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關(guān)于多技能組別呼叫中心CTI系統(tǒng)排隊(duì)模型的優(yōu)化建議

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  呼叫中心又名客戶聯(lián)絡(luò)中心、客戶關(guān)懷中心或電話服務(wù)銷售中心等,可以是利潤中心、成本中心,或者利潤成本混合中心。常見的呼叫中心有三類:

  一、外呼營銷類(利潤中心),通過電話外呼營銷完成產(chǎn)品銷售和市場推廣產(chǎn)生營業(yè)收益,如電訊盈科;
  二、呼入服務(wù)類(成本中心),通過接聽來電進(jìn)行客戶支持和服務(wù)、客戶關(guān)系管理、提升品牌,如亞馬遜客戶支持中心;
  三、混合運(yùn)營類(成本兼利潤中心),接聽呼入來電提供客戶支持和服務(wù)的同時,外呼客戶銷售產(chǎn)品、推廣品牌等,如航空公司電話銷售服務(wù)中心,電信類、銀行類呼叫中心,此類呼叫中心一般為大型呼叫中心。
  以上三類都屬于A類呼叫中心即自營類呼叫中心,由企業(yè)自建和運(yùn)營呼叫中心,B2C;另一大類為B類外包呼叫中心,即企業(yè)將自身服務(wù)業(yè)務(wù)全部外包給專門的服務(wù)運(yùn)營商,如亞航中國客服中心,或?qū)⒉糠謽I(yè)務(wù)外包給專門的服務(wù)運(yùn)營商,如國航將會員服務(wù)業(yè)務(wù)外包給專門的服務(wù)運(yùn)營商等,企業(yè)與服務(wù)運(yùn)營商基于業(yè)務(wù)和服務(wù)擬定合同,B2B;服務(wù)運(yùn)營商為甲方客戶提供服務(wù)支持、銷售等,B2C。目前國內(nèi)航企普遍采用A大類第三類形式,即自建呼叫中心,混合模式運(yùn)營,既是成本中心也是利潤中心,相對于其它銷售渠道而言,呼叫中心的銷售貢獻(xiàn)價值相對較少。
  一般對于第三類大型航空類呼叫中心而言,為滿足不同客戶的需求,內(nèi)部會有業(yè)務(wù)技能組別細(xì)分,如航班咨詢業(yè)務(wù)坐席、國內(nèi)機(jī)票電話銷售坐席、國際機(jī)票電話銷售坐席、會員服務(wù)坐席(積分兌換咨詢、會員卡操作支持、里程盜用查詢等)、高端旅客坐席(服務(wù)銷售整合)、投訴處理坐席等,隨著旅客個性化、多樣化需求的豐富,呼叫中心將由更多細(xì)分的業(yè)務(wù)技能組別產(chǎn)生。而呼叫中心的電話集成系統(tǒng),簡稱CTI系統(tǒng),就是根據(jù)不同技能組別,設(shè)計(jì)IVR語音通道,根據(jù)呼入來電類型配備相應(yīng)技能組別的坐席,為旅客提供對應(yīng)的服務(wù)。對于內(nèi)部運(yùn)營而言,為有效地匹配來電呼入量和坐席人數(shù),降低運(yùn)營成本,呼叫中心除培訓(xùn)單一技能組別坐席(多為新坐席)外,同時,著力培養(yǎng)混合技能組別坐席,以便在某業(yè)務(wù)來電突增,排班坐席人數(shù)不足時,通過增加混合技能組別坐席數(shù),緩解來電接聽壓力。在來電接聽效率方面,呼叫中心有一個業(yè)內(nèi)權(quán)威的效率評測指標(biāo),服務(wù)水平(S/L, Service Level),即在單位時長內(nèi)(一般設(shè)定為20秒)電話被接起的百分率,行業(yè)內(nèi)標(biāo)桿為80/20,即80%的電話在20秒內(nèi)被接起,詳見下圖1。
  圖1:多技能呼叫中心電話接聽通道
  由上圖可見,旅客來電會通過兩種方式到達(dá)坐席服務(wù),一種是進(jìn)入一級IVR語音通道后,客戶根據(jù)業(yè)務(wù)進(jìn)行選擇,再進(jìn)入到二級IVR語音通道排隊(duì)等待坐席;同時,對于高端旅客和VIP等特殊人群,為提供最快捷的服務(wù),來電直接進(jìn)入特定混合組別坐席,無需在一二級IVR通道等待。在此過程中有三種情況會導(dǎo)致電話丟失,第一種情況:當(dāng)來電量遠(yuǎn)大于可接聽電話坐席數(shù)時,呼叫中心可直接設(shè)置將來電擋在中繼線外,即旅客撥打客服電話時,聽到電話占線音,無法撥入語音通道排隊(duì),這部分的電話丟失無法進(jìn)行測量,會嚴(yán)重影響服務(wù)質(zhì)量、丟失銷售機(jī)會,一般很少采用;第二種情況:旅客在一級IVR通道選擇業(yè)務(wù)類型時,按錯鍵或者選擇錯誤后被動退出,而導(dǎo)致電話丟失;第三種情況:旅客已進(jìn)入二級IVR通道等待,因等待時間太長,主動掛斷電話。
  綜上,服務(wù)水平即在單位時間內(nèi),進(jìn)入一級IVR通道的電話量加直接通道的電話量,減去一級、二級IVR通道中丟失的電話量構(gòu)成分子,除以來電呼入總量即分母。提高服務(wù)水平指標(biāo)的方法是縮短IVR通道等待時長,減少電話丟失,如公式紅色部分所示。目前,呼叫行業(yè)內(nèi)普遍做法是:當(dāng)某類業(yè)務(wù)來電量增加時,增加接聽該業(yè)務(wù)的技能組別坐席人數(shù),即在上圖橢圓的坐席池中,開通混合技能,增加可接聽某類業(yè)務(wù)的人力。例如,I1增加,S1坐席不足,則在S2,3,4..n中選擇具備S1業(yè)務(wù)技能的坐席開通,該組坐席S1’除了接聽本身業(yè)務(wù)外,也接聽S1類業(yè)務(wù)來電。這部分混合技能坐席同時處理兩類業(yè)務(wù),即產(chǎn)生了對應(yīng)S1’的虛擬通道I1’,即相當(dāng)于I1通道加寬,同時S1池子里的坐席數(shù)增加。通過這種方式,可以降低原通道內(nèi)電話阻塞,減少丟失嗎?筆者認(rèn)為不一定。因?yàn)槌刈涌傋瘮?shù)和通道寬度是同時增加的兩個變量,在原有基礎(chǔ)上,分子分母同時增加,結(jié)果不一定變小,只有坐席增加的量遠(yuǎn)大于通道變寬的量時,才會增加電話流速”,減少電話丟失,但這不是最優(yōu)策略,實(shí)際增加坐席人數(shù)遠(yuǎn)大于所需坐席人數(shù),人力成本增加。另外,混合技能坐席在不同業(yè)務(wù)之間切換,導(dǎo)致服務(wù)速度、準(zhǔn)確率下降,影響服務(wù)質(zhì)量。如何解決?
  在此,筆者想引入二流理論的單通道當(dāng)量排隊(duì)長度模型,即格林伯模型優(yōu)化呼叫中心CTI系統(tǒng)電話排隊(duì)等待和現(xiàn)場人力調(diào)配流程。此模型目前主要用于城市道路高峰時刻的車輛占道快速疏導(dǎo),詳見圖2。
  圖2:模擬交通流分析的呼叫中心電話流—流量-密度曲線
  模型通過上下游的交通流分析,找到流量-密度的最佳平衡點(diǎn),從而確定最佳密度,即通道截面”。如果把來電呼入看作是車輛流、IVR通道即為道路,在來電突增的情況下,將導(dǎo)致IVR通道阻塞。這種通過評估即時截面電話等待狀態(tài),以電話流的方式,計(jì)算疏通阻塞通道所需時長,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)來電的二次配置。優(yōu)于目前在電話配置到二級通道后,通過增加技能組別坐席人數(shù)的方式。不同于現(xiàn)在的拆東墻補(bǔ)西墻”方式,這種模式先進(jìn)行后期過程預(yù)測,再確定來電配置,更有時效性,過程更可控。同時,它反應(yīng)一、二級IVR通道之間、二級通道之間的關(guān)系,保持相互之間暢通,有效避免局部堵塞。具體來看,K(t)表示t時刻一級二級IVR通道橫斷面之間的平均電話流密度,當(dāng)0≤K(t)
  此模型在道路交通疏通方面有大量實(shí)例印證,在降低道路阻塞方面擬合度遠(yuǎn)高于拓寬道路(類似于增加技能組坐席人數(shù))方式。筆者在此通過模擬導(dǎo)入某航空公司業(yè)務(wù)呼叫中心高峰時間段來電數(shù)據(jù),按照混合技能組坐席平均處理時長AHT=150秒的速率Vj, 假定有5個二級IVR業(yè)務(wù)技能通道,t時刻有2個技能出現(xiàn)通道堵塞。如按現(xiàn)有方式調(diào)配人力,需增加25個混合技能組別坐席,即S2中取25個坐席開通S1技能,可使I1通道流速增加,電話被接起,但I(xiàn)2流速明顯降低,S2坐席數(shù)虛擬減少,I1通道在10分鐘后實(shí)現(xiàn)暢通,I2通道在15分鐘后實(shí)現(xiàn)暢通,雙通道暢通總耗時15分鐘。過程中,全平臺電話丟失總量上升,15分鐘內(nèi)服務(wù)水平降為78/20。現(xiàn)在,使用二流理論的單通道當(dāng)量排隊(duì)長度模型,在I1擁堵時,計(jì)算得到實(shí)現(xiàn)I1暢通所需時長20分鐘,I2接近阻塞,5分鐘后可實(shí)現(xiàn)暢通,I3未阻塞,如將S2開通S1技能,則I2也將出現(xiàn)阻塞,如將I1的溢出來電配置給S3的25個混合技能坐席,10分鐘后I1阻塞消失,I2則5分鐘后阻塞消失,I3未受明顯影響,疏通I1通道用時10分鐘(<15分鐘)。整個過程全平臺服務(wù)水平保持83/20>78/20,達(dá)標(biāo)80/20。
  綜上,通過引入二流理論的單通道當(dāng)量排隊(duì)長度模型,實(shí)現(xiàn)來電在通道平臺層面的二次配置,優(yōu)于電話進(jìn)入二級通道后,通過多技能坐席數(shù)調(diào)配的方式降低阻塞和電話丟失。目前,BPO呼叫中心由于本身就承接各類客戶業(yè)務(wù),來電溢出就是在平臺層面進(jìn)行業(yè)務(wù)調(diào)配,其實(shí)與單通道當(dāng)量排隊(duì)長度模型的方式類似。對航空公司自營呼叫中心而言,如能將此模型嵌入CTI系統(tǒng),不僅可以有效提高電話接聽效率,同時也能降低人力浪費(fèi),減輕現(xiàn)場運(yùn)營和班組人員管理壓力。
  關(guān)于呼叫中心未來的發(fā)展,之前大家有一種觀點(diǎn),隨著電子商務(wù)的不斷興起,傳統(tǒng)呼叫中心購票方式已逐步被網(wǎng)絡(luò)、手機(jī)等購票方式所取代,呼叫中心的銷售貢獻(xiàn)價值越來越小,會被邊緣化,筆者部分認(rèn)同。隨著技術(shù)發(fā)展,呼叫中心的銷售作用確實(shí)會趨于減少,但是,對于即將到來的人工智能時代,呼叫中心的服務(wù)人工智能并不能代替。相反,目前正熱的業(yè)務(wù)領(lǐng)域,如航空公司運(yùn)價優(yōu)化、艙位管控、網(wǎng)絡(luò)收益實(shí)時調(diào)控等崗位則將逐步被高智能計(jì)算機(jī)取代,因?yàn)檫@是人工智能最擅長的領(lǐng)域,它不僅計(jì)算快速、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,且成本非常低廉。而人力服務(wù)類崗位如呼叫中心坐席由于直接面對客戶,滿足客戶越來越個性化的需求,價值將進(jìn)一步凸顯,所以,呼叫中心成本將來是不可替代成本,成本越高重要性也越高。待人工智能普及到家家都有,不再神秘的時刻,航空公司的運(yùn)營能力將逐步趨同,航空服務(wù)的客戶個性化將是航企決勝的主戰(zhàn)場。
  筆者認(rèn)為對于呼叫中心的投入不應(yīng)該降低,反而應(yīng)該增加,一方面整理現(xiàn)有數(shù)據(jù),把現(xiàn)有高質(zhì)量數(shù)據(jù)模塊化,以便將來訓(xùn)練人工智能。另一方面,梳理自身服務(wù)流程,優(yōu)化CTI系統(tǒng)等與坐席直接操作相關(guān)的操作系統(tǒng),盡量地降低人力成本,培訓(xùn)高素質(zhì)和業(yè)務(wù)精專的混合技能坐席,為將來人工智能時代輸出高質(zhì)量的在線人工差異化、客戶個性化服務(wù)做足準(zhǔn)備。(夏菡/文)

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