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通信行業呼叫中心管理:團隊與文化建設

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通信行業的呼叫中心發展,從其規模、數量等方面,均處于客戶服務行業發展的前沿,勢必引發更多的資源投入,也必然成為客戶服務行業探討的熱點。

從行業特點出發,通信行業與金融、制造、服務等客戶服務中心的工作存在一定程度的差異,如:平均電話時長短、工作時間節律性強7*24、客戶眾多所產生話務量大、客戶群體結構復雜等因素。但就其客戶服務中心管理本質來講,不存在較為明顯的差異。如同管理的本質,就是針對人的疏導與行為預估一樣,與客戶服務行業的其它中心一樣,面臨同樣的尷尬!

在試圖談論從心理學視角理解呼叫中心團隊與文化建設時,先來闡述幾個關鍵的詞語:

一、知識;二、技能;三、工具;

這三個詞語的理解,也許可以解釋部分呼叫中心或中心領導對于團隊與文化建設的思考。首先是知識與技能的比較,簡單的理解知識是人們儲存在頭腦中的理論概念,最大的特點是內在的、隱秘的,是人們需要通過自己主動獲取并加以解釋、內化的。而技能多數可以解釋為;人們將所掌握的知識,或正在思考的理論加以嘗試、證實的過程,是需要操作、外現的行為能力。此兩者,在這個淺顯的解釋下,存在的比較明顯差距是,一個在內部,一個可以外顯。

詞語的解釋,與文化、團隊建設,存在什么關系呢?

一個呼叫中心的領導者,在一定程度上,決定組織文化導向,是需要將一個文化理念核心,也就是文化核心,通過文化的外延形式表現出來的,在此也存在一個內在、一個外顯的現象。

文化理念是內涵、核心。如:很多企業宣講的“以人為本”理念。

文化的外延呢?該如何操作呢?也就是外顯的形式內容。必須建立在對于核心文化知識的理解上,通過一個反復的嘗試,加以實現。這個過程是一個較為漫長的練習過程。伴隨著熟練地運用、探索,才可能接近所倡導的文化理念。將文化看作一個簡單的技能固然有欠妥當,文化遠比一個技能的意義要深遠的多。我試圖先將技能的獲得程序進行探討,再加以深化,也許是一個將復雜問題簡單化的良好策略。

生活中那些認為得到一本《100天教會你做心理咨詢師》所謂的秘籍,照著樣子做,就可以成功挽救精神層面痛苦的求助者的人。是否可以等同于看完座席代表操作、流程手冊,就是一個合格的座席代表的假想?聽上去沒有人會相信上面的兩個陳述事件,但現實的管理過程中,確實存在為了文化建設而文化建設的現象,值得一起探討。

按照這個文化建設理解,在一定程度上,可以看成簡單的不如一個技能的獲得。簡單到一個技能需要反復的在組織成員中訓練,而更加深入成員內心的文化、價值的認同,只需要一本手冊、一個活動,就可以達到一致。

這本手冊、這個活動,引發出另外的一個重要詞語:工具。

對于工具的理解,在呼叫中心行業中,可謂長久不衰的課題!工具到底在我們的工作中處在什么地位呢?先來認識一下行業中比較著名的工具:

一、行業標桿;二、KPI數據;三、流程手冊;四、排班管理系統;

相信這些詞語是每一位行業內人士非常熟悉的,這些工具,在多大程度上困惑著客戶服務中心的領導們呢?換一個角度再解釋,有多少領導為這些工具而苦惱呢?

工具:是人們用來將問題簡單化,并對問題進行量化結果呈現的產物。工具的良好程度、敏感程度,不是一個衡量客服中心先進性的指標。更不是一個管理創新的產物,也不能代表管理者的管理效果良好。

管理效果的好壞,有一些管理界人士,建議用一個簡單的試驗來測量,即:管理者離開管理崗位,企業能夠自主、良好運行時長。時間越長,管理效果越好!

這個管理效果與文化的關系是否存在呢?領導不在工作崗位,出現的問題多數可以按照日常工作流程設置得到很好的解決。但,工作過程中出現的一些突發事件、非常規事件的解決,必然極大的受到企業文化倡導的影響。如果客戶服務中心,堅持明確的文化、價值路線發展,必然在長期的文化氛圍中運行。出現異常事件,完全可以按照價值一致性原則解決問題,文化的深入程度,決定了這種能力的發展。也可以吻合管理效果的衡量試驗結果,管理效果優良程度的最終審定,在于文化建設、在于組織價值一致性效果。

是否可以理解,一個價值體系的建設與團隊的業績存在著必然聯系呢?

組織內部文化的一致性,在思想層面上,就是滿足價值一致性的需求。將各種不同經歷、不同文化層次的成員鍛造成,具有相同追求、共同信仰的人群,已達到減少管理難度的目標。這個統一過程的難度,在心理學專業中都是具有代表性的。不經過長期的融合,是不可能與管理體系達到一致的。

在心理學領域中,有一句名言:心理學各理論體系中,沒有一個理論是不好的,也沒有一個體系是完好的。在管理學科中,也存在相同的道理,每一個管理理論體系的推出,都存在相關的一個騰飛中的企業,必然存在驚人的業績!當人們借鑒其管理體系的時候,一定要觀察一個數值,該企業經過多少年的探索,建立完善自己的文化體系。如果是十年,相信在本企業引用該體系時,經過充分的學習、體會,可以減少為八年。同樣是一個漫長的實踐過程。對于文化的理解,存在著各種各樣的解釋。但多數解釋中,沒有一個是從心理學提出。筆者由于學科工作特征,必然存在較多的思考方向的限制,與行業中幾位權威學者、客服中心領導交流后,形成一些共識,呈現在此,借以回饋行業中敏捷之士:

一、文化建設是一個需要長時間投入的工作;

二、文化建設是一個統一全員思想、價值觀的過程;

三、文化建設是優秀客戶服務中心的必由之路;

文化、價值的統一,是一個伴隨人類開始群體生活后,持續探索的、沒有完結的課題!在一個理智的尊重“變化”,這一個客觀事實的社會、組織中,才可能得到本質上的理解。

在這個發展較為迅猛的客戶服務大平臺上,可以主觀的推測,服務競爭之后,我們迎接的必然是組織文化之戰。

作者為清華大學醫學院“中國企業心理援助效果評估項目組”組長。

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