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商標專業人員應該正確地關注數據質量及其對工作產品的影響。數據質量-準確性，有效性，完整性，一致性和及時性-是所有主要商標管理操作的重要組成部分，包括品牌清關，品牌保護，摘要，許可，數據遷移，并購和盡職調查。如果這些操作中使用的商標數據包含錯誤-例如，錯過或延遲的官方更新，記錄或單個數據字段中的空白，不正確或過時的所有者或續訂日期信息-那么組織可能會承受巨大的成本和風險。
那些采取措施來改善所用數據質量的法律部門和服務提供商，以及選擇同樣這樣做的供應商和業務合作伙伴，可以期望減少錯誤，獲得更好的法律意見和決策，最終獲得更好的品牌保護，更高的利潤，更牢固的客戶關系以及其他好處。
但是，采取這樣的改進措施通常并不容易，也不便宜。一直以來，保持良好數據質量一直是商標領域的全行業挑戰-從最小的單一實踐一直到政府專利商標局（PTO）本身。
在20世紀的大部分時間里，“商標數據”（商標申請，徽標和營銷圖像，產品標本，檢索和審查報告，異議申請和決定記錄，注冊證書，憲報出版物，費用支付和收據，續簽申請和批準等）是人工產生的-由人類將信息輸入紙質表格。盡管大多數人都小心翼翼地正確填寫這些表格，但它們很容易出現人為錯誤-拼寫錯誤，注冊ID錯誤，日期錯誤-以及手寫不良造成的誤解。
但是自1970年代以來，商標行業一直在經歷從紙張到數字環境的逐步轉變-表格變成電子形式，舊的紙質文件（通常是手動）轉移到數字數據庫中。
這種轉變緩慢而困難，需要大量的資本支出，數據遷移和技術專長，以及許多組織根本不具備或負擔不起的致力于提高質量的承諾。此外，由于鍵入的數據被寫入，數字化過程本身通常還會導致更多錯誤。
結果，如今一些商標行業組織（包括不同國家的PTO）在數字化道路上的步伐比其他組織要遠得多。這些不同組織的數據質量變化很大。
同時，全球品牌和商標數量的持續增長，加上私營部門法律部門預算的下降以及對更高效解決方案的相應需求的增加，僅使這種數據質量問題變得更加嚴重：商標信息的生成速度越來越快率，而本質上更難以管理大量數據。
因此，提高和保持商標數據質量是一項復雜，多方面且具有挑戰性的任務。就是說，商標經理可以幫助組織做一些具體的事情，以提高他們在工作中創建，更新，訪問和利用的信息的整體質量。
1.盤繞馬車
改進和維護組織的商標數據值得付出努力和花費嗎？作為商標經理，您可能會相信-但是要真正實現這種改進，它們需要成為組織的優先事項。反過來，這意味著說服關鍵利益相關者（又名關鍵管理人員或合作伙伴）支持他們。這通常意味著建立業務案例-并確保預算。
說起來容易做起來難。商標數據的改進通常是“成本明確但收益不明確”的典型案例：不利因素通常是非常具體的（系統成本，工資成本，顧問成本），但不利的方面（或更準確地說，是缺乏未來的不利因素）是通常難以量化和“證明”。為了認真對待數據改進業務案例，需要以業務語言切實地呈現它-與所涉及的關鍵利益相關者的關鍵和特定業務優先級對話。如果數據得到改善和正確維護，那會怎樣呢？如果不是，可能會出什么問題？這些可能性實際發生的可能性是什么，對收入和利潤有什么影響？了解和交流這類情況（即使是數量級的情況）也可以使您獲得業務案例的高級支持，但也有助于確定并吸引合適級別的高級企業贊助。
最后，您的數據改善目標必須包括對可以實現和保持的數據質量卓越程度的現實期望。為了達到更高的質量水平，您增加的成本（以時間和美元計）必須與該質量的收益相平衡。質量是卓越水平：它是程度，而不是絕對的，您的數據不太可能是完美的。始終存在“可接受的”數據錯誤率，需要通過在使用數據的范圍內評估數據來予以認可（例如，參見Haug，A.，Zachariassen，F.和van Liempd，D.（2011）。數據質量差的成本。工業工程與管理學報，4（2），168-193。可在此處獲得）。一旦達到可接受的商標數據質量，就必須保持持續的監視以確保質量不會由于環境中的某些因素而下降，例如新流程，系統變更，不同人員等。
2.堅持到底
提高商標數據質量是一場馬拉松，而不是短跑。它需要組織范圍內的長期承諾，并且要足夠持久以使其能夠在特定個人離開或重組期間幸免于難。
此外，高層領導的支持（和預算）只是數據質量冰山一角。為了獲得成功，達到數據質量標準需要成為組織DNA的一部分-涉及到組織中每個人的工作-甚至包括許多不這樣做的人。數據質量需要作為IP組織的資產，每個人的工作描述的一部分以及（在許多情況下）績效評估和激勵措施的參數而被接受。
為了幫助實現這一點，應該為特定的員工分配“數據管理”（或“管理”）職責，包括建立數據質量政策，參數和標準。數據字段是否包含應該使用的數據類型-是否正確標記和記錄了數據，以便希望使用該數據的任何人都可以快速了解其處理的內容？跟蹤改進需要什么指標？如何最好地衡量這些指標？
隨著時間的流逝，另一個關鍵考慮因素是系統體系結構-您的數據庫系統（和報告功能）是否足夠完整，并且它們是否以確保質量的方式相互通信？尤其是，一種好的摘要技術可以大大幫助IP專業人員整合數據，并管理與商標申請和續簽流程相關的截止日期和文件。
3.放眼全球，在本地行動
對于習慣于處理一個國家的做事方式的商標管理者來說，從數據角度來看，將其品牌覆蓋范圍擴展到新領域可能是艱巨的經歷，并且需要在本地學習。國際商標從業者早已認識到，在不同司法管轄區申請和管理商標時，在商標處理和方法，形式和所需的數據字段以及存儲和表示商標信息的方式方面，這些不同地區存在驚人的差異。
例如，不同的國家不僅可以就商標續展期限和“寬限期”的規則達成不同意見，而且可以針對商標持有人從過期或“失效”商標開始的權利提出異議-例如，它們的情形完全不同在這種情況下，所謂的“僵尸”商標可以從墳墓中再次崛起，以要求其過去的權利。
為了解決這些差異，您可能需要調整自己的系統從PTO捕獲和存儲數據的方式。按照一句古老的格言，當您集成IT系統時，您將繼承其設計決策-由他們不同的目標，不同的流程，組織或文化和過時的技術驅動。商標注冊數據也是如此。集成成為您如何整合差異的問題。
對于商標搜索和監視服務提供商來說，這種合并也是（也許尤其是）一個問題。例如，在TrademarkNow，我們花費了大量精力來統一這些不同的標準-例如，不同的商標狀態，產品和圖像類別系統，有效期和寬限期規則，更不用說翻譯不同的語言了-搜索結果以一致且通用的形式出現。緊跟所有全球變化是我們每天必須面對的持續挑戰。
4.不要假設-交叉引用和同步
很難識別商標數據中的錯誤，因為通常不清楚“正確數據”是什么。例如，如果您的檔案系統中的信息（例如續訂截止日期和商標所有者）是在多年前輸入的，則可能很難知道該信息是否仍是最新的，或者一開始是否正確。。
如果您必須在其他組織的被告席中驗證類似信息，而您無法控制數據質量水平（如果有的話），那么在并購和盡職調查的情況下，這個問題可能會更加復雜。
解決此問題的最佳方法之一是進行交叉引用-將備案數據庫與可能擁有相同續訂日期和其他信息的不同PTO機構的數據庫同步，以便標記可能代表錯誤的任何差異。某些檔案系統提供商（例如WebTMS）已經提供了服務，使您可以利用最新信息實時執行此類同步。
5.與供應商一起，信任但要驗證
當然，提高商標數據質量的一種相對簡單的方法是與本身具有良好數據質量的供應商合作。與PTO本身一樣，不同的商標搜索和手表供應商的數據質量水平也大不相同。商標數據質量的獲得和維護不僅對法律從業者來說是昂貴的，而且對于商標搜索供應商來說也很昂貴-而且隨著搜索提供商的地理覆蓋范圍的擴大，商標數據的質量呈指數級增長。為了提供良好的搜索結果，供應商必須獲得對PTO“基準”數據的訪問權，并且必須跟上每個PTO的數據更新-考慮到所涉及的不同系統，流程和技術，這是一項艱巨的業務。
例如，在某些情況下，PTO會通過現代的全數字化流程以結構化格式（XML提要和軟件應用程序接口或API）將官方商標更新發布給外部各方，從而使這些局的數據更新既無縫又即時。在另一個極端，許多國家繼續依靠手動的，基于紙張的系統，并以物理文檔的形式發布更新，這些更新必須由服務提供商手動數字化。在這些極端情況之間，是商標注冊機構通過電子文檔（PDF）和/或網站搜索工具發布其更新的國家。同時，國家PTO在其自身的更新頻率，它們提供的不同數據字段的數量以及其自身（內部）數據質量控制的強度方面存在很大差異。
同樣，搜索供應商本身也可以這樣說：每個供應商都有自己的數據質量標準，在提供更新，識別和修復錯誤方面有不同的方法和嚴格程度，以及在不同管轄范圍內解釋和表示數據的不同方法。例如，許多“免費”和低成本的商標搜索供應商根本沒有在其結果中包含“死”或無效的商標-因此可能會丟失相關信息，這可能會使企業主付出高昂的代價（在“僵尸”的情況下”標記“從死里復生”）。
考慮到所有這些復雜性，作為商標經理，您能做些什么來使搜索提供商對其質量保持誠實？以及如何比較它們？
首先，您可以堅持要求供應商對其數據標準和更新保持透明。例如，沒有理由不提供每個國家和數據源的“最新更新”日期，以及每個來源列出的商標數量的準確“基準計數”，可以將供應商之間的實時進行比較。隨著時間的流逝（例如，在免費軟件試用期間），您應該能夠了解哪些供應商在更好地及時更新PTO更新方面做得更好。
其次，您還可以向您的供應商詢問其質量控制流程，并堅持要求他們詳細介紹其魯棒性。例如，當您的供應商從以電子方式提供其更新的“數字” PTO中更新其數據時，您的供應商會運行哪些類型的數據處理質量檢查？他們是否使用統計分析來監視錯誤和不一致之處？在發現錯誤或異常的情況下該怎么做？如果他們用新的更新覆蓋了數據庫中相關的現有標記/內容，他們是否保留并跟蹤文件歷史記錄，以便為用戶顯示/查看過去的事件？

要更新紙質PTO公報，您可以詢問供應商他們如何數字化紙質文件，以及達到的錯誤率。他們如何驗證每個數據集的完整性，并確保以正確的順序輸入數據？
例如，TrademarkNow在將所有傳入商標數據添加到我們的系統之前，對我們所有傳入的商標數據均應用了非常強大的質量保證（QA）方案：在我們的流程中，每個數字化商標記錄均由兩名不同的操作員通過雙鍵驗證（兩個不同記錄條目，然后比較差異）-確保相關數據字段的正確性達到99.9997％。
最后，您可以詢問供應商有關其定期清理，統一和修復PTO數據本身的過程。鑒于PTO本身經常犯錯誤，您的搜索供應商如何處理這些錯誤？例如，它們是否解決商標所有者名稱的拼寫錯誤，將屬于同一所有者的品牌合并在一起等？在TrademarkNow的情況下，當我們發現此類錯誤時，我們可以通過算法或由數據質量團隊手動解決問題，或者在某些情況下，我們將與PTO聯系并尋求修復。在所有情況下，我們的政策始終是同時顯示原始的“官方” PTO記錄（有錯誤），我們自己的注釋和建議的數據更正。
走向美好的未來
如果以上所有方面看起來令人生畏，請不要絕望-您并不是唯一擔心數據質量的人。包括Gartner Group，Price Waterhouse Coopers和The Data Warehousing Institute在內的一系列長期的行業專家聲稱已經確定了數據質量管理方面的危機，并且高級決策者不愿為此做足夠的事情。
歸根結底，高質量的商標數據對于商標專業人士及其組織的成功至關重要，尤其是在明顯面臨著更有效，更低成本地提供商標法律服務的壓力之時。如果您是商標經理，那么高水平的數據質量確實符合您組織的最大利益-并且需要重點關注。通過使用上面列出的一些最佳實踐，您可以幫助將您的組織引向一個更好的地方。

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