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如何有效建立“流程型”組織之一

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  首先,界定一下本文中“流程型組織”的含意,本文中的“流程型組織”是和“職能型組織”相對應的一個概念,基于流程的組織是以流程為整個組織管理重心的、面向顧客的、職能整合的、靈活的組織。流程是各部門創造產值并為客戶創造價值的工作方式,是將各職能聯系起來整合地滿足顧客需求的鏈條。基于流程的組織具有以下特征:首先,流程取代職能成為整個組織的重心,組織強調職能部門之間的溝通,信息的交換和整合。其次,基于流程的組織應該面向顧客。流程最終是指向哪里的呢?是市場和顧客。流程最終是為了滿足顧客需求服務的,顧客的需求決定了流程的形式和內容,顧客的需求整合了各職能部門使之有共同的目標。最后,基于流程的組織是靈活的,彈性的。在基于流程的組織中,其管理的對象是流程,其改進的對象也是流程,同時,還建立了基于流程的KPI體系、基于流程的組織架構、基于流程的績效評價標準,在多方面保證了所有人員對流程的理解和重視,在多方面保證了流程在組織中的順暢運行。

  筆者在前文《流程與組織能力》中已經闡述了流程對于組織能力建設的重要性,即:流程是組織能力的存在形式;流程的運營能力就表現了組織的管理水平;流程是組織傳遞能力的載體和工具,所以培訓應更關注流程培訓,而不僅是業務培訓;管理者不僅要能傳遞壓力,更重要的是能傳遞能力;管理者的一個重要工作就是找到正確有效的方法,然后迅速傳遞下去;管理的改進對象為流程:要改進流程,而不是直接改變結果,而最終如果想要改變組織績效,需要改變相應的工作流程和組織文化系統。同時提示:管理者要提升組織的“組織能力”必須要加強對流程的管理,要不斷提升組織各類流程的效率和效果,以提升組織能力,還要加強對員工的流程培訓,實現組織能力向個體能力傳遞。這樣組織中的個體不僅是富有能力的,而且具有較強的一致性的和協調性,從而保證了組織的整體運作效率。在本文中,筆者將以中國移動客戶服務中心為例,在總結長期實施“流程型”管理實踐的基礎上,闡述有效建立“流程型”組織,在管理方面必須同步實施的五個方面的轉變。

實施“流程型”管理機理圖

  實施“流程型”思路核心是:通過“流程型”管理的實施,首先使組織建立高效的工作流程,建立組織能力,組織通過流程培訓向員工傳遞能力,迅速提高員工的工作績效;同時建立基于流程的運行管理機制(如基于流程的KPI體系,基于流程的組織架構,基于流程的評價體系等),培養和建立組織的流程文化,保證整個組織對流程的理解和重視,提高組織的執行能力,通過“組織能力”保證組織目標的實現,而非依賴個體能力。

流程管理提升組織能力的機理圖如下:

“流程型”管理組織的目標實現可分解為如下四步:

  如圖1中的第(1)部分所示,客戶服務中心原來的管理是基于目標KPI的管理,為了有效實施“流程型”管理,必須將其轉變“流程型”管理的組織,即必須將原來基于目標的KPI管理轉變為基于流程的KPI管理和流程(過程)管理(如圖1中的第(2)部分所示)。同時,通過對員工培訓組織所具有的一流的流程,使員工按照流程能力產生一流的績效,實現組織向員工的能力傳遞,有效提高每個員工的個體能力(如圖1中的第(3)部分所示);通過統一規范的流程保證個體行為的一致性,從而保證組織的能力,從而推動整個團隊組織能力的提升(如圖1中的第(4)部分所示),最終通過組織能力保證組織目標績效的實現(如圖1中的第(1)部分所示)。

  在圖1中最關鍵的部分為圖中的第(2)部分,即流程型管理的部分,是流程型管理能否成功實施的關鍵,也是最復雜、最困難的部分,很多公司流程型管理的失敗大都是由于這一部分沒有做好。根據筆者的長期實踐,組織要成功實現向“流程型”管理的轉變,必須同步實現以下五個方面的轉變:

  1. 日常管理內容的轉變:將原來的基于目標的管理轉變為基于流程的管理,將流程作為管理的對象和改進的對象,其主要內容包括流程的識別、建立、優化和流程培訓,及其流程文化的建立。流程管理重要的不僅是系統的改造,更重要的是所有人員流程意識的建立和工作方式、習慣的改變;
  2. KPI設置方法的轉變:將原來基于目標的KPI轉變為基于流程的KPI。原來基于目標的KPI使員工工作目標和流程不相關,導致在日常工作員工對流程的不重視,因此,必須將原來基于目標的KPI轉變為基于流程的KPI,使目標和流程相關聯;
  3. 組織架構設計方法轉變:將原來基于職能的組織架構轉變為基于流程組織架構。只有基于流程的職責劃分,使各級人員成為流程中一部分,才能保證組織流程的有效順暢運行;
  4. 組織績效評價體系的轉變:將原來基于結果的評價體系轉變為基于流程的評價體系。我們不僅要評價結果,更有全面評價流程的運營水平和運行狀態,保持流程高水平而穩定的運行,才能保證我們能夠得到高水平的預期績效。只有建立基于流程的評價體系,這樣才能把企業的目標和個人的目標以及流程結合起來,促使各級人員重視流程,以保證組織流程的有效運行。
  5. 驅動組織業績發展動力的轉變:組織由原先的注重個人能力的提升,轉變為更重視組織能力的建設,管理者要更重視對組織層次特性的管理,而不僅是個體層次特性的管理。

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