在撥打400電話時可能遇到的問題和解決方法。

因為400電話的免費、方便等優勢，越來越多的企業開始使用400電話。所以，如果您是客戶，您可以輕松、免費地聯系到這些企業的客戶服務中心，如果您是企業，使用400電話可以提高企業正式、官方的形象，并讓顧客得到更加便捷、高效的服務，也更容易獲得顧客的信任和好感。