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如何有效建立“流程型”組織之三

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  二、建立基于流程的KPI體系

  在一線的生產(chǎn)管理中,我們必須將公司層面原有的基于目標(biāo)的KPI轉(zhuǎn)變成和一線生產(chǎn)流程相關(guān)的可執(zhí)行和可控制的基于流程的KPI,只有這樣才能將管理目標(biāo)和流程有效結(jié)合,使一線人員的工作目標(biāo)和流程相聯(lián)系,才能保證相關(guān)人員對(duì)流程的重視和關(guān)注。如公司對(duì)投訴處理的KPI指標(biāo)只有客戶滿意度和及時(shí)率兩項(xiàng)結(jié)果指標(biāo),僅將這2項(xiàng)KPI指標(biāo)分解到投訴管理人員肯定不具備執(zhí)行性,并且結(jié)果不可控。同時(shí),我們不僅要求流程的結(jié)果要達(dá)到目標(biāo),我們也要求流程更具有效率(如成本、速度等)。因此我們必須建立基于流程的KPI來(lái)管理我們的流程和保證我們目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

  基于目標(biāo)的KPI和基于流程的KPI主要區(qū)別有以下三個(gè)方面:
  1. 基于目標(biāo)的KPI更多的是結(jié)果指標(biāo),而基于流程的KPI不僅包含結(jié)果指標(biāo),而且包含過(guò)程效率指標(biāo)。即我們不僅要關(guān)注結(jié)果,而且要關(guān)注過(guò)程的效率,如:我們不僅要看我們的服務(wù)質(zhì)量是否提升,而且要看我們的服務(wù)成本是否下降,我們的流程速度是否提高。

  2. 基于目標(biāo)的KPI不一定和流程相聯(lián)系,而基于流程的KPI一定是和流程相聯(lián)系的,基于流程的任一KPI一定有相應(yīng)的流程來(lái)保證其實(shí)現(xiàn)。如以前沒(méi)有人明確知道“接通率”是和哪一個(gè)流程相聯(lián)系的,該指標(biāo)是由哪一個(gè)流程來(lái)保證實(shí)現(xiàn)的。

  3. 基于流程的指標(biāo)是一定可以在流程中可以測(cè)量到的,而基于目標(biāo)的KPI不一定。如:以前我們經(jīng)常提到的關(guān)于投訴處理的“一次處理率”指標(biāo),到目前為止,沒(méi)有人能解決其測(cè)量問(wèn)題。因此,我們重新定義了可測(cè)量的替代指標(biāo)(一級(jí)處理率、二級(jí)處理率和三級(jí)處理率:一級(jí)處理率指由前臺(tái)話務(wù)人員直接處理的投訴占整個(gè)投訴量的比率;二級(jí)處理率指由前臺(tái)客服中心后臺(tái)人員處理的投訴占整個(gè)投訴量的比率;三級(jí)處理率指由市公司投訴處理人員處理的投訴占整個(gè)投訴量的比率)。
  為此,我們將原來(lái)的基于目標(biāo)的KPI相應(yīng)的轉(zhuǎn)變?yōu)榛诹鞒痰腒PI,使我們的目標(biāo)和流程相關(guān)聯(lián)。如我們投訴處理流程的KPI如下:

圖7:基于目標(biāo)KPI和基于流程的KPI示意圖

  從上圖可看出:原來(lái)基于目標(biāo)的KPI更多關(guān)注結(jié)果,而基于流程的KPI不僅關(guān)注結(jié)果,而且更關(guān)注流程效率,基于流程的KPI使所有人員在日常工作中更加關(guān)注和重視流程。

  三、建立基于流程的職責(zé)分工和組織架構(gòu)

  為了保證流程在整個(gè)組織中順暢的運(yùn)行,我們還必須建立基于流程的組織架構(gòu),其步驟如下:

圖8:建立組織架構(gòu)流程圖

  首先,要根據(jù)組織的目標(biāo)來(lái)確定我們需要哪些流程,即需要哪些流程才能保證組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn);其次,根據(jù)流程的需要,即為了保證流程的有效運(yùn)行,來(lái)劃分不同部分的職責(zé);最后,根據(jù)各部分職責(zé)的劃分來(lái)設(shè)置組織的架構(gòu)。如我們根據(jù)客服中心流程運(yùn)行的需要,對(duì)組織架構(gòu)和相關(guān)班組的主要職責(zé)進(jìn)行了調(diào)整,以保證流程的有效順暢運(yùn)行。如部分班組的主要職責(zé)調(diào)整如下:

  表1:部分班組的主要職責(zé)調(diào)整表


  因此,只有建立基于流程的職責(zé)劃分和組織架構(gòu),才能使各級(jí)人員成為流程中一部分,才能保證組織中流程的順暢運(yùn)行。

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