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云呼叫中心系統的CRM操作教程

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CRM 又名客戶關系管理,即對企業收集到的客戶信息進行管理。UCC系統中,企業客戶管理內容主要包括客戶資料、客戶標記??蛻糍Y料客戶資料,即客戶聯系方式等重要信息資料。UCC系統默認的客戶資料信息包括客戶名稱、聯系號碼。
  • 新增客戶資料
該操作新建一條客戶資料記錄。點擊新增按鈕,選擇導入批次、性別、客戶類型、分配對象,填寫客戶名稱、聯系號碼、其他號碼、備注信息,點擊確認按鈕,客戶資料即可添加成功,如下圖所示。
客戶剛開始無任何批次,點擊導入批次框旁邊的 按鈕,會彈出如下所示的框,填寫批次名稱,點擊確定新批次創建成功。
創建客戶資料時,有三種分配方式,包括分配到坐席、分配到班組、不分配。選擇分配到坐席時,客戶資料會全部分配給指定坐席;選擇分配到班組時,客戶資料分配給班長,最后由班長按照分配策略分配到坐席;選擇不分配時,客戶資料暫不屬于任何坐席,只有管理員和普通角色可以看到。
系統默認設置了 4 個客戶類型標記:潛在客戶、試用客戶、意向客戶、成交客戶,客戶可以自定義客戶類型標記,具體的設置方法請查看定制字段章節的相關內容。
  • 客戶資料導入
該操作從文件中批量上傳客戶資料到遠程呼叫中心服務器。操作步驟如下:
①下載客戶資料模板。點擊導入按鈕,彈出如下圖所示數據框,點擊下載模板,即可下載到客戶資料的模板文件;
②填寫客戶資料數據。按模板要求填寫。
注:填寫客戶資料注意事項:
  • 文件中的空行會被自動過濾掉;
  • 客戶名稱和聯系號碼如果不填寫則不能導入;
  • 如果客戶號碼之前被導入過系統,則再次導入會過濾掉重復號碼;
  • 如果填寫的備注或者自定義字段內容過長,則后續會被截斷,只留 90 個;
  • 客戶號碼一列請設置為文本格式,以免填寫固定電話前面的0丟失.
③導入客戶資料。點擊導入按鈕,彈出如下圖所示數據框,選擇客戶資料文件與分配方式,點擊確認則創建成功。
客戶資料分配方式包括分配到班組、分配到坐席、不分配三種。分配到班組如上圖所示,如果勾選了分配到坐席,那么客戶資料會平均分配到該班組下的所有坐席, 否則由班長自行分配;分配到坐席時,需要選定分配給哪些坐席;不分配時只有企業管理員以及其他角色才可以管理。我們可以看到最下面的配置項生成呼叫名單,如果選擇‘是’那么系統會提取出這些號碼并生成呼叫名單用于外呼任務,可在呼叫名單頁面查看到,否則不生成呼叫名單。
注:
  • ⑴企業客戶資料有一個默認分組,如果選擇新建則表示新建一個客戶分組并將客戶資料分配到該分組,否則分配到系統已有分組;
  • ⑵由于系統性能所限,每次導入系統的客戶資料建議不要超過 10000 條,否則可能會導致系統臨時性不可用。
客戶資料的編輯
該操作對客戶資料的相關信息重新修改。其中客戶號碼為重要信息,不建議修改。直接點擊對應客戶資料編輯按鈕,即可修改客戶資料信息。后續操作相同,不再贅述。
客戶資料刪除該操作刪除對應的客戶資料記錄。直接點擊對應客戶資料記錄刪除按鈕,即可刪除客戶資料。后續操作相同,不再贅述。
客戶資料導出
該操作將客戶資料導出到 xls 文件,以便后續使用方便。客戶資料的導出方式包括當前頁導出、指定導出、全部導出、搜索條件導出,含義很明確,不再贅述。
注:有時候 office2007 打開所導出為文件,顯示的中文為亂碼,這是因為 office 默認編碼格式不兼容導致的。出現這種問題時,請將文件格式字符編碼由 UTF-8 另存為 ANSI 格式即可。后續碰到 office 打開文件亂碼問題,如法炮制即可,不再重復敘述。
  • 客戶資料分配
該操作將客戶資料分配給指定班組或者坐席進行營銷業務。目前支持的策略主要包括選定分配、搜索結果分配、全部分配。其中每一種分配方式均為平均分配。點擊分配,選擇分配方式,這里以指定分配為例,如下圖所示,系統會自動計算出已選定的客戶資料個數,分配狀態選擇分配至坐席,再選擇目標坐席,點擊確定按鈕即可分配成功。此時我們查看客戶資料已經具有了坐席屬性,或者登上坐席賬戶也能夠看到已經成功分配到客戶資料。
需要注意的是,全部分配時,分配的客戶資料對象是所有狀態為‘未分類’的客戶資料, 其他兩種皆為選中或者搜索結果的客戶資料。
  • 客戶資料回收
回收操作是管理員或者坐席班長將分配到坐席或者班組的客戶資料回收起來不再給坐席使用的場景?;厥盏姆绞揭舶ㄈN:選定回收、搜索結果回收、全部回收。下面我們以選定回收為例,首先選中欲回收的那些客戶資料,點擊回收按鈕,然后選擇選定此時會彈出警告框,點擊確定則回收成功。
注:請注意,回收操作屬于破壞性的操作,不可撤銷,必須十分謹慎,因此在撤銷之前定要確定坐席不再使用或者坐席不再被允許使用這些資料。
客戶資料查詢
該操作查找出滿足條件的客戶資料??蛻糍Y料查詢包括按客戶名稱、聯系號碼、導入批次、創建時間、最近修改時間、客戶類型、分配狀態以及多條件聯合查詢,其中按客戶名稱、客戶號碼查詢都是模糊查詢方式,如下圖所示。
設置好查詢條件,點擊確定按鈕即可查詢出符合條件的客戶資料,客戶資料的效果圖如下圖所示,點擊詳情即可查看客戶詳細信息。
  • 添加到任務
某些客戶資料已經被呼叫過了,工作任務頁面不再有該資料,但是該客戶可能還需要重新去聯系,以防止忘記,可以臨時采用該功能重新添加到工作任務里。選中欲添加到任務中的資料,點擊添加到任務即可,打開工作任務頁面就能看到新添的數據,添加之后頁面會提示操作成功。
顏色
客戶資料還可以根據最新聯系客戶的時間來標記客戶,UCC系統以不同的顏色來區分不同時間段聯系的客戶。點擊字體顏色按鈕彈出如下圖所示選項框。默認配置:黑色代表從未聯系過的客戶; 綠色代表 1~7 天之中聯系過的客戶;黃色代表 8~14 天之中聯系過的客戶;橙色代表 15~30 天中聯系過的客戶;紅色代表逾期未聯系的客戶;灰色代表聯系但未成功的客戶。客戶還可以根據企業的實際需求來配置時間數據,啟用開關打開表示正式生效。

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