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客服中心服務水平指標達成的幾個要點

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客戶的來電請求被快速接聽是服務體驗的一個重要構成因素。客服中心不但要衡量有多少比例的來電被接聽(接通率),更要衡量有多少比例的來電在多少秒之內被接聽(服務水平)。那么應該如何確保接通率及服務水平指標的達成呢?以下這幾個要點不容忽視。

一、準確的人工聯絡量預測

工作量是呼入型服務中心一切運營規劃的前提依據。而工作量的重要構成要素之一則是人工聯絡數量。沒有準確預測的聯絡量數據,就無法準確測算工作量數據。沒有準確的工作量數據,人員需求測算就只能撞大運了。因此,準確的人工聯絡量預測,包括非話務人工CHAT渠道等,是影響最終接通率與服務水平指標達成的第一個要素。

二、真實、穩定的平均處理時長

除了上面講到的聯絡量數據,工作量測算的另一個構成要素則是每通聯絡的平均處理時長,英文簡稱AHT。AHT包括通話時長(含持續時長)和后處理時長。任何一個部分的數據失真都會導致AHT數據可靠性的降低,進而間接導致總工作量測算的失準。此外,正常運營的客服中心,分類型AHT以及綜合AHT應該是相對比較穩定的,除非是全新的業務上線或者運營模式的重大調整。如果AHT數據出現了大幅度的波動,要從員工構成及聯絡構成方面去進一步分析影響因素。否則,也將會對總體工作量的測算造成誤差波動。

三、排班擬合度

排班的基本原則是隨著業務量的波動趨勢測算人員需求的變化趨勢,并通過不同的班次組合策略盡量擬合人員需求的變化趨勢,使每一個時段及整體的需求誤差最小,人工缺失及人工冗余最小。做不到這一點,擬合度每降一點,工作量與人工之間的需求匹配差距就會拉大一點,直接影響著每個時段及整體的接通率與服務水平表現。此外,還有一個大前提,即你可供排班使用的員工人數與實際的工作量是相匹配的,否則則是無米之炊,只能退而求其次。
四、遵時率的問題

即便是排班擬合度做到了現有資源和能力下的最優,也仍然需要面對另外一個員工行為問題,遵時率。客服中心運營的主線是把正確的人在正確的時間以正確的數量放在正確的地方。該上線上線,該下線下線,不提前,不撤后,不隨意離席,因為一切早有計劃。所有隨意的員工行為都會造成需求與供給差距的變化,因此強調員工的遵時率是確保接通率與服務水平達標的另一項要素。



五、現場調控與應急資源

計劃總是趕不上變化。再精準的預測、再完美的擬合、再遵時的員工,都抵不過現場的突發業務量波動。因此,客服運營團隊仍需要時刻緊盯現場運營的各項指標,對于可能的業務量超預期波動做出預判、監控,以及相應的應急資源調度。做好完備的現場應急調度計劃,包括要監控的指標,判斷的標準,啟動不同等級預案的條件,每個等級要去調動的資源等等,并在實踐中不斷總結、調整和完善。




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