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AVAYA IP OFFICE電話會議系統

　　易于使用 - 只需撥打會議橋的號碼，如果需要輸入會議密碼，即可進入會議。

　　從IP Office Phone Manager Lite 和 Pro中也可控制會議- 對于 ad-hoc會議模式，參加會議的用戶需要撥打被叫用戶分機即可將被叫用戶加到會議中來。IP Office Phone Manager, 會議的發起者可以控制：每個與會者主被叫號碼（如果有姓名識別則會顯示姓名）會在Conference tab of Phone Manager的菜單中顯示.如果需要，會議發起者會選擇一個舉手的與會者。

　　分機命令 - 外部的與會者可從任何外線分機撥打預先設定好的會議，輸入PIN密碼或選擇會議菜單。

　　定制問候語 -可以為每個會議設置個性化的問候語

　　進入/退出會議提示音 - 進入/退出會議會受到單音提示

　　會議錄音 -手動路由最初需要在IP Office中的Phone Manager設置, 數字/IP 顯示區域或在short code中設置 (需要有VoiceMail Pro支持)

　　安全 - 為了防止未授權的用戶訪問會議系統，可以在 IP Office Voicemail Pro.中設置PIN密碼，主叫號碼顯示可以在時間和日期文件中設置。

　　遠程管理 - 維護人員可以遠程管理此會議系統。除此之外，IP Office管理界面可以管理全部的IP Office解決方案- phone system, voicemail, CTI server, router, firewall 和 DHCP server。

3.增強型會議功能（需要VMPro和Conference center license）

　　IP Office還可以增加增強型會議功能軟件實現集成的會議橋功能。這個基于Web管理界面的軟件包包括2個部分: "增強型會議安排定制" (定制和保留會議)和 "增強型會議 Web client" (以web界面完成電話會議功能)。日程安排和web client可以分別使用。增強型會議功能可以和 SoftConsole 及PhoneManager集成。

3.1增強型會議定制功能

　　基于Web界面的scheduler允許注冊用戶通過web界面在線創建和預定會議。 scheduler 提供了會議安全的可能，并非常容易創建會議。用戶只需輸入會議日期，時間，會議的持續時間及需要參會的人數。如果在用戶所需時間合適有會議資源的情況下，會議即可創建。一旦會議創建成功，會議資源就會分配給與會人員在既定時間召開會議的會議號碼。可以在會議召開之前加入音樂保持(如果資源可用) 。

　　訪問 web scheduler需要管理員創建用戶，同時需要在PC上裝載Internet Explorer (6.0 或以上版本) 。不需要任何軟件。可創建注冊用戶的數量在Power Conferencing應用中不受限制。一旦注冊成功，用戶可以在預定會議之前，檢查是否有可用的會議資源。如果會議預定成功，用戶也可以在正在排隊的會議菜單中看到已建立的會議狀態。

　　創建電話會議的用戶可以將與會人員的詳細資料如E-Mail和電話號碼添加到會議中。這樣就可以在會議之前，用E-Mail通知所有與會人員會議的詳細內容包括會議名稱，描述，會議ID和參加會議的PIN唯一識別碼 (如果PIN 密碼驗證需要的話)。語音會議通知同樣也可被激活，并通知參會人員。這樣 VoiceMail Pro會撥打與會人員的電話，當會議開始時，如果這些與會人員被撥通，則把與會人員帶入到會議中。

　　注：即時消息通知會在下一版本實現。與會人員的詳細資料可以在進入會議之間修改。

　　對每個與會人員來說，使用PIN密碼驗證，使其能夠被系統識別，并且顯示在the Power Conferencing Web client上，這種高級安全措施是非常必要的。如果需要語音宣告， VoiceMail Pro會報讀每個與會人員的名字（內部人員使用）或詢問與會人員的名字（外部人員使用），當會議結束時，每個與會人員都會聽到宣告。

　　Conference 模板可以定制定期的會議，主要的內容包括 conference ID 和與會者的密碼，會議日期除外。用這種方式可以節省重新進入會議和輸入重復的信息的時間。

　　管理員可以生成會議使用率和每個會議的報告。消息內容包括會議名稱，ID號，會議起始日期，會議持續時間和與會人員的數目。每個會議報告可以列出與會人員的詳細列表和他們何時進入/離開會議。另外，如果舉手投票在Power Conferencing Web Client使用的話，在會議中針對每個問題與會人員的投票結果可以顯示出來。

簡言之， Conferencing Center Web Scheduler 提供如下功能：

基于WEB的定制工具預訂會議資源 (即時會議和未來會議)；
每個與會者的權限可以設置為 "只聽" 或"說和聽"模式；
每個與會者會收到Email通知；
針對與會人員的會議通知 (VCN) ；
與會者的名字會在他們進入/離開會議時播報；
每個與會者會由系統分配唯一的會議密碼；
基于WEB的會議資源和投票結果報告。

3.2 增強型會議功能 Web Client

　　作為電話會議的補充，會議主席可以建立基于web的應用。通過這樣的web接口，會議主席和與會人員不僅看到與會人員的狀態，還可以設置聽眾只聽，聽和說，可以看到web界面的權限。web 客戶端只有投票的權限，而主席可以在會議中提出問題，修改與會人員的狀態和某個與會人員私下交談。

　　會議主席可以在自己的web client端展示文檔來進行講解。這需要將文件格式保存為 html 格式 (例如 PowerPoint 演示文檔或Excel 表格) 或簡單的website URL. 當講解文檔時，會議主席可以將此文檔和所有的與會人員看到的文檔同步。只要他的設備和Power Conferencing server有相同的域名即可 (這是 Microsoft的限制)，而與會人員可以是在Internet的任何位置或在Extranet上。

　　訪問Power Conferencing Web Client只需要與會人員在PC上安裝了Internet Explorer (6.0 或以上版本) 。不需要下載任何軟件。所支持的web client數量和與會人員的數量一致。 (例如，每個會議最大 64方).為了確保安全，訪問Web Client同樣需要與會人員用會議ID和他們的唯一PIN密碼登錄。這使系統可以識別參加會議的成員并將他們的名字顯示在屏幕的右側。

簡言之， Conferencing Center Web Client 提供如下功能：

與會者的實時狀態 (撥入，以WEB方式登錄，說和聽，只能聽)；
會議主席可以改變與會者的實時狀態；
與會者在只能聽的狀態下，可以提出申請改變為可以發言的模式(舉手功能)；
靜音/解除靜音功能
會議主席和某個與會者可以采用私聊的方式。
狀態欄中可以看到與會者的狀態，還可以看到發言人所展示的PPT。
問題投票和選舉功能。

AVAYA公司

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