作為君合律師事務所（下稱“君合”）的行政經理，吳昊星以前要管理律所里大大小小二三十臺打印機、復印機、傳真機。每天總會有一兩臺機器“罷工”：碳粉沒了，硒鼓該換了，卡紙了……各種問題不斷，要跟不同的供應商聯系處理。

這樣的工作有點枯燥，容易出問題，還要經常面臨公司的“質疑”：整個律所的紙張耗用量一直居高不下。

然而，與立思辰公司的一次接觸，大大改善了吳昊星的工作質量和環境。這家專門定位于節約、環保、高效的文件解決方案提供商，建議她嘗試一下該公司的“文件外包服務”。

所謂的“文件外包服務”，通俗了說，有點像是軟件外包服務在公司“文件管理”領域的延伸：吳昊星將君合所有的打印、復印、傳真等輸入輸出業務統統外包給立思辰一家統一解決；后者則在全盤接手之后，對君合的設備配置進行優化，部署相關管理軟件，并通過專業的運營管理服務，在減少君合自身人員投入的同時，降低了君合的實際文件輸出成本，并提高管理效率。同時，經過優化，紙張的耗用量也大幅下降。

在讓客戶省心的同時，還能實現節約、環保、高效，這正是立思辰的文件外包服務得以飛速發展的要訣。

產業鏈商業模式創新

六七年前，立思辰已經在復印機的市場中取得了一席之地，多次成為在中國市場占有率第一的東芝復印機的銷售冠軍。然而，在同質化的威脅面前，投身復印機市場多年的董事長池燕明感到的卻更多的是擔憂。

然而，2001年以來，復印機技術從模擬向數碼轉化，讓池燕明隱隱感覺到了新的商機。復印機進入數碼時代以后，可以進入網絡并通過軟件進行控制，同時能夠實現多功能化，更多地介入并改變用戶的應用流程。池燕明相信，這有可能帶來新的業務模式，并形成重要的商業契機。

管理大師西奧多·萊奧特（Theodore Levitt)有一句被廣為引用的商業格言：“顧客要的不是直徑三英寸的鉆頭，而是一個直徑三英寸的鉆孔。”這句話翻譯過來就是，顧客的真實需求不是一件產品，而是產品背后能夠實現的功能。池燕明正是把這句話移植到立思辰所在的產業領域里，才獲得了“顧客購買的不是打印機、復印機，而是文件處理能力”的頓悟，并進而看到了文件外包服務的商業空間。

2004年，經過摸索之后，池燕明開始將立思辰從銷售商轉型為服務商，從復印機的銷售，轉向直接為企業級客戶提供附加值更高的文件管理與解決方案的“外包”服務。

池燕明以某知名大型國有控股企業為例，來說明立思辰的新商業模式。

該公司是行業領先的大型上市公司，在北京的總部原有數十臺復印機、600多臺打印機和傳真機被近5000名員工使用，設備的狀態差且運行成本高；而公司海量的工程圖、培訓教材、工序單是工作流程中必不可少的信息，要求文件必須輸出速度快速穩定，同時還希望降低整體的文件輸出與管理成本。

因客戶的知名度及高要求，其“文件輸出”招標會成了業內所有廠商的“擂臺大賽”。最終，經過層層競標，該公司選中了立思辰的文件外包服務解決方案。

“我們通過文件外包對客戶的設備進行整合優化，留用部分有價值的設備并補充新的設備，部署為客戶定制開發的文件管理應用軟件以提高管理效率，客戶按需打印并按實際輸出量計費，優勢非常明顯。項目實施后，該公司的文件輸出設備數量下降了56%，在同等印量情況下，僅耗材等顯性費用，就降低了15%以上，同時大量節省客戶的人力物力投入。通過軟件管理，哪個部門輸出量是多少，彩色多少，黑白多少，費用多少，隨時一目了然；客戶由此實現了計費管理及控制功能，還能因此減少印量、紙張及碳粉耗費多達30%，從而進一步削減成本并提高對環境保護的貢獻。新的文件外包服務實施后，員工開始自覺地控制印量，雙面打印、多合一打印等環保節約措施得以實施；文件的分發、存儲、檢索、安全等管理和流程同時得到改善；整個企業的文件管理格局完全改變了。”池燕明說。

此外，池燕明還表示：“我們與設備廠商所提供的文件解決方案的最大不同，在于我們能夠為客戶提供更優化的方案。”設備廠商一般只會為客戶提供本公司的產品；而立思辰則可以為客戶選擇最適合的硬件設備品牌型號以及文件管理應用軟件，并在必要時進行定制開發，同時提供更靈活和更具針對性的文件管理服務，以形成最優的文件外包服務解決方案。

文件外包服務的發展潛力

清華大學經濟管理學院金融學教授廖理認為，如今企業的技術變化速度越來越快，產品的生命周期縮短，競爭愈來愈激烈，分工越來越細，使得企業更多地專注于核心業務，將價值鏈上的其他環節和業務交給效率更高的專業化公司來做。而我國在加入世貿組織之后，跟隨國際趨勢，企業的管理也同樣向精細化和專業化轉變。在這種情形下，文件外包服務是精細化分工的重要方式之一。

“在國際上，大型企業決策層對文件處理的資源節約和成本管理空間的關注，已經從幕后走到臺前。據國際外包協會統計，世界500強中有85%采用部分或者全部文件服務外包，降低文件處理成本，提高工作效率，從而使企業的資源集中到核心業務上來。”池燕明說，“國內在這一領域的發展雖然處于起步階段，但越來越多的大型企業和機構已經開始領悟到文件成本管理的重要性。”

在當今原材料價格大幅上升，企業成本壓力嚴重的經濟環境下，企業將有更大的動力去優化其文件管理成本。而全球日趨嚴重的環保壓力，更進一步凸顯了文件外包服務通過大幅降低紙張及碳粉耗用而帶來的巨大環保價值，這也成為諸多具有社會責任感的優秀企業加速推動文件管理優化的重要動力。

實際上，立思辰的成功在國外也有優秀的范本可以借鑒。在文件外包服務領域，美國IKON公司連年快速增長，年營業額已超過40億美元，讓更多投資者信服于文件外包服務模式的強大生命力。

雖然在規模上與IKON還有相當大的差距，但從2004年全面轉型開始，立思辰來自文件外包服務的年收入增長率都超過了50%。由于商業模式創新得到市場認可，立思辰正處于創業以來成長最為快速的發展階段。在下一步，立思辰將繼續強化文件管理應用軟件的開發及部署能力，以進一步拉開與競爭對手的距離；同時，將自己的解決方案延伸到更寬廣的辦公信息系統領域，為企業提供包括文件外包服務、視頻會議解決方案在內的涉及企業內部信息交流與管理的全面服務，致力于建立本土企業中在該領域的領導地位。