一、第一階段

　　篩選詢問信函 -將詢問信函分類，不要收信就回，我們可將信件依可能性分為幾類？

　　a、有稱呼的詢問信-這是比較仔細，有禮貌的客人，會一一打上收信人的稱呼。

　　b、有提起詢問產品的信 -至少他很明白的告訴你他對你的什么產品感興趣。

　　c、簡單介紹他們公司背景的 -表示他有心引起你的興趣，愿意多讓你知道他一點。

　　上述這類信函，發信的人比較用心，至少他會對你的回復又反應。可以列入回信的目標客戶。

　　a、沒有稱謂也沒有提到產品名稱，只是告訴你對你公司有興趣的。

　　標準格式，一定是亂撒詢問信的，你只是他碰撞到的其中之一而已。

　　b、一開始就要你寄報價單和樣品。

　　這種人八成沒做過生意，那有一開始就要樣品的。

　　c、任何不情的要求，如給邀請函，投資訊息，合作信息等等。

　　這有很多是第三世界的剛出道做生意的朋友，如果你只是一個職員，你無法為公司做任何決定，還是不要浪費這個時間。這會添麻煩而已。

　　第一個階段大約可以篩選出30%的潛在目標客戶，其他的如果覺得棄之可惜，可以放在最后，當練習的目標吧。

　　二、第二階段

　　回復詢問信函 -篩選出來的客人，不要馬上依他的要求發報價單或目錄給他，可以立即回復一封反詢問信函，表示你已收到對方來信，但有些不明白的地方，有關產品，款式，才質，數量等需求的了解都可以問，甚至問他的市場，及公司的性質，告訴客人，這有助于你向他推薦你們的產品。回信時，如果知道客人的first name，可以稱呼對方的名字，或是MR.姓。這個動作是增加顧客得回復率，制造多一點的機會與客人互動。

　　這個動作很重要，表示他們如果在第一階段已經獲得他們要的訊息，他就不會回你，如果他回了，那么你下一個報價的動作，成功率就會高一點。

　　三、第三階段

　　報價 -報價給有回復的客人，但在報價的階段至少要對客人有20%的了解。

　　包括客人是那里的？買什么東西？批發商，還是零售商？如果他能告訴你他經常購買的量更好。報價時，請客人不管價格可否接受，都能回復給你，因為這有助于你明白你是否還有地方需要改進(這里要盡量委婉，不是諂媚)，如果對方是要找工廠，你可以隨報價單附上部分工廠的照片，自己有網頁的可邀請客人瀏覽你得網站，讓他更了解你們的產品與規模也是必要的。

　　四、第四階段

　　客人接到報價單有回復并索取樣品，可以衡量自己公司的規定回復客人，盡量提到要樣品費，或是可提供免費樣品，但對方必須付運費，以了解客人的誠意度。

　　通常能依這個程序走到第四階段，那么客人的成功率就會很高，我們的同仁們大部分都是依這個程序跟客人交流，評估下來，大概的成功率有50%，但是由于客人對我們而言都太小了，所以多半我們只是借以了解市場罷了。

　　網上與未見面或還沒成交的客人交流，有些忌諱是必須要避免的。絕對不要跟客人以MSN或 ICQ的方式交流，因為如果沒見過面以這種方式交流，很容易造成不必要的表錯情或輕率，導致客人流失。

　　國內的貿易起步較晚，又正逢E時代的來臨，很多進入這個行業的年輕人，應用互聯網非常得心應手，因此他們的交流方式已逐漸的E世代化，隨意，隨性，盡情揮灑感情，但是這在國際貿易的領域里，是完全不一樣的。

　　生意是現實的，是殘酷的，容易來，容易去的資訊時代，仍舊需要用心去細細體會，得來不應純屬偶然，失去也不是必然。大家如果不能明白互聯網只是一個工具，不是生意的全部。很容易在每次敗陣下來的挫折感中失去自己。折剎了年輕的羽翼，是何等可惜的事。