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淺談呼叫中心流失率

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  員工流失率控制,在行業(yè)內困惑著不少中心領導。業(yè)內專家集中精力,采取各種措施,試圖減少流失率對服務中心成本的影響。為此,本項目組對某客戶服務中心員工5期新員工進行了17個月的數(shù)據(jù)采集、分析,涉及近200名離職員工的信息分析。從時間變量角度,對新員工內心體驗進行闡述,并分析此考察期間,員工負性情緒、工作事件、經(jīng)歷體驗與促使員工離職行為之間的關系,建立針對問題的性質,制定干預策略。本設想建立在針對員工培訓體系進行優(yōu)化,減少已發(fā)現(xiàn)的新員工離職原因對全體員工的影響,從而實際的減少員工流失、工作低績效現(xiàn)象,達到提高組織績效的目的。

經(jīng)過數(shù)據(jù)收集、分析,較為明顯的觀察出,由三個因素構成員工離職、低績效模型:

  一:工作環(huán)境氛圍

  二:基層管理人員管理技能

  三:入職新員工問題

  下面逐一就三個因素與離職率較高、工作績效低下的關系與作用,進行簡單的描述:

  工作環(huán)境氛圍包括人際氛圍、組織氛圍、文化氛圍等。作為一個整體氛圍,個體之間的相互作用,具有影響員工工作感受的重要作用。首先在新員工入職初期,由于內部考核體系的不同,在一些中心管理評估體系中,新員工的加入將影響小組績效。從而在利益層面損傷了小組內的一些成員,主要是督導、班長的利益受到了影響。在心理學意義上,無論班組長、督導,多么精神崇高,必然會在內心存在某種反抗情緒。“利益關系人”的處境決定了針對新員工的厭倦情緒。老員工各種復雜的內心傾向,如:厭倦幫帶新人、負性情緒傳播、故意為中心添加麻煩等。當然這些行為并不是普遍存在,僅在一定程度上,影響著新員工感受。這些因素的混合,較為突出,并可以通過觀察的形容是:小團體(一個督導或小組長管轄范圍內)存在可以明顯感知的小團隊氛圍,多數(shù)是依據(jù)組長的風格,長期相互影響而形成的,如消極情緒表現(xiàn)、集體微弱反抗組織決策、拒絕小組合作等行為。

  依據(jù)訪談新員工的信息,此項內容具有現(xiàn)實性,隱秘的存在于各中心。工作環(huán)境在小范圍內,受到基層管理人員風格的影響。開放、積極的基層管理人員,決定著中心的績效高低。在員工留存的問題上,起到較為嚴重的影響。消極的情緒氛圍中,新員工積極性勢必遭受壓抑,伴隨新業(yè)務領域技能并不熟悉的工作壓力,新員工僅僅依靠積極性,才可能得到緩解的平衡體系被摧毀,必然導致員工流失。

  現(xiàn)實情況中,大多數(shù)的基層團隊領導者,均竭力地維護團隊的榮譽,積極地關心下屬。可以毫不夸張的說:是這些小組長、督導、現(xiàn)場管理支撐著客戶服務行業(yè)的發(fā)展與KPI數(shù)值的穩(wěn)定。在這個艱難的任務面前,需要較為有效的管理工具與技能。較為普遍的現(xiàn)象是什么呢?專業(yè)的培訓管理工具的使用,并不是增強了這些人的管理能力,只能說是一些測量工具的細分,充其量擔當了數(shù)據(jù)測量、因素分析的角色任務。發(fā)現(xiàn)問題是解決問題的基礎,但解決的工具是否需要跟進提供呢?測量出人體溫度為38度,難道就解決了發(fā)熱問題?可以為此提供的建議是:關心下屬的真正需要,提供結合實際問題的解決策略,并同時開發(fā)適合本中心情況的管理技術、技能,傳遞給基層管理人員。因為適用于其他公司的解決策略,并不見得可以在另外一家發(fā)揮出力量,適合的才是最需要的,世界上不存在“萬靈丹”。

  基層管理人員的管理技能,嚴重的影響著員工流失與組織績效高低。對于基層管理人員的管理技能提高,將明顯的改善組織績效、并直接緩解員工流失。基層管理人員體會、理解高層領導管理意圖、貫徹清晰度等因素,在管理實施過程中,具有極高的重要性。一個管理方法、策略的實施,成功的可能性,決定于此。長期的工作溝通任務,每月KPI指標重點的變更,甚至于新操作系統(tǒng)使用、日常工作順暢性維護、工作新業(yè)務培訓的出現(xiàn),都是增加基層管理任務復雜性的因素。中心高層領導是否考慮到,他們需要執(zhí)行能力的提高呢?是否了解他們的內心沖突、無奈呢?每個管理級別,都不同程度的存在對應的工作壓力,無可厚非。作為基層領導,剛剛擺脫一線工作人員崗位,說明在能力層面是必然存在缺憾的管理初級人員。如其具備了我們期望的全部能力,請考慮這個基層職位是否恰當?其流失的可能性?當然這些并不是我要表達的內容,我只想粉碎高層人員內心隱隱存在的不符合現(xiàn)實的期望,“他們應該、必須掌握所有的管理技能,并可以承受極大的工作壓力。”根據(jù)基層管理人員的信息,他們由衷的、迫切的需要管理工具,來改變自己內心的無助感,針對此方向開發(fā)適當?shù)墓芾砉ぞ撸统蔀榍泻蠈嶋H需求的工作目標。并且重申心理學的觀念,沒有適合于任何企業(yè)的管理技術,尤其是當?shù)赜蛭幕⑿袠I(yè)差異、當?shù)亟?jīng)濟發(fā)展程度、員工接受能力等因素的差異,來進行微弱的調整,才可以說是適合的、應當鼓勵發(fā)展的,由此推論,適當?shù)牧可矶ㄗ觯l(fā)揮管理的效力。

  從數(shù)據(jù)觀察,在新員工入職的后6個月左右,出現(xiàn)一個20%左右的離職率,就總體離職情況分析,成為當期員工離職的比例高峰區(qū)。也可以理解為,在新員工入職后6個月,對員工進行有效的離職干預,可以緩解總體流失情況發(fā)展。從員工入職培訓開始,依據(jù)收集的資料,進行培訓內容調整,從根本上緩解員工不良內心體驗,成為干預流失率的重要條件之一;各中心新員工培訓體系中,較少的涉及“澆涼水”的內容。也就是可以準確的、不夸張的描述工作負面情緒、事件、環(huán)境的內容。總是伴隨培訓師也許不認可的,較為“美化的”遠景描述,形成新員工脫離現(xiàn)實意義層面的理解與期望,此現(xiàn)象在較大程度上,造成員工早期離職的情況發(fā)生。隨著這些過高期望員工的流失,在入職后的第三個月,多數(shù)離職數(shù)據(jù)呈現(xiàn)增加的規(guī)律。此事呈現(xiàn)的心理層面的意義為:由于80后在責任、忍耐、堅持等人格特征上的不良教育結果因素影響,出現(xiàn)以“逃避”為主策略的處理困難風格傾向。想要緩解此問題,不能單獨的從任何一個角度出發(fā),因為員工的心理防御系統(tǒng)將此時的離職,多數(shù)責任外推,如:這不是人干的活!班次沒有人性化!等等行業(yè)特征因素,總是充滿理由的離開工作,當然這樣的員工,永遠也找不到他理想中的不單調的工作,在絕大多數(shù)離職員工中,我相信大多數(shù)不可能擁有滿意的工作。因為離職本質是逃避責任。

  聽上去好像是沒有辦法來緩解這樣一個心理教育上的難題,這個難題的形成,具有80后教育倡導“愛”成分較多,沒有任何的“責任”教育的結果。員工需要進行“再社會化”的教育補償。企業(yè)有義務對其員工進行補償性教育。在適當?shù)臅r候,根據(jù)員工的內心體驗,適時的提供教育引導,可以明顯的改善員工工作態(tài)度,再次適時成為關鍵因素。項目組從收集數(shù)據(jù)中達到啟示,制定了新員工培訓節(jié)律計劃(圖3)希望可以通過實施的效果評估,帶來啟發(fā)。

  以上的三個層面,相互之間,存在著相互制約的關系。創(chuàng)造良好的總體氛圍,為基層管理人員實施其獲得的管理技能,提供了必要條件,在兩因素相互作用的條件下,整體氛圍趨于開放、積極、理解。在新員工融入此環(huán)境時,不會體驗到更多的內心失落,才可能安心的積極工作。此良性循環(huán)的形成,勢必成就企業(yè)追求高績效的目標。但環(huán)境的改變、管理技能熟練、新員工積極心態(tài)建設,都是一個全新的課題。課題的目標,第一次落實在行為變量上,也就是說,此環(huán)境建設的成果,應當定義為:基層管理人員、座席員工行為出現(xiàn)變化。一個培訓、項目的有效性,不應該停留在是否員工積極參與培訓、對培訓課程滿意的層面上,而應當認準培訓后行為的變化。行為變換,是改變的開始,不是簡單的結束。要想固化積極行為,必然伴隨對此行為的鼓勵與激勵,基層管理人員在維護良性行為的過程中,付出極大的耐心,需要更多的支持與理解。高層管理者適當?shù)闹С中袨椋梢杂行У募盍夹匝h(huán)的建立。落實到行為變化,將成為營造高效團隊的終極任務,此任務的完成,需要大量的時間、精力的投入。需要培訓行業(yè)調整最終目標,并提供實現(xiàn)路徑、策略。相信經(jīng)過行業(yè)內各中心領導,培訓界各位專家的共同努力,開發(fā)一套成熟的員工行為改變計劃指日可待。

圖例:

  1、員工資料收集:以往新員工流失數(shù)據(jù)分析,目的為發(fā)現(xiàn)員工入職后的行為、內心體驗,與其行為表現(xiàn)之間的關系。為之后的課程干預提供參考資料。

  2、新員工測量:應用以往心理健康、工作壓力測量工具,對新員工進行全員測量。

  3、授課評估(行為評估):應用個體隨機訪談,對授課人員總數(shù)的1/5員工進行效果評估。

  4、未達標:指該課程沒有達到預期課程設置目標。

  5、課程調整:未達標課程設置依據(jù)訪談回饋資料進行調整,對未參加再次組織授課,進行評估。

  6、達標:指該課程經(jīng)過訪談收集信息顯示為達到預期目標,即行為出現(xiàn)改變。

  7、進入下一課程:指合格的課程,繼續(xù)為其他新員工進行培訓,并固化、內化課程結構。

  作者為獨立顧問

標簽:玉溪 六盤水 臺州 佳木斯 湛江 樂山 嘉興 鎮(zhèn)江

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