可以說400電話被眾多的公司企業個體工商戶的廣泛使用的原因，人們已經逐漸認識到了它的優點，于是緊接著又有不少的企業想要使用，但是在使用之前，手先應當要做的是將它了解清楚，尤其是它的業務功能，這樣就會避免以后在使用的時候出現一些問題影響公司業務，避免以后使用的時候還不了解電話的具體作用。 那么400電話的基本功能是什么呢？手先，它具有IVR語音導航功能。當公司的顧客遇到問題撥打公司電話的時候，就會有語音提示顧客按鍵，而公司則需要在之前將自動回復的語音設置好就可以了。顧客會先根據語音導航來解決自己的問題，當問題解決不了時再轉向人工服務，這樣不但能夠使公司實現二十四小時工作的目的，而且還能夠減少顧客等待人工服務的時間。使公司做到節省人力，提高工作效率的目的，而且還做到了改善公司服務質量。 再者，400電話還有普通的固定電話所沒有的錄音功能。當一個企業的電話開通，能夠正常使用之后，在電話拿起的那一刻，電話已經開始自動錄音了，直到通話結束。錄音不會影響通話時長，而且將語音保存下來之后，會在文件中自動保存一個月。也就是說這一個月內，公司的管理者可以隨時進入電話的后臺，將錄音文件下載下來，通過這些文件來實現對自己公司的客服人員的服務態度進行抽樣檢測的目的。 通過電話的錄音功能，就可以實現監督的功能，這樣一來公司的員工就會更加認真的對待客戶，使自己公司客服的質量得到明顯提高。而且400電話還有留言信箱的功能，當公司的客服無法接聽電話時，就會有留言提醒。顧客就可以將自己想要問的問題說出來，這樣當客服可以接聽的時候，就會立馬回撥顧客的電話進行回答。因此就不會因為一些外界因素導致自己公司的形象在顧客心中的地位下降。 公司的固定語音提醒，以及錄音的回放等都是在400電話的后臺進行的。當公司在辦理之后，就會有一個后臺，在這個后臺，公司的管理者不僅僅可以設置電話提示音和聽錄音而已，還可以查詢自己公司電話的各種使用信息，甚至將信息導出、打印。