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投訴處理最有效的5個基本步驟

案例導(dǎo)讀
客戶前期來電報裝寬帶，但師傅未曾上門處理，客戶準(zhǔn)備回鄉(xiāng)，要求加急處理。

1、有效安撫：“我明白的意思”、 “因?yàn)榘才判枰鱾€部門去協(xié)調(diào)，不能馬上通知馬上去到，我盡我最大的能力催促盡快跟進(jìn)”、“我們是接電話的，不能馬上過去安裝，你們要回去了時間比較緊急，或者到時有師傅聯(lián)系你時協(xié)商一下安裝時間”

2、認(rèn)真傾聽：能認(rèn)真傾聽客戶的要求

3、及時回應(yīng)：客戶每訴說他的情況及要求，人員都能適時的回應(yīng)：“嗯”“好的，我明白”

4、問題記錄：“我現(xiàn)在馬上記錄要求，結(jié)束通話后馬上反饋的好嗎？”做到邊傾聽邊記錄

5、友好結(jié)束：“您的要求我會記錄的，建議您留意回復(fù)情況，謝謝您的來電。”表明解決問題的決心，肯定語氣，讓客戶放心。

一圖帶你看清投訴處理思路

如何處理？

一、安撫

1、先處理人，后處理事：“您先不用著急（消消氣），我馬上為您處理，你這邊是遇到了什么具體問題呢？ “ 不一定認(rèn)同客戶的觀點(diǎn)但一定要認(rèn)同客戶的心情。“您的心情我理解”

2、客戶停頓時，嘗試插入想要表達(dá)的理解和關(guān)懷的語句“是的”“是這樣的”“我理解”

3、復(fù)述客戶的問題或情感：“先生，您當(dāng)時很焦急，我理解”

4、發(fā)泄結(jié)束后再復(fù)述關(guān)鍵點(diǎn)的內(nèi)容，再次表達(dá)理解和同情：“由于我們服務(wù)的不周給您帶來了不便，敬請您原諒。”

5、肯定語氣，讓客戶放心：“您放心，我們一定會盡快幫您查清楚這個問題，只要一查證清楚，我們馬上就會致電給您。”（當(dāng)前臺不能解決的時候）

安撫語句場景實(shí)操運(yùn)用

場景一：客戶情緒激動、發(fā)脾氣、不斷罵人，問題說不到重點(diǎn)
前期給您造成這么大的困擾，非常抱歉。現(xiàn)在最重要還是先解決您反映的問題，對嗎?

場景二：客戶來電即要求“找你的領(lǐng)導(dǎo)”、“找你的經(jīng)理”、“轉(zhuǎn)你的值班長”“你無權(quán)利處理這件事
我明白您提出這個要求肯定有您的原因，但請您先允許我作一個簡單的了解和記錄，以便更快地找到對應(yīng)的部門去處理好嗎？

場景三：客戶反復(fù)追問解決時間或回復(fù)時間時
1、在現(xiàn)階段無法明確答復(fù)，是因?yàn)槲乙獙ぷ髫?fù)責(zé)，不能隨便給個無法承諾做到的時間，相信您也能理解對吧？
2、公司規(guī)定是××小時內(nèi)初步回復(fù)，但您這件事情這么重要，我馬上就幫您轉(zhuǎn)交并幫您催促相關(guān)部門優(yōu)先跟進(jìn)。

二、傾聽

聽什么？
聽出客戶的情緒
冷靜接受客戶的抱怨、不要爭辯
讓客戶盡情傾訴投訴的事情
搞清客戶不滿所在
聽出客戶的真實(shí)需求（聽出潛臺詞）
分辨真?zhèn)危雎犑聦?shí)

如何聽？
不要一開始就做辯解，如果顧客抱怨合理，必須誠懇道歉不要認(rèn)為公司的規(guī)定都是對的，只要客戶一投訴，就覺得是無理取鬧
不打斷，打斷是一種使人惱火的習(xí)慣，只會使一個已經(jīng)不滿的人火上澆油
不要因?yàn)閯e人說話有口音就存在偏見。

三、回應(yīng)

學(xué)會提問
1、開放式的提問
“先生，請問您是哪個品牌的用戶？”
“先生，您能告訴我詳細(xì)的情況嗎？”

2、封閉式的提問
“先生，請問您是想了解一下神州行的資費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)嗎？”
“先生，請問您是什么時候撥打的電話，大概通話了多少分鐘呢？”
特點(diǎn)：想了解事情的緣由用開放式提問
想明確問題，鎖定目標(biāo)用封閉式提問

懂得復(fù)述
1、復(fù)述事實(shí)，復(fù)述客戶的話，并且澄清細(xì)節(jié)問題
“先生，請問您是咨詢?yōu)槭裁纯哿?0元話費(fèi)，是嗎？”
“先生，請問您是想反映為何參加不了優(yōu)惠，是嗎？
2、復(fù)述情感
“先生，我能理解，您當(dāng)時一定十分擔(dān)心。”

四、記錄

五、感謝

【一般規(guī)范結(jié)束語】 “謝謝您的來電，再見！”
【感謝客戶的建議】“非常感謝您提供給我們的寶貴建議，有您這樣的客戶是我們公司的榮幸。”
【再次表歉意】 “給您帶來的不便我在這里再次表示歉意”

【提供查詢途徑】 “如果您下次遇到這樣的問題，您可以首先通過*****查詢，這是一個非常便捷的查詢途徑。”

標(biāo)簽：聯(lián)通梧州攀枝花楊凌云南潛江西雙版納西藏

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投訴處理最有效的5個基本步驟