利用一種可以提升企業(yè)形象，提高效率并且節(jié)省成本且被企業(yè)廣為接受的辦公方式，這是每個(gè)企業(yè)主追逐的目標(biāo)。本文將為您介紹如何使用400電話這種辦公方式，為您的企業(yè)節(jié)省成本、提高效率和提升形象。

什么是400電話？

400電話是指企業(yè)開通的400呼叫中心電話，客戶可以通過撥打400號(hào)碼進(jìn)入企業(yè)呼叫中心系統(tǒng)，即可與企業(yè)進(jìn)行電話的溝通。與傳統(tǒng)的電話接待不同的是，400電話需要通過運(yùn)營商呼叫中心技術(shù)的支持，進(jìn)行呼叫分流、客戶資料收集、來電記錄等管理工作。企業(yè)只需要在自己的電話上接聽呼入電話，并與客戶進(jìn)行溝通即可。

400電話有哪些優(yōu)勢？

1、提升企業(yè)形象

400電話能夠?yàn)槠髽I(yè)提供專業(yè)的呼叫中心服務(wù)，客戶撥打400電話，首先聽到的就是企業(yè)的專屬接聽語，“您好，歡迎來到XXX公司，請(qǐng)問您需要什么幫助？”這種標(biāo)準(zhǔn)的接聽方式，能夠體現(xiàn)出企業(yè)的規(guī)范化管理和專業(yè)化服務(wù)水平，從而提升企業(yè)的形象和信譽(yù)度。

2、增加銷售機(jī)會(huì)

開通400電話，可以統(tǒng)一接收所有來電，通過來電轉(zhuǎn)接、信息錄入、預(yù)約記錄等方式，將客戶信息完整記錄并進(jìn)一步跟進(jìn)，進(jìn)而促成訂單為企業(yè)帶來更多的銷售機(jī)會(huì)。

3、方便維護(hù)電話系統(tǒng)

如果企業(yè)需要升級(jí)電話系統(tǒng)或維修故障等問題，都需要專門的技術(shù)人員進(jìn)行維護(hù)。然而，如果企業(yè)使用400電話，企業(yè)就可以將電話系統(tǒng)維護(hù)工作全部交由呼叫中心進(jìn)行處理，這樣可以避免專門技術(shù)人員的浪費(fèi)和使用成本。

4、提高工作效率

通過400電話，企業(yè)可以把來電定向到對(duì)應(yīng)的工作人員，從而減少了員工接聽無用電話的時(shí)間浪費(fèi)，進(jìn)一步提高工作效率和服務(wù)水平。

400電話有哪些應(yīng)用場景？

1、電商企業(yè)客服中心

在電商平臺(tái)，經(jīng)常需要處理海量的訂單來自客戶的電話咨詢，企業(yè)可以將客戶的400電話接通到企業(yè)的呼叫中心，這樣能使訂單的處理效率更加高效，保證客戶的滿意度。

2、企業(yè)售后服務(wù)中心

在客戶提出售后服務(wù)時(shí)，企業(yè)需要及時(shí)、專業(yè)地進(jìn)行處理，如果所有售后電話都到售后服務(wù)電話這里，就可以極大提高售后服務(wù)人員的工作效率和質(zhì)量水平。

3、虛擬辦公室接待中心

在企業(yè)成長的初期，企業(yè)沒有固定的辦公地點(diǎn)和專門的接待人員，采用400電話可能是最佳選擇。通過400電話接待中心，客戶可以隨時(shí)與企業(yè)進(jìn)行電話溝通，企業(yè)可以根據(jù)客戶咨詢情況進(jìn)行業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移，以達(dá)到更好的接待效果。

如何開通400電話

開通400電話需要企業(yè)接入寬帶網(wǎng)絡(luò)，購買400號(hào)碼并選擇一款400電話呼叫中心系統(tǒng)，可在市面上的一些呼叫中心系統(tǒng)供應(yīng)商進(jìn)行選擇，如唐宸、華為、云呼等，費(fèi)用從幾百到幾千不等，需要根據(jù)企業(yè)的規(guī)模和業(yè)務(wù)量進(jìn)行選擇。

一般來說，開通400電話需要三個(gè)步驟：

1、注冊(cè)企業(yè)信息和申請(qǐng)400號(hào)碼

在中國電信、中國聯(lián)通、中國移動(dòng)等三大運(yùn)營商注冊(cè)企業(yè)信息并申請(qǐng)400號(hào)碼。

2、選購400電話呼叫中心系統(tǒng)

從市場上選擇一款適合自己的400電話呼叫中心系統(tǒng)，并購買或按月租賃、云服務(wù)等方式進(jìn)行選擇。

3、配置呼叫流程和接待語音

配置呼叫流程和接待語音，測試系統(tǒng)是否正常，正式開通呼叫中心系統(tǒng)。

維護(hù)400電話注意事項(xiàng)

1、及時(shí)處理客戶投訴和問題

在處理客戶問題和投訴時(shí)，任何一個(gè)缺點(diǎn)都可能影響客戶信任和忠誠度，所以企業(yè)應(yīng)該根據(jù)具體情況及時(shí)處理客戶投訴，并及時(shí)給予解決辦法。

2、提高客戶滿意度

在處理完客戶的問題和咨詢后，企業(yè)可以考慮采取一些措施，提高客戶的滿意度，例如對(duì)滿意度調(diào)查的獎(jiǎng)勵(lì)制度、回執(zhí)短信等，進(jìn)一步提高客戶粘性和忠誠度。

3、定期檢查呼叫中心系統(tǒng)

呼叫中心系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定，能夠保證客戶的正常接待，但是這并不是代表呼叫中心系統(tǒng)永遠(yuǎn)不會(huì)出現(xiàn)故障。為確保正常的運(yùn)行，企業(yè)需要定期檢查呼叫中心系統(tǒng)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。

結(jié)論

總之，開通400電話可以為企業(yè)帶來許多優(yōu)勢，提高企業(yè)形象、增加銷售機(jī)會(huì)、方便維護(hù)電話系統(tǒng)和提高工作效率等。如何開通和維護(hù)400電話是企業(yè)需要認(rèn)真思考的事情。本文旨在幫企業(yè)進(jìn)行合理的選擇和使用，通過合理的選擇和使用400電話呼叫中心系統(tǒng)，為企業(yè)創(chuàng)造更高的利潤并實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)的發(fā)展。