作為對大客戶提供的附加價值服務，開展以文件相關業務的外包正在辦公環境里流行起來。在布朗•威爾森集團最新公布的《外包產業黑皮書》中，文件流程外包獎第1名、外包服務環境友好獎第1名、最佳全球外包企業獎第3名均被同一家打印廠商富士施樂囊括。

無獨有偶，像惠普、理光這些打印機制造商都紛紛推出了企業級文件外包解決方案。那么，文件外包服務都包含哪些服務模式？分別適用于哪些行業？能否為用戶帶來成本節約以及增值服務？日前富士施樂（中國）有限公司全球服務部全國市場及業務發展經理葛清泉對此一一做了解答。

將非核心業務外包

據葛清泉介紹，如果是面向全球客戶提供統一的具備高品質保證的外包服務，一般主要包括文件生產發行服務、ePrintsourcing、郵寄和遞送服務、客戶溝通服務、創意服務、文件咨詢顧問。

為何選擇專業外包商服務呢？葛清泉認為，通過外包服務，用戶只需關注任務發布和結果，中間環節均由外包商運作，成本得到控制的同時還能擁有專業服務商的技術和資源，自身更加專注于核心業務。

舉例而言，比如將日常重復性工作及小批量多批次類工作，如文件的大批量制作及流程管理外包給專業服務商。再比如將基礎IT設備的運行、維護交由外包商集中管理，資產更加清晰，文印更加標準，最終為用戶創造了方便使用設備的環境。

提供成本和流程管理

葛清泉表示，對于辦公環境內所有的文件輸出設備（包含多品牌設備），文件外包服務可提供全面的成本及流程管理，幫助用戶進一步加強成本和工作效率的管理、控制和提升。

要達到標準化的統一管理，富士施樂會為用戶提供專業的評估。”葛清泉介紹說：一是通過收集數據，將測評指標數值化，最終測算出最優化的設備配置組合。二是對設備采購、故障修復、耗材管理、資產管理的流程進行改善。三是通過與用戶面談、填問卷進行統一分析，針對不同用戶量身定制文件外包服務。”

富士施樂在文件外包服務實施過程中，一是負責生產制作場地的規劃，機器布局、生產線布局、工作車間裝修等。按照文檔的制作要求排班生產，并在規定期限內完成并提交；二是負責日常硬件設備，如打印機、繪圖儀以及設備的配件、耗材及維修保養服務；三是負責項目的日常運營，包括生產制作人員及項目管理人員的派遣；四是負責文件管理外包制作過程中相關軟件的配置。”葛清泉接著介紹道。

駐場提供一站式服務

在廣東省電子設計研究院，印刷出版的設備品牌、型號眾多，需要有效管理，利用好設備，并能清晰地核算成本。而且，文檔與出版管理中不少的設計圖紙、地形圖紙和設計方案等涉及企業和國家的機密，保密性要求非常高。圖紙和文檔的印刷出版質量的控制要求也比較高。富士施樂特別針對用戶的這種發展需要，在用戶現場建立了印制出版服務站，提供一站式的圖紙和文檔的輸出服務。

葛清泉詳細地介紹說：富士施樂對廣東省電子設計研究院辦公室文印輸出設備管理的服務，首先采取對現有的流程進行整理和改進。其次，充分利用現有設備資源，并根據產能需要合理增加設備。再其次，合理安排現場服務人員，通過排班制度保證正常生產及突發性需求。最后，建立了規范的管理現場，提供標準化服務，擴大服務的覆蓋范圍，滿足客戶未來業務拓展，如國內以及海外市場的需求。”

至此，用戶只需要提供需求和質檢蓋章，其他任務如接收紙質文檔和電子檔、排版、歸檔、錄入信息、印裝出圖、包裝、交付都由富士施樂完成。”葛清泉自豪地告訴記者，目前，富士施樂文件外包服務已經服務于中國市場15年，銷售額占中國各項業務發展的比率是15%。