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如何做好呼叫中心運(yùn)營(yíng)管理？

客服中心屬于人員密集型作業(yè)單位，具有全天候和輪班制的工作特性，因此現(xiàn)場(chǎng)管理的精細(xì)化、可控化管理顯得尤為重要。而現(xiàn)場(chǎng)管理作為呼叫中心的核心運(yùn)營(yíng)環(huán)節(jié)，需要其它各個(gè)環(huán)節(jié)的極致配合，因此如需實(shí)現(xiàn)高效益則必須關(guān)注以下幾個(gè)方面：?jiǎn)T工生產(chǎn)的主動(dòng)性；員工業(yè)務(wù)的嫻熟度；現(xiàn)場(chǎng)業(yè)務(wù)疑難問(wèn)題支撐；值班經(jīng)理的關(guān)注度。這如同將軍指揮打仗，只有運(yùn)籌帷幄、懂得調(diào)兵遣將，同時(shí)鼓舞士氣，提升戰(zhàn)斗力，才能最佳程度地發(fā)揮團(tuán)體戰(zhàn)斗力。

軍法嚴(yán)明、公平公正

建設(shè)完善、公正的考核體系。做到嚴(yán)明公正，獎(jiǎng)罰分明，讓士兵能夠真正意投入到戰(zhàn)斗中，既要認(rèn)可我們的考核，又要愿意在體系中成長(zhǎng)，擁有戰(zhàn)斗力，即所謂執(zhí)行力。

1、擁有完善的考核體系。
客服中心的現(xiàn)場(chǎng)管理除了日常的KPI考核，每個(gè)月都要有業(yè)績(jī)排名，以接續(xù)量、服務(wù)質(zhì)量、考勤、業(yè)務(wù)能力等各方面進(jìn)行分值排名，而這個(gè)分值又是薪酬的主要依據(jù)。同時(shí)將出勤、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)全部結(jié)合到考核結(jié)果中，這樣，員工在追求高效的過(guò)程中，自然會(huì)主動(dòng)學(xué)習(xí)技能并遵守相關(guān)的制度。同時(shí)需要在制度中配合獎(jiǎng)勵(lì)環(huán)節(jié)，團(tuán)隊(duì)競(jìng)賽環(huán)節(jié)，在激發(fā)員工潛能的同時(shí)，對(duì)落后員工也能做到不離不棄。

2、考核指標(biāo)精細(xì)化。
細(xì)化考核，必須精確到值班時(shí)段，但該措施需要精確的報(bào)表契合，由于值班時(shí)間不一，只有按個(gè)人上班段進(jìn)行考核，才能真正使值班經(jīng)理把責(zé)任田管理好，認(rèn)真和負(fù)責(zé)地維護(hù)現(xiàn)場(chǎng)的紀(jì)律。

3、考核的合理化。
追求合理與公正，例如我們需要考核客觀因素對(duì)\接通率的影響，而接通率的考核與排班師根據(jù)話務(wù)量、話務(wù)高峰安排人力有關(guān)，因此精細(xì)化指標(biāo)雖然要納入考核，但需納入到?jīng)]有不直接影響個(gè)人薪酬或KPI的項(xiàng)目中，在團(tuán)隊(duì)文化活動(dòng)中根據(jù)排名結(jié)果進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，以提升支撐者的管理積極性。

數(shù)據(jù)的表達(dá)

將者，觀風(fēng)語(yǔ)知天象，知已知彼，才能百戰(zhàn)百勝。在呼叫中心，接通率、工作效率、非服務(wù)時(shí)長(zhǎng)、待話時(shí)長(zhǎng)這幾個(gè)數(shù)值是關(guān)鍵的風(fēng)向性指標(biāo)，直接決定了兵力是否充分，現(xiàn)場(chǎng)管理是否到位，只有看懂它們的表達(dá)，才能真正了解生產(chǎn)中出現(xiàn)的關(guān)鍵問(wèn)題，使人力能夠合理契合生產(chǎn)，產(chǎn)生效益。

1、接通率和工作效率。
首先，我們來(lái)了解接通率和工作效率。接通率會(huì)直接影響用戶的感知，是否及時(shí)接通電話，也是產(chǎn)生效益的根本。但需要進(jìn)一步了解的是，接通率情況和工作效率優(yōu)戚相關(guān)，如果接通率未達(dá)到理想值，但工效較高，說(shuō)明人力是需要補(bǔ)充的；如果接通率很高，工效較低，則說(shuō)明人力較為充分，需要調(diào)整班次了。

2、非服務(wù)時(shí)長(zhǎng)和待話時(shí)長(zhǎng)。
非服務(wù)時(shí)長(zhǎng)是員工不在工作狀況的數(shù)據(jù)，即示忙時(shí)長(zhǎng)。員工示忙時(shí)長(zhǎng)需要通過(guò)科學(xué)測(cè)算，并依靠現(xiàn)場(chǎng)的整體管理以及員工的自我管理。而待話時(shí)長(zhǎng)和人力安排上有著緊密的關(guān)系，如果人力過(guò)于充分，即待話時(shí)長(zhǎng)超過(guò)20%，那么也要同步關(guān)注接通率情況和工效值，有可能這個(gè)時(shí)候人力過(guò)剩了。

3、有效的話務(wù)分析。
上述四個(gè)數(shù)值是管理者需要時(shí)時(shí)關(guān)注的關(guān)鍵性指標(biāo)，接通率和工作效率成反比，管理者則需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整或招聘?jìng)鋯T。非服務(wù)時(shí)長(zhǎng)如果異常，會(huì)直接影響接通；而接通率高，工效較低，此時(shí)待話時(shí)長(zhǎng)也肯定較高，因此這四個(gè)數(shù)值既是相互配合，又是相互制約的。透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì)，管理者每月根據(jù)報(bào)表進(jìn)行有效的研究和分析，并做有效調(diào)整，才是真正領(lǐng)兵打仗的關(guān)鍵之道。

突發(fā)話務(wù)高峰處理

將者，必須智勇雙全，在戰(zhàn)場(chǎng)上，突發(fā)的狀況和戰(zhàn)術(shù)都可能出現(xiàn)，所以三十六計(jì)，變則通，通則達(dá)。話務(wù)突發(fā)的高峰是現(xiàn)場(chǎng)管理中不可控的環(huán)節(jié)。節(jié)假日或者任何突發(fā)事件都會(huì)引起話務(wù)量的變化，需要設(shè)計(jì)出合理的調(diào)配方案。

1、話務(wù)應(yīng)急預(yù)案。
業(yè)務(wù)變更或發(fā)生關(guān)鍵性的事件時(shí)，可能導(dǎo)致話務(wù)量的突增，但話務(wù)變化往往是時(shí)段性的，在高峰期，及時(shí)補(bǔ)充人力是搶救接通率的最優(yōu)方式。應(yīng)授予當(dāng)班經(jīng)理最高權(quán)限，可調(diào)度現(xiàn)場(chǎng)的質(zhì)檢、內(nèi)訓(xùn)師、班長(zhǎng)、管控支撐等各崗位人員進(jìn)行及時(shí)的接續(xù)，根據(jù)話務(wù)的情況進(jìn)行不同管理層面的調(diào)度以補(bǔ)充話務(wù)高峰的繁忙，同時(shí)給予這些管理人員以計(jì)件的獎(jiǎng)勵(lì)，形成合理的人力補(bǔ)充，不僅減少人力壓力，同時(shí)也能解決較少高峰形成的威脅。

2、高峰認(rèn)購(gòu)。
除了不可預(yù)測(cè)的話務(wù)高峰，一些節(jié)假日或周期的話務(wù)高峰即將到來(lái)的時(shí)候，可提前發(fā)布認(rèn)購(gòu)計(jì)劃，讓一些休息的員工，在精力允許的情況下主動(dòng)認(rèn)購(gòu)加班，或者部分已經(jīng)下班，但仍有空余時(shí)間的員工進(jìn)行主動(dòng)的認(rèn)購(gòu)，管理者應(yīng)該設(shè)計(jì)此部份的獎(jiǎng)勵(lì)，適當(dāng)提高獎(jiǎng)勵(lì)額度，以此鼓勵(lì)員工主動(dòng)認(rèn)購(gòu)高峰，以解決預(yù)測(cè)中的話務(wù)變化帶來(lái)的危機(jī)。

3、積分應(yīng)用。
呼叫中心讓員工感知最為不好的是節(jié)假日加班，萬(wàn)家燈火的時(shí)候，我們卻還在硝煙彌漫。雖然節(jié)日期間，話務(wù)量也會(huì)稍減。可以讓員工提前認(rèn)購(gòu)節(jié)日的上班時(shí)間，若加班，以積分形式進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，而積分累計(jì)到一定的值，再給予假日或禮品進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，以更輕松的形式去處理這個(gè)難題，讓員工獲得相對(duì)良好的感知。

疑難支撐

博弈中，對(duì)手隨時(shí)可能變化戰(zhàn)術(shù)和派出實(shí)力戰(zhàn)將，而將者，則要胸中甲兵，因地制宜。

話務(wù)現(xiàn)場(chǎng)，隨時(shí)可能出現(xiàn)各種疑難問(wèn)題，用戶咨詢沒(méi)有規(guī)律可循，對(duì)于部分員工不能處理的問(wèn)題，如何得到支撐和處理，是決定生產(chǎn)效率的關(guān)鍵。

1、較優(yōu)的流程。
合理的流程應(yīng)該是：?jiǎn)T工→疑難座席→值班經(jīng)理→業(yè)務(wù)處理部門→回饋→值班經(jīng)理閉環(huán)處理，有了較好的流程設(shè)計(jì)之后，可以匹配相應(yīng)的系統(tǒng)來(lái)完成操作。系統(tǒng)必須擁有來(lái)回轉(zhuǎn)派、業(yè)務(wù)分類、投訴建議等功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)員工的疑難問(wèn)題的支撐，使服務(wù)更加順暢。

2、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)。
對(duì)于擁有復(fù)雜業(yè)務(wù)的呼叫中心來(lái)說(shuō)，客戶咨詢的問(wèn)題往往五花八門。所以要經(jīng)常瀏覽客服行業(yè)公眾號(hào)“呼叫中心那些事兒”的文章，學(xué)習(xí)其它客服先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短。當(dāng)座席可以直接回答卻又無(wú)法了解的細(xì)節(jié)問(wèn)題，可以直接找到現(xiàn)場(chǎng)班長(zhǎng)或質(zhì)檢，了解應(yīng)答的口徑，直接回復(fù)用戶。而質(zhì)檢在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)聽的同時(shí)，聽到員工錯(cuò)誤的回答時(shí)，也可以在線插入，進(jìn)行更正，避免用戶產(chǎn)生相應(yīng)的其他問(wèn)題并由此引發(fā)的投訴，從而提高現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)答的準(zhǔn)確率。

3、專業(yè)投訴處理。
對(duì)于一些專業(yè)投訴特別是投訴專業(yè)戶，為了避免員工的恐懼心理，值班經(jīng)理的設(shè)定可以分兩部分支撐：一是現(xiàn)場(chǎng)管理，一是投訴處理，也即流程中疑難問(wèn)題支撐環(huán)節(jié)，疑難支撐座席對(duì)于受理的現(xiàn)場(chǎng)投訴直接做出回應(yīng)，能夠較好地支撐員工，同時(shí)也及時(shí)地和投訴用戶進(jìn)行交互，以免因蝴蝶效應(yīng)產(chǎn)生更大的問(wèn)題。再者就是收集用戶以及員工的信息或建議，能夠階段性地修正管理或者服務(wù)流程。

員工心態(tài)的管理

古時(shí)戰(zhàn)爭(zhēng)，也講“天時(shí)、地利、人和”，于是“人和”也是建設(shè)中最重要的環(huán)節(jié)。現(xiàn)場(chǎng)管理中，員工心態(tài)也是需要關(guān)注的重點(diǎn)，這也是提升現(xiàn)場(chǎng)生產(chǎn)效率的關(guān)鍵性因素。

1、和用戶爭(zhēng)執(zhí)。
用戶的維權(quán)意識(shí)漸增，因此，電話接續(xù)難度較高，可能出現(xiàn)爭(zhēng)執(zhí)后情緒發(fā)生變化，或者突然音量提高的情況，此時(shí)，現(xiàn)場(chǎng)班長(zhǎng)應(yīng)及時(shí)關(guān)注，讓員工進(jìn)行示忙，出去休息或者引導(dǎo)其喝水，幫助員工緩和情緒，使其漸漸平穩(wěn)心情后，再進(jìn)行工作。

2、員工心態(tài)問(wèn)題。
呼叫行業(yè)女性居多，偶爾也會(huì)產(chǎn)生一些小的矛盾或摩擦，若在上班的時(shí)間帶著情緒，可以影響其工作質(zhì)量，因此若發(fā)現(xiàn)此狀況，應(yīng)及時(shí)談心或關(guān)注，或使員工心境平穩(wěn)后進(jìn)行接續(xù)工作。

3、職業(yè)麻木。
這就需要呼叫中心有著長(zhǎng)期的培訓(xùn)規(guī)劃，需要設(shè)計(jì)一些比較新穎的課程以及團(tuán)隊(duì)文化活動(dòng)來(lái)帶動(dòng)80后、90后年輕人的工作積極性，同時(shí)，經(jīng)常組織觀看勵(lì)志類以及心理輔導(dǎo)類視頻，使員工能夠懂得自己需要什么，工作的最終目的為何，并塑造職業(yè)美感，提振工作激情，使大家配合管理、主動(dòng)自發(fā)地認(rèn)真工作。

管理是持續(xù)的戰(zhàn)斗，管理者需要通權(quán)達(dá)變，運(yùn)籌帷幄，充分利用人力，在兼顧指標(biāo)的同時(shí)又能促進(jìn)員工感知。管理和疏導(dǎo)、支撐和變通，需要有規(guī)范化的流程以及人性化的制度相配合，同時(shí)全方位地布局和觀察，知已知彼、因地制宜，將所有的環(huán)節(jié)融為一體，若能真正悟透此兵法，將戰(zhàn)無(wú)不勝，攻無(wú)不克。

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