案例背景:某技術支持型的呼叫中心首次來電解決率(First Call Resolution FCR)持續較低,最近三個月的平均水平為85%,現在希望用三個月的時間將這個指標提升到87%以上。
根據項目要求時間和資源投入,該項目界定為黃帶。
1 Define界定問題
因為FCR的指標是首次來電解決率,所以流程范圍可以界定為該中心的技術咨詢流程(非事務性),根據這個范圍,繪制咨詢流程的細化流程圖如圖1:
圖1技術支持咨詢流程圖(細化流程)
上述的流程圖描述得比較詳盡,對于客戶電話接入后問題咨詢,CSR應該首先進行問題確認,如果之前曾有過同類問題,則應該在信息記錄中進行標注,這樣做的目的是為了能將重復來電的問題進行歸類,此后流程要求CSR應該查詢知識庫進行回答,如果確認知識庫中沒有該問題答案,才能根據自己的經驗進行方案提供,但是也需要進行標注,發給二線也就是后臺支持人員進行知識庫內容的添加。從流程設計上看,基本上可以滿足將重復問題篩選出來的目的。
2 測量與分析
實際流程執行的情況可以在現場聽取錄音或遠程監控的方式來獲取。通過聽取大約20個電話,項目責任人發現現場CSR執行情況不是很一致。圖2是流程審核表,可以用于固定周期的流程審核或日常發現流程執行的問題。
圖2 流程審核結果
發現的問題匯總如下: