協(xié)同是一個目前被熱烈討論的話題，事實上“協(xié)同”最早的提出還是來源于協(xié)同商務(CC)中的“協(xié)同”概念，旨在實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部，企業(yè)和客戶、供應商、合作伙伴等之間的良好商務協(xié)作，這樣一個蘊含樸素工作愿景的概念在近兩年被廣泛地“引用”，從協(xié)同OA所代表的協(xié)同應用層面，到即時通信等代表的協(xié)同技術(shù)層面，軟件界有“泛協(xié)同化”趨勢。
筆者認為，“協(xié)同”首先是一種工作愿景，即使沒有技術(shù)的支撐，這樣的工作愿景在項目組、部門內(nèi)、跨部門、跨企業(yè)等不同范圍內(nèi)都廣泛存在。正如最佳CRM企業(yè)不一定要擁有CRM軟件一樣，更關鍵的是要有客戶協(xié)同的理念、文化和行為實踐。
那么，對一個企業(yè)來說，協(xié)同無非體現(xiàn)為“一對一”、“一對多”、“多對多”等基本工作模型，再加上時間維度上的同步或異步，范圍維度上的部門內(nèi)、跨部門、跨企業(yè)等。為了更有效地開展上述協(xié)同工作，相關軟件應用和軟件技術(shù)提供了必要的支撐，如工作流、項目協(xié)作、會議管理、即時通信等。其中處于核心地位的還是工作流，企業(yè)大部分的管理和業(yè)務工作都可以通過工作流加以常規(guī)化、規(guī)范化，這也是2/8原則的一種體現(xiàn)。
目前國內(nèi)很多企業(yè)在流程方面，已經(jīng)歷了規(guī)范化流程階段，局部或大部分實現(xiàn)了流程電子化，也有些從優(yōu)秀走向卓越的企業(yè)正向更高的階段發(fā)展，即知識化流程。筆者認為，只有實現(xiàn)了知識化流程，協(xié)同的工作愿景才有可能真正達成。
知識化流程的核心正在于“在最合適的時間和場所，將最合適的信息和知識傳送給最合適的人”，有效實現(xiàn)“信息和知識”和特定“角色”以及“場景”的關聯(lián)，進而指導人們做出決策和行動。從IT角度來看，這就意味著從傳統(tǒng)的信息化系統(tǒng)建設模式到知識化系統(tǒng)的演變，而實現(xiàn)這種演變的核心方法論正是知識管理，就如質(zhì)量管理ISO9000、流程管理BPM等理念、方法一樣，知識管理將給日常管理工作帶來一種新的工作理念和新的工作方法，進而也給信息化系統(tǒng)建設帶來新的設計機制和運作要求。
具體來說，為實現(xiàn)從“信息化”演變到“知識化”的目標，對IT應用提出的第一個要求就是從“系統(tǒng)為主”到“以人為本”的轉(zhuǎn)變，這是IT應用范式上的重大變化——在IT應用中不再是“人找事”而是“事找人”，也不再是“人找信息和知識”而是“信息和知識找人”。
在這種新的IT應用范式下，將呈現(xiàn)出IT應用的新模式，其核心在于通過一個集成的門戶架構(gòu)，實現(xiàn)角色(Who)、場景(Where)、管理和業(yè)務流程(How)、數(shù)據(jù)/信息/知識(What)的統(tǒng)一。
這種新的應用模式，將可以給企業(yè)創(chuàng)造新的IT價值模型，筆者稱之為“VALUE”模型:
·View (獲取):每個員工都可以通過統(tǒng)一的知識門戶，獲取和其相關的信息。其核心是信息關聯(lián)，整合來自諸如ERP、CRM、OA等系統(tǒng)的信息，來有效地解決組織內(nèi)“信息孤島”的問題;
·Act(行動):每個員工都可以通過統(tǒng)一的知識門戶，使用相關的應用功能來進行業(yè)務操作。其核心是應用關聯(lián)，整合來自諸如ERP、CRM、OA等系統(tǒng)的應用功能，來有效地解決組織內(nèi)“活動孤島”的問題;
·Learn(學習):每個員工都可以通過統(tǒng)一的知識門戶，進行知識求助和協(xié)作來增強其決策和行動能力。其核心是知識關聯(lián)，整合來自企業(yè)內(nèi)外的專家經(jīng)驗、最佳實踐等，來有效地解決組織內(nèi)“知識孤島”的問題;
·Understand(理解):每個員工都可以通過統(tǒng)一的知識門戶，看到和其相關的關鍵績效指標狀況，理解其工作成效，并為持續(xù)改進指明方向。其核心是績效關聯(lián)，整合來自不同應用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，對關鍵績效指標進行統(tǒng)計、分析和呈現(xiàn)，來有效地解決組織內(nèi)“績效盲島”的問題;
·Earn(贏利):通過給每個員工提供足夠的信息、知識和工具支援，使其真正成為企業(yè)的“價值”創(chuàng)造者，最終幫助企業(yè)贏利。
所以要做好企業(yè)的協(xié)同管理，組織一定要規(guī)范企業(yè)的各種流程，通過規(guī)范化流程、電子化流程到知識化流程來實現(xiàn)流程的三重境界，這是企業(yè)運營的基礎。但如何高效協(xié)同則不僅僅是技術(shù)問題，知識管理則是有力的支撐，是協(xié)同管理的靈魂所在!
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