人力資源外包的業務模式在國外早已有之,但國內則是近幾年開始高速發展,并成為企業管理者不得不正視的一種趨勢。在本篇文章里,作者將就國內外人力資源外包市場的發展現狀,人力資源外包服務所包括的主要內容,人力資源外包能給企業帶來的主要價值,以及在實施外包過程中企業所面臨的主要風險等多個方面進行了詳細的介紹和分析,最后作者就如何成功實施人力資源外包提供幾點建議。
人力資源外包市場的發展現狀
所謂人力資源外包(HRO),是指用人單位將人力資源相關工作部分或全部委托給專業的人力資源服務機構,由人力資源服務機構來具體完成其人力資源工作。人力資源外包是業務流程外包(BPO)的細分之一,研究機構YankeeGroup在2004年發布的一份調查報告顯示,全球人力資源外包市場的年復合增長率超過12%。IDC曾經預測全球人力資源外包服務市場在2004年至2009年,大約以每年16.1%的年復合增長率增長。實際上,在中國,業內人士認為,過去幾年至少保持了20%以上的增長速度。
在發達國家,企業將人力資源工作進行外包已經非常普遍。根據CDP集團的數據,歐洲大約有60%至70%的企業進行人力資源外包,美國大概有85%的企業使用了人力資源外包服務,而全球500強中的大多數也已將某一項或幾項人力資源管理工作外包了出去。在國內很多企業也開始在使用人力資源外包服務,很多航空公司的員工都是外包的,我們所熟知的中央電視臺,其三分之二的員工為派遣員工,大約占其員工總數的三分之二,而其它諸如萬科、建設銀行、聯想、蒙牛、樂百氏、一汽大眾、方正科技等赫赫有名的企業也都在使用人力資源的外包服務。
在美國,從事人力資源外包業務的公司中,上市公司有8家,但在人力資源市場幾倍于美國的中國,這個數字仍然是零。當然,國內的一些人力資源服務外包公司近兩年成長非常快,有些已經明確提出上市的目標和計劃,比如易才集團。
人力資源外包服務的主要內容
如果對人力資源管理的工作進行細分,大體會包括:職位需求分析、工作分析、招聘甄選、員工培訓、績效考評、相關調查、薪酬福利、員工關系等8個方面的內容。人力資源外包公司也是根據這8個方面工作設計服務產品。目前較常見的人力資源外包細分項目可以分為代辦項目、人力派遣、咨詢服務三類。
表一 人力資源外包服務內容列表
代辦項目 |
代辦員工的錄用、調檔、退工手續、合同鑒定、社保開戶變更手續、年檢手續、外來人員綜合保險 |
代發員工薪酬,代扣代繳個人所得稅 |
受用人單位委托代理招聘 |
代辦人才引進、居住證、就業證手續 |
代理戶口掛靠及檔案委托管理相關人事手續 |
人力派遣 |
根據用人單位崗位要求進行人力資源派遣 |
咨詢服務 |
商業保險計劃、福利及培訓方案、規章制度設計、薪酬設計的咨詢 |
人事政策和法規咨詢服務、調解勞動爭議等 |
員工滿意度調查、薪資調查、崗位分析,及其它相關調查 |
對處理工傷、死亡等事故提供支持 |
對于以上常見的人力資源外包公司提供的服務內容中人力資源派遣目前在國內比較受關注,我們在此作補充介紹。
人力資源派遣是指人力資源外包公司依據發包方的需求將員工外派到發包方工作,人力資源外包公司分別與發包公司和外派人員簽訂派遣協議、勞動合同,以規范三方在派遣期間的權利和義務。在派遣期間,被外派員工雖然是與人力資源外包公司建立勞動關系,但工作要受到發包公司的統一安排和管理,而人力資源外包公司負責辦理被外派員工的各類用工手續以及發放薪酬等各種人事勞動工作,發包公司與被外派員工不發生勞動隸屬關系。人力資源派遣可以跨地區、跨行業進行操作。
表二 常見人力資源派遣服務行業和職位列表
常見行業 |
常見職位 |
金融業 |
柜員、大堂經理、錄入員、初級客戶經理等 |
制造業 |
生產線操作工人和技術工人等 |
商貿連鎖 |
營業員、收銀員、導購員、促銷員、安裝工等 |
IT 通信 |
軟硬件開發和編碼人員等 |
物流 |
跟單、理貨、倉管、送貨、錄入員等 |
呼叫中心 |
座席代表 |
通用職位 |
行政、采購、文秘、前臺、司儀、翻譯、司機、廚師、保安等 |
人力資源外包價值幾何
有專家分析,交易成本理論、核心競爭力理論和戰略管理理論是人力資源外包得以產生和發展的理論根源,也是企業實施人力資源外包項目的根本動力。綜合起來,企業使用人力資源外包服務,可在以下幾方面受益:
第一, 實施人力資源外包可以幫助企業大幅減降低成本。專業機構通過對人力資源外包進行規模化運作,使多個企業相同的工作集中于一家處理,除了技術熟練程度的優勢外,在人工、時間和流程的總成本上也大大下降,從而降低單個企業的成本。1997年,Mckinsey公司的一項調查研究表明,全球財富500強企業通過人事外包而使其人力資源成本削減了25%-30%。
第二,實施人力資源業務流程外包,企業將人力資源方面的很多事務性工作交由專業的人力資源外包公司處理,可以從繁雜的人事管理業務中脫離出來,專注于企業的核心工作,從而可以集中企業有限的資源發展核心業務,以增強人力資源活動在提升企業核心競爭力方面的作用。這一點正是外包模式的精髓所在。
第三,企業采用人力資源外包可以通過合理的運用外部資源,促使企業對內部資源進行最合理、最有效的配置,從而發揮企業外部資源和內部資源的協同作用,建立企業競爭優勢。比如通過使用派遣的高級專業人員,提升內部人力資源績效管理,使用外部咨詢服務優化內部流程和管理架構等。企業可以根據需要及時獲取相應的技術和能力,而并不追求對人力資源的最終占有,只是對人力資源及其所帶來的技術、生產、管理和銷售等功能進行有效利用,企業也并未因此而增加管理層級,這將使組織更為靈活。
除以上三點,企業使用人力資源外包服務還可以有效規避法律風險。比如選擇人事外包,企業與服務供應商建立受法律保護的合作關系,建立方便有效的人員退出機制,可以有效避免法規風險并減少相應政策變更所耗費的精力。在《新勞動法》實施之后,這一點對企業的價值更為明顯。
對人力資源外包方式的幾個疑問
正所謂凡事有弊有利,對于人力資源服務外包也是如此。企業使用人力資源外包其實也面臨著多種風險。
第一,能否找到合適的人力資源外包服務商。企業使用人力資源外包,一方面是要求降低運營成本,另一方面是想提升核心競爭力,這就要求外包服務商必須擁有足夠的業務實施能力,優秀的服務文化、先進的管理技術和資深的管理專家隊伍。但是,由于服務的無形性和不易考察等特點,企業很難在短期內真正了解一家外包商的實際能力。對企業而言,一旦業務外包出去,將變得不可控,這種情況下,如果服務外包提供商的實際服務能力與企業的需求相差太遠,將產生嚴重的后果。
第二,文化差異能否消除。人力資源外包并不是一種簡單的買賣關系,需要建立長期的合作,合作過程中必然產生文化的交叉與碰撞。若外包商在提供服務時不能很好地適應企業的文化,則會造成服務質量與效率的下降,引起發包方企業員工的不滿。尤其是許多外資人力資源外包商,與本土企業本來就存在很大的文化差異,如何消除這種差異,已建立起和諧的合作關系是管理者不得不考慮的問題。
第三,信息安全能否得到保證。企業與外包商在合作過程中需要將企業的信息透露給外包商,例如,人員信息、薪酬水平、考核流程等等,很多信息涉及企業的商業秘密,一旦泄漏將給企業帶來不堪設想的后果。接包商能否恪守商業準則,嚴格保密,這也是一個重大問題。
第四,人力資源工作外包后,原來人力資源崗位上的相關員工能否按照計劃實現管理職能的提升。企業使用人力資源外包的一個重要目標是:將人力資源工作中占大部分時間和精力的事務性的、繁雜的工作外包出去,使得人力資源管理者有更多的時間去考慮更核心的工作,諸如戰略性人力資源管理問題。那么這種轉變能否順利實現并產生應有價值,也是一個未知數。有些原從事人力資源工作的員工甚至會產生危機感,不知道把他們的工作外包之后他們做什么。
第五,企業能否有效調動外派員工的工作積極性。在人力資源派遣項目中,外派員工與企業自有員工歸屬不同公司,外派員工往往會缺乏歸屬感,進而可能降低工作的積極性,也許在制度的管束下能夠完成工作,但這仍然會使其工作缺乏積極性和創造性。
實際上,人力資源外包方式所隱含的風險很多,外包失敗的例子也是有的。一家近年來發展迅速的某知名企業聘請當地一家人力資源外包公司,為其設計員工績效考核體系。可令企業沒想到的是,咨詢人員在績效考核的過程中,接觸到了企業許多商業信息和個人業績的數據,并利用這些信息和數據為自己賺取外快。而外包公司為該企業設計的績效考核體系也因與企業原有制度和企業文化背離很大,致使一些骨干員工無法接受而離去。所以,人力資源外包是一把“雙刃劍”,其能給企業帶來的價值非常明顯,但是在實施中的種種問題,也同樣不可忽視。
成功實施人力資源外包的幾點建議
人力資源外包能夠成為一種潮流,是有其實實在在的價值基礎的。企業要在激烈的市場競爭中,獲得更優的競爭地位和競爭優勢,顯然不能拒絕這種社會分工更加專業化和精細化帶來的便利。企業應該理性面對人力資源外包服務,認真分析自身的實際情況,衡量是否有必要使用外包服務,是部分外包還是全部外包。并且要充分考慮其消極因素。對于企業成功實施人力資源服務外包,筆者在此也提幾點建議,以供參考。
首先,選擇有實力的,可信任的外包商進行合作。選擇優秀的外包服務商是外包成敗的關鍵所在,企業除考慮價格因素外,更應對外包服務機構的整體能力進行綜合評估。目前國內人力資源外包還處于發展早期階段,市場上外包公司良莠不齊,為了把選擇外包商的風險降到最低,用人單位應該選擇跟專業性強、信譽度高的外包公司合作。另外專業的、高信譽度的外包商運作相對規范,發包商的信息安全也更能得到保障。
其次,企業要與人力資源外包服務提供商就企業制度、企業文化等進行溝通。前面我們說過,企業選擇人力資源服務外包商,是選合作伙伴,要充分考慮文化的兼容,所以前期的溝通交流非常必要。如果發現明顯的文化差異或對立,應該及早采取措施。
第三,從企業的長期發展來看。人力資源外包應該是企業人力資源管理的一種“臨時性、輔助性、替代性”的手段,基于這樣的認識,企業應該遵循一種漸進的方式實施人力資源外包,前期可以嘗試性的把事務性,重復性的工作進行外包,再逐漸實現關鍵職能和關鍵流程的外包。從我們前面對人力資源全部工作的分解來看,招聘、員工意見調查、薪酬發放等工作前期可以外包,公司低層人員招聘需求最多,也最繁雜,這種業務可以外包,國家法定的福利,如養老保險、失業保險、醫療保險、住房公積金等事務性工作也可外包。而需求分析,崗位職能分析、績效考核則要慎行,人力派遣則是在某些特定行業和特定崗位可以實施。從一些國際知名公司實施外包的例子我們可以看出,他們也是遵循這樣的原則。2007年,跨國化妝品直銷公司玫凱琳將其中國總部、杭州工廠等在內的600多名員工的工資、福利、稅收等數據交由人力資源外包公司處理。2008年5月快遞郵政服務巨頭TNT將其在華的3000多名員工的薪酬管理工作外包給了CDP,以求節省成本、降低風險和簡化管理。
第四,人力資源外包工作的實施相對復雜,企業除事先對外包服務機構以前的客戶做深入調查與核實外,還應該制定盡可能詳細周密的外包協議,以此來規范和約束對方的行為,這也是維護自身利益的必要做法。