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團隊管理:授權的藝術

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項目經理的核心職責,就是明白哪些事情可交給你的部屬去決定。本文提供一些建議,協助你了解什么時候該放手,什么時候不該放手。

偶爾,你會遇見一個獨攬全部決策權的項目經理。但就我的經驗而言,大多數的項目經理,都寧可把一部分的決策授權給項目小組的組員去做。事實上,你不會愿意你的組員不知所措地,把項目落實過程中冒出的每一項問題都丟給你。你會希望,項目小組有能力做盡可能多的決定。

這么做,有助于讓項目小組的成員覺得自己的工作更專業、肩負的職責更重大。這也有助于提高士氣,因為普通人若是覺得對影響自己的事物有一定程度的控制權,通常工作時會覺得更勝任愉快。身為項目經理的你,必須鼓勵部屬在適當時負起責任、自己做決定。這有助于提升項目小組的執行效率,也讓個別組員在自己的專業領域日益增長。

身為項目經理,你必須放手讓組員處理所有的日常問題,惟有特殊的問題才必須向你通報。同時,項目經理應竭盡所能解決盡可能多的問題,惟有碰到真正的問題才求助于贊助者。

如果你真的把敲定決策的權力賦與項目小組的組員,乍看下,他們似乎能獨立處理任何的問題,完全不必請示項目經理。但事實上,那樣的授權過程又太過火了。仍有一些半途冒出的問題需要向上呈報給項目經理知道。同理,項目經理碰到一些問題,也必須向上呈報贊助者,以及其他適當的主管。

以下是一些衡量問題的標準,讓項目小組知道解決方案是否超出他們所能控制的范圍。

解決方案會不會造成項目的進度或成本受影響若是,則項目經理必須介入。項目小組成員沒有權限更改項目的費用或歷時長短,必須請示項目經理,或許還需要請項目贊助者介入。

做這個決定,是否會導致你必須擴大規模、或偏離先前同意的標準這種事常常發生。在許多情況下,項目小組成員覺得自己既被授權,即可承接調整規模的要求。這是不對的。即使調整規模對成本或進度毫無影響,項目經理也務必介入管理規模的改變。

這個問題或可能的解決方案,是否具有政治敏感性若是,項目經理也務必介入。這些類型的問題可能需要向上通報贊助者,以及公司的管理階層。

做這個決定,是否會導致你達不到先前同意的承諾若是,項目經理必須介入,因為進度是他或她負責管理的,所以必須介入任何可能造成活動結束日期改變的決定。

做這個決定,是否會讓項目暴露于未來的風險若是,項目經理必須介入,因為項目經理必須為風險管理過程負責。

如果這些狀況都不存在,那么項目小組成員可自行做決定。聽起來似乎沒有剩下什么決定還需要做的,但事實上,大多數的決定都與日常運作的需要有關,不符合上述的標準,可以交給項目小組全體或個別的組員做決定。

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