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從呼叫中心的崗位職責看呼叫中心的功能設計

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  一、聯絡中心坐席

  聯絡中心的坐席可以分為兩類,一類是專門處理呼入業務的坐席,一類是專門處理呼出業務的坐席,也就是外呼坐席或營銷坐席。它們雖然是聯絡中心系統工作的主角,但各自主要職責確只有一條,清晰而明確的一條:

  呼入型:負責按工作規范和要求,接聽客戶來電,處理客戶問題,認真詳細的作好記錄。   呼出型:負責按工作規范和要求,完成領導安排的外呼任務,并認真詳細的做好記錄。   功能設計要點:

  1、操作簡便(這實際上是所有使用頻率高的功能的要求),如:來電時可能會用到知識庫,知識庫放到哪?能否因為用戶是購買咨詢而事先列出此類的知識庫?能否對列表默認使用頻率的排序?

  2、將有用的信息,第一時間展示出來。如:來電時,應盡系統所能,將來電號碼關聯的人,人關聯的客戶,客戶關聯的業務(歷史來電、歷史投訴、歷史咨詢、歷史產品購買記錄等),讓他能夠未聞其聲,先解其人,以提高客戶滿意度。

  3、同班長一樣,坐席也關注自己的工作成績,也要看到接了多少電話,被投訴了幾次,甚至還要關注這個月總共上了多少個早班,多少個晚班,累計工作了多少小時,這月誰接電話最多,最被投訴最多。

二、聯絡中心主管

  呼叫中心主管往往隸屬于客戶服務部門并在其領導下,對呼叫中心人員、系統、設備進行全面的管理,確保呼叫中心的服務質量。主要工作職責如下:

  1、結合公司實際情況和要求,分析、構建、定位呼叫中心系統,并制定呼叫中心工作指導方針。   2、合理的安排、組織呼叫中心人員的工作并不斷提升整體工作技能。   3、負責提升呼叫中心的業務績效,以達成工作目標為首要任務。   4、組織做好呼叫中心設備、系統的管理工作,確保系統能正常運行。

  功能設計要點:

  1、能夠通過數據和報表清晰的看到呼叫中心的實際工作情況,如話務量峰值規律、呼損率情況等。以便使之能夠合理的安排人員、組織排班。

  2、對夠看到不同坐席之間工作效率和質量的差異。如讓其有監聽功能、有錄音聽取功能、能夠看到單個坐席的各種業務數據(通話總時長、平均通話時長、呼損率、話后處理時長等)、能夠看到各坐席的業務對比報表,以便有針對性的對團隊或個人展開培訓工作,并作為績效評估的依據。

  3、設備的狀態、日志等運維狀態應清晰明了,使之具備一定的問題定位能力和應急能力,以便將故障的影響降到最低,或應結合短信,增加設備狀態推送和告警功能。

三、聯絡中心坐席班長

  呼叫中心坐席班長在呼叫中心主管的領導下進行呼叫中心的呼出、呼入業務的管理工作,并安排、指導呼叫中心專員進行具體的呼出、呼入工作。主要職責職下:   1、管理所負責小組的呼叫業務的正常運作,并保證實現既定目標。   2、監督并評估小組成員的工作質量及效率,必要時可采取改善措施。   3、對坐席的工作進行指導,并處理用戶投訴及復雜的業務。   4、查看本組成員的工作結果報表,,承擔本組的培訓工作。

  功能設計要點:

  在某種程度上,坐席班長的主要職責類似于主管,只是其負責的對象是本組而非所有組。這個崗位最常用的功能應  該是:監聽、指導、攔截、強插、三方通話。他最關心的是,每到下班,就要看看本班次總共接了多少電話,呼損率是多少,處理了哪些業務,通話時長有多少,誰接的最多,誰接的最少,誰的服務評分最高,誰的最低,誰被投訴了等,因為這些就是本組本班次的工作業績,也是他的業績。設計要點為:操作簡便,數據精練。

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