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外包客服的班組管理與風控思考

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隨著客戶服務(wù)在企業(yè)經(jīng)營中的重要性日益增大,企業(yè)對業(yè)務(wù)拓展、服務(wù)需求的擴大,專業(yè)的客服整體服務(wù)外包解決方案在市場中的占比也隨之增加,根據(jù)需求企業(yè)業(yè)務(wù)面的多樣化,結(jié)合客服行業(yè)人員流動的性質(zhì),市場對整體服務(wù)外包的處理能力和承接能力也提出了更高的要求,專業(yè)的整體外包團隊對于聲譽風險、輿情防范與內(nèi)控管理也有了更高的目標。


作為專業(yè)的外包團隊,在班組管理工作不斷完善的過程中也要不停進行梳理,建立與修正各項管理制度與規(guī)范,在高標準的管理要求下外包客服的班組管理模式產(chǎn)生了更高的需求。目前外包團隊的現(xiàn)狀是人員流動較大,新舊更替頻率較高,在培訓(xùn)頻次、風險業(yè)務(wù)把控、操作業(yè)務(wù)控制上均有較大壓力,為進一步降低人員流失、減少業(yè)務(wù)差錯、提升效率,有針對性地進行規(guī)范化管理,下面筆者針對外包班組管理、團隊建設(shè)、業(yè)務(wù)操規(guī)把控、內(nèi)控制度完善、數(shù)據(jù)分析角度提出一些思考:

一、針對外包性質(zhì)優(yōu)化服務(wù)結(jié)構(gòu),根據(jù)人員特性梳理業(yè)務(wù)邏輯

無論是售后服務(wù)還是新市場開拓,每個企業(yè)均存在二八定律的業(yè)務(wù)范疇,高貢獻、高凈值客戶在整個服務(wù)體系中都具備極高服務(wù)能力的需求,在業(yè)務(wù)層級的分配中對服務(wù)質(zhì)量要求相對更高。但外包人員流動性較大,團隊新員工更迭較頻繁,且外包承接業(yè)務(wù)的初期,對于各種突發(fā)事件和固有存在的服務(wù)痛點處理經(jīng)驗不夠,特別是在客戶分級模型不夠成熟,客戶價值體系篩選系統(tǒng)尚未建立的情況下,極易產(chǎn)生服務(wù)不到位、無法理解客戶需求、無權(quán)限解決痛點問題等服務(wù)事故,容易給客戶造成服務(wù)感受上的差距,引發(fā)客戶不滿,不僅起不到發(fā)現(xiàn)痛點、解決閉環(huán)問題的作用,還容易出現(xiàn)內(nèi)控把控風險。

從業(yè)務(wù)內(nèi)控要求及客戶服務(wù)感受出發(fā),外包團隊應(yīng)根據(jù)人員特性梳理業(yè)務(wù)邏輯。做為客戶價值體系篩選系統(tǒng)的一環(huán),將客戶分級模型層級有效區(qū)分開,初步建立分類服務(wù)、客戶分級的業(yè)務(wù)雛形,根據(jù)外包團隊整體服務(wù)的性質(zhì),結(jié)合企業(yè)對外包承接能力的要求,充分優(yōu)化業(yè)務(wù)受理邏輯,科學地進行服務(wù)類型分配調(diào)整,精確調(diào)控人員利用率是外包團隊首要解決的問題。

二、根據(jù)人員特性收集并優(yōu)化幫助系統(tǒng),完善流水線培訓(xùn)體系

分析目前整體服務(wù)外包行業(yè)的新進員工培訓(xùn)進度,結(jié)合各企業(yè)對培訓(xùn)的要求和提供的資源來看,培訓(xùn)是外包團隊面臨的難點之一。單一企業(yè)業(yè)務(wù)多樣化,行業(yè)企業(yè)分工和產(chǎn)品的各項不同,服務(wù)崗位和目標不同,需要受理的各項服務(wù)標準及內(nèi)容繁多,外包人員在不同崗位的崗前充分理解和消化的業(yè)務(wù)比例較低,所以幫助系統(tǒng)是服務(wù)工作中的重要支撐。

但各企業(yè)對于幫助系統(tǒng)的專業(yè)程度有高有低,而且對于人性化和友好度的定位不同,加之幫助系統(tǒng)的優(yōu)化邏輯是根據(jù)人員成熟度為依據(jù)進行完善,無論從搜索技巧還是知識節(jié)點搜尋上,對尚在非熟練期員工的適應(yīng)能力有較大考驗,從而在外包新進員工的不停更替上損失了在線培訓(xùn)的作用。根據(jù)人員特性收集并優(yōu)化幫助系統(tǒng)是外包團隊需要處理的第二大難點,在此基礎(chǔ)上,開發(fā)有限使用端口的外掛系統(tǒng),使其豐富對龐大幫助系統(tǒng)體系的檢索功能,有重點地進行智能搜索,是解決問題的一大途徑,可以大幅提升搜索的便利性,使幫助系統(tǒng)充分發(fā)揮智能培訓(xùn)功能,有助于完善流水線培訓(xùn)體系,補充人力培訓(xùn)的缺口,降低培訓(xùn)成本。

三、豐富數(shù)據(jù)分析指標,嘗試從人員性質(zhì)匹配新的數(shù)據(jù)分析標準

在延續(xù)傳統(tǒng)客服行業(yè)業(yè)務(wù)的KPI指標考核的同時,根據(jù)外包團隊的人員性質(zhì)和崗位職責嘗試建立新的數(shù)據(jù)分析標準。例如:在整體承接壓力較大的單日數(shù)據(jù)中,分析外包人員的處理率與總體受理率的匹配程度、在業(yè)務(wù)需求高峰時段指標中外包人員的在位率及受理貢獻等,鑒于外包團隊的第一首要職責是在保證質(zhì)量的前提下承擔服務(wù)壓力,結(jié)合智能服務(wù)及人機交互的業(yè)務(wù)分流,分析目標應(yīng)根據(jù)外包接聽的性質(zhì),嘗試開辟新的數(shù)據(jù)分析模型,更精準地尋求外包處理能力的價值,發(fā)掘潛力彌補不足。

四、高標準、嚴要求地規(guī)范內(nèi)控合規(guī)工作,完善承接業(yè)務(wù)記錄

企業(yè)對于外包風險把控意識通常都比較強,對于聲譽風險更是非常看重,所以對服務(wù)整體外包的方案中一般都具備很高的內(nèi)控風險管理要求,部分性質(zhì)的服務(wù)崗位對客戶信息的管理要求更是嚴格。但外包員工在實際操作中可能會出現(xiàn)風險意識或是信息安全掌握較弱的情況,除了通過系統(tǒng)硬性控制一部分權(quán)限或重要信息的展現(xiàn),還應(yīng)嚴格開展風險意識培訓(xùn),完善承接業(yè)務(wù)的登記,做好各種交接記錄等風險防控工作,規(guī)范管理行為。

五、準確了解企業(yè)需求,建立人員優(yōu)化機制及宣傳構(gòu)架

除了團隊的日常管理、業(yè)務(wù)管理、培訓(xùn)管理等常規(guī)工作之外,在班組管理中,會出現(xiàn)部分員工服務(wù)意識、業(yè)務(wù)水平長期滯后、錯誤頻次高等情況,在介入管理之前,應(yīng)明確企業(yè)對于服務(wù)人員的需求,了解企業(yè)對于服務(wù)外包的目標和期望達到的效果,在外包員工初期業(yè)務(wù)水平較低的情況下,會花費班組大量的在線管理成本,該情況會在中后期業(yè)務(wù)熟練后得到改善,但是不僅新進員工可能會出現(xiàn)接受程度慢的情況,根據(jù)部分呼叫中心的專業(yè)程度來看,仍然有部分成熟員工接受程度較慢、學習能力較弱。該群體的員工進入熟練期的時間段較長,但后期穩(wěn)定性較好,管理方式不完善極易引發(fā)該類員工的自然流失,嚴格的在位管理也無法做到一對一的覆蓋監(jiān)督,易產(chǎn)生業(yè)務(wù)風險。

對此,筆者認為妥善的應(yīng)對方法:一是建立介入溝通、脫組回爐培訓(xùn)機制,一方面讓后進員工暫時脫離班組高強度實操,強化接聽標準和服務(wù)意識,避免出現(xiàn)后進員工一刀切的流失,另一方面可有針對性地加大該類員工的產(chǎn)出質(zhì)檢覆蓋,重點跟蹤,避免出現(xiàn)重大差錯及服務(wù)事故。

二是在保證接聽力的情況下,根據(jù)每天的人員富余指標建立每日機動團隊抽調(diào)機制,針對該類后進員工介入回爐培訓(xùn)與覆蓋式抽查,該機動團隊的構(gòu)成可以是一個常態(tài)化的抽調(diào)機制,靈活安排部分非常規(guī)的人力損失,優(yōu)化培訓(xùn)和監(jiān)督的結(jié)構(gòu),合理分配給機動團隊時間,一方面協(xié)助團隊建立更完善的缺勤考核辦法,減少缺勤率,另一方面體現(xiàn)客服服務(wù)團隊人性化管理的衷旨,用最少的人力解決長尾效應(yīng),進一步提高人員業(yè)務(wù)水平,把握業(yè)務(wù)風險,減少流失率,最大化創(chuàng)造整體外包業(yè)務(wù)的服務(wù)價值。




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