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董其廷:呼叫中心平臺建設之預算篇

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  我進入呼叫中心行業的時間相對較長,對呼叫中心也有一定的了解,所以經常接到朋友們的咨詢電話,他們問的最多的就是建設一個呼叫中心平臺需要多少投入,相信這也是所有要建立呼叫中心的企業所關注的重要內容。我也認為,預算制定是建設呼叫中心的一道門檻,只有把這個內容說清楚,其他才能被提上日程。

  在討論呼叫中心平臺建設的預算問題前,先提及一下長期以來被大家熱議的一個話題:呼叫中心到底是成本中心、利潤中心or 價值中心?答案是仁者見仁智者見智,但從這個問題的熱議中可以看出“定位”或者“目標”的重要性。我認為:呼叫中心平臺是呼叫中心業務運營的生產工具和管理工具,這是我給呼叫中心平臺的定位。相應的,我們就要考慮至少以下三個問題:
  1. 平臺要幫助我們達到什么樣的效率目標?
  2. 平臺要幫助我們達到什么樣的管理目標?
  3. 平臺要達到什么樣的可靠性目標?

  目標不同,對平臺的要求也就不同,預算自然會不同,甚至可以說天差地別。如果讀者對這一點有疑問的話,可以在看完我下面對預算范圍和影響因素的分析后,再回顧這些目標,應該可以贊同這個說法。

  制定呼叫中心平臺建設預算的第一步就是:清晰定位、明確目標,然后量身定做。

一、呼叫中心平臺建設預算的范圍分析

  首先,我們討論一個現象:大家在提到呼叫中心平臺的時候,總會問“用什么PBX”、“CTI軟件用的哪個品牌”等等。其實,PBX、CTI、IVR等系統雖然可以稱為呼叫中心平臺核心系統,但也僅僅是呼叫中心平臺的一部分。從預算角度看,其占據成本的比例有逐年下降的趨勢。早些年,購買一套100坐席規模以上的PBX,價格在200萬甚至更高。但這些都成了往事。所以,大家在做預算的時候需要將關注點分散些,從整體去分析,會更科學合理。

下面,我給出一個表格,作為例子,在做預算的時候可以作為一個參考:

預算類型

可產生預算的項目

備注

核心軟硬件

電話交換機

一般意義上的“呼叫中心系統”

CTI軟件

IVR系統

錄音系統

傳真系統

多媒體通訊系統

其他呼叫中心軟硬件

基礎設施建設

獨立接地

機房建設

架空地板

配電系統

獨立空調

UPS和穩壓電源

機柜和機架

基礎網絡設施建設

網絡交換機

網絡建設

路由器

防火墻

網管系統

網絡配線架

基礎軟硬件

PC_SERVER

通用服務器和系統軟件

小型機

工控機

操作系統

數據庫系統

應用中間件

外圍軟硬件

PC

辦公設備

座席話機和耳麥

殺毒軟件

線路申請和月租

語音線路

通訊線路

數據線路

做預算的時候,只有通盤考慮,才能達到投資的最合理化。我們可以參考“木桶原理”來進行分析,不能單就某個系統或產品追求“技術領先”或“性價比最高”,一定要基于總體建設方案,合理劃分各部分成本比例,才能既實現我們前述的“三個目標”,又不至于預算爆棚。

二、影響呼叫中心平臺建設預算的幾個主要因素

在了解呼叫中心平臺建設預算涉及的范圍后,接下來要重點討論的是影響預算的幾個主要因素:

  1. 坐席部署方式和使用量
  2. 容災備份要求
  3. 產品品牌和報價
  4. 系統需求和開發工作量

  首先強調一點:呼叫中心平臺建設很復雜,要采用規范的方法來分析規劃,上面的4點只是為使大家了解預算的重點,便于上下溝通而擇要提出。如果大家感興趣,可以參考閱讀我的另一篇文章《對外包呼叫中心平臺建設的建議》,雖然題目是講外包呼叫中心平臺如何建設,但對企業自建平臺同樣適用。

下面,我就用一個表格將4個影響預算的因素逐一分析比較:

      類型

      需求項

      對預算的影響程度

      備注

      坐席部署方式和使用量

      部署的地域

      對前述預算的范圍內項目均產生較大影響

      通常描述呼叫中心規模的方法,如北京、上海、廣州三地建一個1000坐席的呼叫中心

      所部署區域有多少坐席分支節點

      每個分支節點的坐席規模

      容災備份方式

      異地災備

      高,相當于買了雙份

      針對不同的可靠性級別,要付出不同的代價

      雙機/多機備份

      中,對關鍵部分進行加固

      業務數據備份

      低,對關鍵業務數據進行保護

      產品品牌及報價

      不同品牌價格定位差異極大

      高,不同品牌產品特點不同,價格差異不一定完全代表品質差距

      市場供求決定價格

      不同廠商在不同情況下采取的價格策略差異極大

      中,競爭激烈程度高則價格低,但服務品質難以保證

      系統需求和開發工作量

      應用需求類型和數量

      普通電話呼叫中心

      高,每坐席均需配備

      分析不同服務方式的需求量來決定購買量

      傳真、EMAIL、短信、彩信

      低,一次性購買和實施

      WEBCHAT、點擊通話

      中,根據需要給特定坐席配備

      運營管理需求類型和數量

      預測外撥系統

      高,按坐席收費

      隨著業務運營發展對管理要求不斷提升而增加的需求

      標簽:徐州 阜新 隴南 湘西 衡陽 來賓 三門峽 遂寧

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