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呼叫中心運營中的11點困惑(中)

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  筆者在工作中接觸了大量的呼叫中心運營管理人員,他們從不同的角度反映了在呼叫中心運營中存在的問題,表示有許多困惑縈繞著他們不能釋懷。筆者將這些困惑匯總一下,提些想法,以期引起讀者共同思考。困惑,遠不止11點,只是概數。

  上篇我們談了5點困惑,本篇我們接著談。

困惑6:外行如何管理好呼叫中心?

思考
  外行一樣可以管理好呼叫中心嗎?
  呼叫中心如何管理得更好?
  如何由外行轉為內行?

建議:
  第一,外行一樣可以管理好呼叫中心,這是帶有結論性的命題。但,這里有兩個前提:首先,外行能找到并十分器重內行管理者協助管理好呼叫中心;其次,外行只重視方向性、原則性問題,不過多干涉內行管理者的具體工作;注意,這里命題的兩個前提都是外行透過內行才能更好地管理好呼叫中心。

  實事上,呼叫中心的高層管理者很多是從其他行業、職業、職務等轉崗而來的,也就是很多人是呼叫中心的外行,這樣就十分需要依靠中層的內行管理者來進行專業化的管理,而不是外行隨心所欲的指揮或摸著石頭自己慢慢摸索(很多企業的客服部門確實如此);同樣,對中層管理者的不斷的有針對性的培訓就十分重要了。

  如果高層管理者要想親自管理好呼叫中心,就要潛心研究呼叫中心這個行業,真正投入進去,在現場親歷親為一段時間,真正了解一線員工的苦樂與需求,有機會多多參與行業活動與進修。筆者曾親眼見到一位管理著上千人的客服老總在一次中層管理者公開培訓中認認真真聽了兩天的培訓課,因為他認為培訓內容有可取之處,有必要學習并與同行交流,這樣的高層管理者還是外行嗎,這種學習型素質已使他完成了從外行向內行的轉變,甚至向行業專家的演變。他能做到,其他管理者呢?是不是我們應受到某種啟發呢?

  第二, 呼叫中心如何管理得更好?這個命題很大,需要講的涉及呼叫中心運營管理的方方面面,我們把它設定在外行如何更好的管理好呼叫中心這個層面上,也就是外行應更關注呼叫中心的哪些方面。

  首先,外行管理者最重要的選對人--選對能干好活兒的執行者。如果高層是外行,中層管理者也缺乏執行力與操作經驗,這個呼叫中心發展會很慢,會常走彎路,會形成高層與基層兩張皮的局面(因為外行不了解基層的真正問題),會導致工作效率的降低與運營成本的增高。選對能干好活兒的執行者,表面看來不難,人還不好找,實在不行就矬子里拔將軍,如果外行管理者是這樣的想法,最后倒霉的還是自己,因為楞拔上來的或是隨便選拔的中層執行者是會壞事的,他們執行力不夠,也就是不得力,就會耽誤事。選人的關鍵是選能將事情辦好,辦漂亮的人,同時又是能有發展潛力的忠誠度高的人才。

  其次,外行不僅要聽,更重要是看。外行了解情況的方式或渠道主要是聽匯報,聽中層管理者如何講,或是看郵件,看報告、報表,是看人家是怎么說的,其實這里的"看"也是"聽"。如果外行怕別人說自己是外行,只是聽一聽,那就要陷入更加"外行"的圈子里,更加看不到實事的真相了。

  所以,搞呼叫中心,就要真正的走入基層一線天天去看一看。看什么.
    A 是看現場,現場是否正常,是否有混亂的情況,是否有人員想和你交流,是否有人心緒不定,是否人員在某些方面感到不便,是否有投訴等電話他們不好處理,是否主管在一線工作(他們應是執行者,而不是只說不做者);B
    是看問題,看員工情緒問題,看工作流程問題,看效率問題,看環境問題,看協調問題,看哪些問題需要改進;

    C 是看分析報告,這里的報告不是機器里直接出來的報告,而是經過各個部門小組分析比較后的有"頭腦"的報告(不是例行報告,而是個性化問題報告),再結合你在現場看到的問題進行比對,進行思考;

    D 是看效果,這可能不是一下看到,但經過你們的努力一定可以看出效果與預期之間的差距或新的問題的;

    E 是看發展,應透過你在現場一線的實地觀察,看到,看出呼叫中心短期、中期的發展方式與趨勢,把握發展的核心與節奏。
  這五看,前三個是用眼看,后兩個是用心"看"。看后,你會覺得你逐漸變成內行了,恭喜恭喜!

  再次,外行要"民主"。在你還是外行時就要民主一點兒,成立一個"民主的"小組,讓他們有更多的發言權與知情權,讓你與他們更容易接近更容易交流,你才能透過他們管理好呼叫中心,才會漸漸轉變成為內行;否則,你不民主,他們很怕你,不敢講真話、實話、不中聽的話,也會害了你,被人欺或自欺。

  你要關注的還有很多方面,還有很多的細節要留意(不是講細節決定成敗嗎),篇幅關系先談這些,有問題多交流。

  第三,你關注了這些問題,說明你在向內行轉變。不過,你要特別注意我們現實生活中還有很多的假內行,假行家。他們沒有干過幾天呼叫中心,但他們就敢自詡為專家、高級講師、資深人士,如果你也學他們的樣子,就可能也會毀了你自己,因為假的畢竟是假的,偽裝終會剝去!

困惑7:管理中最重要的是什么?

思考
  管理者應看重什么?
  心目中有管理要素列表嗎?
  如何實現管理目標,步驟準備了嗎?
  是否生活在繁忙的具體事務中?

建議:

  第一, 管理中什么重要,你應看重什么?其實,在呼叫中心發展的不同時期、不同階段重點是不同的,不同的管理層關注的要點也是不同的。為什么有這樣的困惑,或是說,你為什么要提出這樣的問題,可能有兩種原因,一是你真想了解管理中最要關注的問題,二是大家多愛用"最"(很多的主持人都是如此來發問),所以有"最"重要的是什么的問題提出來,筆者僅就第一個原因作答。歸根到底,呼叫中心管理中的核心問題還是"人"的問題,選人、育人、用人,無一不是關鍵環節,人員問題可以說是最至關重要的問題。然而,在呼叫中心建設與發展的不同階段,一些決策者或是具體方面的負責人往往有意無意的忽視這個了這個決定性因素。

  例如,初建呼叫中心,大家都關心投資,關心硬件設施的投入,對于人的問題,大多采用抽調的方式組成臨時團隊(在HR部門率領下),按照通用招人原則選人,把這個方面的優先級降了幾檔(見過企業最高領導者參與硬件設施招標活動,不厭其煩;反之,沒見過這些領導者親自去招聘去面試去關注人才素質的具體問題),這說明什么問題,可能有人會說,這本是HR的工作職責,高層不用管,可是高層為什么會去關心硬件技術等問題,對人的問題可以放任呢,說到底,還是重視與否的問題;

  再比如工資,服務人員,特別是一線真正面對客戶的人員,絕大多數他們的工資是整個企業中最低的階層之一。表面上說是重視人才,但重視的是技術人才、管理人才,恰恰對公司窗口直接面向客戶的人不重視了,在薪資方面體現的尤為突出,沒有體現他們是人才的價值;后果會很嚴重,只是大家習以為常了,看作是天經地義的了,其實是很值得我們反思的;

  還有,一線員工職業發展問題,這是不容忽視的現實問題,一些企業考慮了,但苦于不好安排,他們的前途不明,另有很多企業根本就沒考慮或沒用心去做,就沒想真正解決問題;這個問題不解決或妥善安排,能說重視人才嗎?不能給他們的未來一個較明確的方向,員工茫然呀。

  管理中真正關心員工,解決員工最關切的各方面"利益"問題,才是我們管理者最需要認真思考、關注、并落地處理的問題。試問誰能做到?

  第二, 作為呼叫中心的管理者心中應有一張管理要素的列表,它可以幫助你分出事務處理的輕重緩急優先級,幫助你有序、有效率的工作。
    A 管理是服務,你的員工需要什么樣的服務,需要哪些服務?
    B 管理是渠道,你的員工需要什么樣的溝通渠道,是否暢通有效?
    C 管理是手段,你的員工需要什么樣的手段達到他們與你們的目的?
    D 管理是智慧,你的員工是干活的機器,還是指揮機器干活的智慧人?
    E 管理是實踐,管理者你每天在做什么?每月解決了什么問題?
  列表的要素很多,加上時間可以組成多項排列組合與維度,需要做好案頭功課。

  第三, 現在提出目標管理、績效管理,如何實現管理目標,步驟準備了嗎?這是要好好問問自己的問題。要想實現大目標,必須將大化解為小,設定出一個個具體的近期可以完成的小目標,并安排好步驟與進程,PDCA是個好程序,但有些線性味道,人的事務的復雜性決定要用更現實化的、更有操作性的程序來實現目標。
    A 按重要性列出你目前擔任的各種角色;
    B 按職責與必要性列出這些角色的作用;
    C 列出承擔這些職責的資源與缺陷難題;
    D 哪些目標你可以在一定時期實現?
    E 用行動修正這些目標、計劃、步驟、方式;
    F 你的目標需要別人的幫助去實現,但依靠你自己。
  第四,管理的事情實在很多,大大小小,事無巨細,你生活在紛繁復雜的日常事務中,應如何更有效的工作呢? 提示幾點:
    A 不管一天多忙,堅持每天讀點書,開卷有益,長期熏陶,你會超然一些;
    B你可能看到一定階段(最多一年)你能干些什么,但你看不到10年中你能干成什么,每天只用5分鐘想一想目標與發展的問題,堅持這個目標,10年后你將"功成名就";
    C 熱愛生活,超脫一些,別自己與自己較勁,平常心,干大事;
    D 天天活動活動,身心健康。
(本文連載于《客戶世界》待續,有何問題請與本文作者聯系)
(作者:楊繼東,北京優勝資訊有限公司 資深專家 yangjd@c800.com)

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