外呼系統業務員可以通過電話溝通情況及時將客戶進行標簽分類，一般分為意向客戶、潛在客戶、一般客戶、無效客戶。業務員可以在后臺清楚看到客戶的類別，根據不同的客戶制定不同的跟進策略，提升銷售的簽單效率。外呼系統CRM管理功能，方便業務員查看客戶的信息，以及回訪記錄，還能支持給客戶發送產品資料和短信實時溝通，使得業務員對客戶有個好的了解。

很多企業有自己內部的信息，這些信息可以整理成相應格式的excel文件上傳到外呼系統上，有了外呼系統提供的加密與安全措施，既能避免資料的外泄，同時給到業務員的客戶，增加了成單概率。比較來說，外呼系統比人工外呼方便太多，個人感覺還是非常方便好用的。

外呼系統是指通過電腦自動往外撥打用戶電話，將錄制好的語音通過電腦播放給用戶。它是基于CIT技術的現代客戶服務中心系統不可或缺的一個組成部分。一般來說，辦公電話外呼系統主要功能是外呼功能，根據企業辦公需求，可能只是給內部員工互相溝通使用的聯絡工具，也可能是業務部給客戶進行溝通聯系的銷售工具。但基本的外呼功能必不可少。