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排班焦慮癥?90%的客服人不懂這3步!

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導(dǎo)言

由于客服中心服務(wù)時間的特殊性,令員工上班的更次不固定,不同呼叫中心的排班也不盡相同。為了耦合話務(wù),除了正常的早晚班外,可能會出現(xiàn)形形色色的更次,例如早晚上班,中間休息幾個小時的天地班,支撐吃飯時段來上班的黃金班,減少公休的超短班等。


有些客服的班長除了管理團(tuán)隊(duì)外,還要兼顧負(fù)責(zé)本團(tuán)隊(duì)的排班工作,按部門排班師提供下月每天的出勤人數(shù),結(jié)合團(tuán)隊(duì)員工的假期需求進(jìn)行排班。
做為一個大群體的部門,除了要完成話務(wù)接通率的指標(biāo)外,還要兼顧員工的個性化需求,這對于夾在中間的客服班長不僅要考究資源的綜合調(diào)配,還要顧及員工的情況,確實(shí)有點(diǎn)難。

排班管理3步走
一、預(yù)測呼叫量和人員總數(shù)

第一步 :收集相關(guān)數(shù)據(jù)

預(yù)測的第一步就是收集具有代表性的業(yè)務(wù)量歷史數(shù)據(jù)。我們假設(shè),在大部分客服中心里歷史業(yè)務(wù)量能反映未來業(yè)務(wù)量走勢,因此收集這些歷史數(shù)據(jù)就是第一項(xiàng)任務(wù)。很顯然,這些歷史數(shù)據(jù)大部可以從 ACD 中獲取,尤其是以半小時為間隔的呼叫量和處理時長等數(shù)據(jù)信息。

歷史數(shù)據(jù)的處理是預(yù)測前最重要的一步,如果數(shù)據(jù)不處理干凈,將直接影響預(yù)測的精準(zhǔn)度。對于客服中心的話務(wù)情況而言,對原始話務(wù)來電量產(chǎn)生影響的情況主要?dú)w納總結(jié)了以下幾點(diǎn):

1、系統(tǒng)故障,如果某一天發(fā)生系統(tǒng)故障,需要按照發(fā)生故障的時間維度剔除當(dāng)日發(fā)生系統(tǒng)故障的話務(wù)量,還原為原始呼入量。

2、由于行業(yè)重大新聞或政策出臺造成客戶的集中致電。

3、如果某一天發(fā)送了某種敏感短信或者發(fā)生輿情,導(dǎo)致客戶集中來電的情況,需要按照所影響時間維度剔除相應(yīng)的話務(wù)量,還原為原始呼入量。

4、人力不足,接通率較低的情況

如果不是由于以上情況,而是由于人力不足造成接通率較低,導(dǎo)致重復(fù)來電較多,當(dāng)日呼入量數(shù)據(jù)不是原始客戶需求的真實(shí)呼入量。我們需要按照當(dāng)日重復(fù)來電的水平,將呼入量還原為原始呼入量。

第二步:預(yù)測月呼叫量

接下來,我們將依靠未加工的數(shù)據(jù)來預(yù)測未來整月的呼叫量,在這個步驟里,我們總結(jié)出了一下預(yù)測方法:

平均值預(yù)測法:

平均值預(yù)測法廣泛應(yīng)用在業(yè)務(wù)單一、話務(wù)較穩(wěn)定的客服中心

公式為:預(yù)測值=所有歷史數(shù)據(jù)的平均值平均值預(yù)測法

移動平均預(yù)測法:

僅對與預(yù)測時間內(nèi)數(shù)據(jù)相關(guān)性最大的N個歷史數(shù)據(jù)求平均值

公式為:預(yù)測值=N個相關(guān)性較大的歷史數(shù)據(jù)的平均值

時間序列預(yù)測法:

該方法是客服中心進(jìn)行業(yè)務(wù)量預(yù)測的最佳方法。由于該方法需要按照各個不同時間序列進(jìn)行業(yè)務(wù)量走勢的分析,因而取名時間序列預(yù)測法。依據(jù)客服中心業(yè)務(wù)量歷史數(shù)據(jù),來解析不同時段業(yè)務(wù)量變化趨勢影響與規(guī)律,包括季度、月度業(yè)務(wù)量的差異。

第三步:創(chuàng)建日和以半小時為間隔的業(yè)務(wù)量到達(dá)模型

當(dāng)我們預(yù)測出來月度的業(yè)務(wù)量后,下一步就是將月度業(yè)務(wù)量預(yù)測分解為每日業(yè)務(wù)量預(yù)測,然后再進(jìn)一步分解為按時段的業(yè)務(wù)量預(yù)測。

不同的業(yè)務(wù)有不同的影響因素,需要我們挖掘歷史數(shù)據(jù)去發(fā)現(xiàn)較重要的影響因素。例如信用卡業(yè)務(wù)主要涉及還款日、賬單短信提醒日、延期還款期等影響因素。綜合類業(yè)務(wù)主要涉及貸款還款日、貸款還款短信提醒日等影響因素。找到影響呼入量的影響因素后,需要將不同的權(quán)重賦予不同的客戶群。

第四步:根據(jù)其他影響因素進(jìn)行預(yù)測調(diào)整

給預(yù)測出的業(yè)務(wù)量進(jìn)行調(diào)整是業(yè)務(wù)量預(yù)測的最后一步,也是非常重要的一步。至此模型已初步構(gòu)建完成,但是隨著業(yè)務(wù)、路由調(diào)整及客戶量等的不斷變化,需要不斷調(diào)整、完善我們的預(yù)測模型。預(yù)測模型是人工構(gòu)建的,必有我們考慮不到的因素,所以模型不是完美的,需要我們根據(jù)經(jīng)驗(yàn)對模型值進(jìn)行手工調(diào)整,經(jīng)驗(yàn)則需要預(yù)測師在不斷的學(xué)習(xí)中、工作中進(jìn)行總結(jié)。


二、班表制定策略

層疊班次:

這是目前大中型客服中心最常見的班次之一。常常是從大夜班結(jié)束,業(yè)務(wù)量逐漸上升時開始,每隔15分鐘、半小時或者一個小時有一個班次到崗。

分散班次:

這種班次把正常的8小時班次拆成兩段或多段,比如早上4個小時,晚上4個小時;對于非全職員工來說,還可以是上午2個小時,傍晚2個小時等方式的安排,主要用于應(yīng)對高峰時段或機(jī)動時段。

長短班次:

有一些員工可能會喜歡每天工作10個小時,這樣他們一周只需要上4天班就夠了,剩下的整塊時間可以自如地安排自己的學(xué)習(xí)或生活計(jì)劃;而還有一些員工由于家庭或其它特殊情況的限制,可能每天工作不了8個小時,他們可能更喜歡每天6個小時的班次。

提供自愿加班選擇

對于有明顯的、規(guī)律性的業(yè)務(wù)量季節(jié)波動的客服中心,當(dāng)業(yè)務(wù)量高峰季到來時,可以提供自愿加班的選項(xiàng),以緩解高峰期的業(yè)務(wù)量壓力。

動用內(nèi)部資源:

嚴(yán)格來講,這已經(jīng)不是一項(xiàng)純粹的排班策略,而是兼具現(xiàn)場調(diào)控的目的。當(dāng)業(yè)務(wù)量的波動超出預(yù)期的時候,班組長、主管、后臺、客服中心管理者、甚至其他部門的同事,都可以成為應(yīng)急的資源,上線接聽電話。當(dāng)然,如果平時有一些統(tǒng)一的培訓(xùn),服務(wù)處理的效果會更好。

建立緩沖池:

所謂緩沖池,就是指客服中心有一部分員工兼具呼入呼出能力,既可以做呼入服務(wù),也可以做呼出營銷或調(diào)研。由于呼出業(yè)務(wù)量相對可控,就可以在呼入業(yè)務(wù)量出現(xiàn)高峰時,把一部分員工切換到呼入狀態(tài);當(dāng)業(yè)務(wù)量退去,恢復(fù)平靜的時候,這部分員工又可以切換到呼出工作。

階段性話務(wù)高峰,增加臨時工或家庭座席:

臨時工可以是大學(xué)生、社會人員。

三、班表排定以及發(fā)布

班表的排定建議以月為單位排定,部分客服中心以周為單位排班,影響員工生活安排,降低員工滿意度。建議客服中心設(shè)置請假、換班管理制度,控制換班次數(shù),同時控制早晚班換班。班表發(fā)布可通過網(wǎng)絡(luò)文件、郵件方式發(fā)生,同時抄送相關(guān)業(yè)務(wù)部門,建議在月末公布下月班表。

示例:客服中心座席請假換班制度

1.請假須逐級辦理

2.只允許同級換班,如主管與主管換,客服中心座席與座席換

3.客服中心座席請假,經(jīng)理批準(zhǔn)后方可填寫請假單,由客戶服務(wù)部 總監(jiān)批準(zhǔn)后再逐級辦理

4.主管請假,須事先做好班內(nèi)事務(wù)的交接工作,填寫好請假單,經(jīng)總監(jiān)批準(zhǔn)后再逐級辦理

5.一般情況下,請假須提前一天提出申請,病假須在正式上班前1小時電話申請,否則不予批準(zhǔn)

6.請假按實(shí)際誤工小時計(jì)算,扣除相應(yīng)工資

7.客服中心座席如有事需換班,必須提前一天向班長提出申請,雙方填寫換班登記表,雙方簽字,部門經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可執(zhí)行

8.每人每月?lián)Q班次數(shù)不得超過三次




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