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國內移動公司的班務類型 (下)

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筆者在上篇文章中,總結國內移動公司幾種比較普遍的班次類型。如筆者一再強調的,國內移動公司面對排班工程中最復雜和挑戰度最大的話務模型,就是兩個高峰相距非常遠的離散式雙峰模型。筆者在重述一下移動公司神州行業務的標準話務模型:

從上圖可以看出,一天24小時之內,有兩個話務高峰,一個在中午12點左右,一個在晚上8點到10點之間。

移動公司解決神州行這種話務模型的辦法,筆者總結成下面幾種:

1 全球通、神州行混合接聽,因為兩者的話務模型互補性極高,混合以后的話務模型變成一條平滑的直線;

2 全球通、神州行、動感地帶分成3個話室單獨接聽,利用大量的短班來達成話務需求的擬合,班務的平均工時長度只有6.5小時,利用賬單日或做五休一的方式,把工時補回;

3 分業務單獨接聽,用大量的長短班來達成話務需求的擬合,這跟第二種方式的差別在于,運用大量的長班,而這種長班會安排2到3小時的休息,等于把長班又拉的更長,幾乎快要變成了天地班;

4 座席利用率優先考慮的排班,這些移動公司因為座位數目實在有限,所有的班務必須高度考慮座位數目的限制,讓班務的安排,變成限制極大,筆者計算過,往往增加10個座位,不增加人員,服務水平就很可能上升4個點;

5 班車優先考慮的排班,這些移動公司因為呼叫中心距市區較遠,人員高度仰賴班車接送,班務的安排必須跟班車的安排一致,這種模式對班務的安排,限制最大。

上面所提的幾種類型,卻幾乎都有下面的這些共通點:

1 分小組上班

2 以月為單位進行班務安排

3 座位數目普遍緊張

4 非固定班

在這些共通點里面,最困擾移動公司排班工作的,還是座席不足,同時又面對兩個話務高峰過度分開,導致必須使用長于8小時的班(例如天地班),已經短于8小時的班。
有了長班和短班,就沒有辦法維持每天上固定時間的班,每天上班時間不一樣,每天上班長度還不一樣,又必須考慮公平性和人性化的問題,這對排班師來說,就變成了重大挑戰。
在移動公司的各種班務類型當中,唯一可以上固定班的,也就是唯一的例外,就是第一種班務:全球通和神州行混合接聽。

第一種班務:全球通和神州行混合接聽

底下是把全球通和神州行混合接聽以后的人力需求圖,大家對比一下上面只有神州行的人力需求圖,可以發現有非常大的差異。

本來神州行有兩個話務高峰,一個在中午12點左右,一個在晚上8點到10點之間,但經過跟全球通的話務混合接聽以后,盡然變成一個很平的高原,原來的高峰都不見了!這樣的話務模型是排班師最喜歡的模型,因為沒有高峰和低谷,都是平的,只要讓座席人員按照固定時間上下班就好了。這樣聽起來,不就是最完美的班務安排嗎?為何只有極少數移動公司采用呢?

原因有幾個:

一個是全球通和神州行要求的服務水平不同,全球通要求的服務水平極高,而神州行卻不需要那么高的服務水平,對座席人員要求的技能也不盡相同。硬是要把這兩個技能放在一起,雖然可以讓全球通的電話優先級比較高,但畢竟對于管理上還是有非常多的困難要客服。

另外一個問題,是話務模型雖然很平滑,但大家有沒有注意到,這個高原的寬度有12個小時那么寬。從早上10點開始,一直持續到晚上10點,都是電話高峰。12個小時的寬度,是一般8小時班沒有辦法覆蓋的,而如果用兩個8小時的班來覆蓋,就一定在中間會有4小時的重迭!例如大部分的早班,都是早上10點來,上8個小時,等于下午18點下班,而大部分的晚班都是下午14點來,上8個小時,等于下午22點這兩個班,在下午14點以后,會一直重迭到下午18點,也就是在這段時間,人力會有很大量的浪費。要避免這一點,又還是必須使用小于8小時的班務,等于還是避不開長短班的問題。

第二種作法,是把全球通、神州行、動感地帶分成3個話室單獨接聽,利用大量的短班來達成話務需求的擬合,班務的平均工時長度只有6.5小時,利用賬單日或做五休一的方式,把工時補回。

這一種作法,是目前各移動公司或聯通使用最普遍的作法,要達到話務需求線與人力安排線最高度的擬合,又要考慮到座位不夠的問題,勢必要使用小于8小時的短班(道理很簡單,只要有一個班是早上10點來上班,做了8小時,18點下班,為了在使用這一個班空下的位子,就會安排18點以后再來一個班,這個班做到晚上24點,只有6個小時可以做),很多移動公司就不得不使用相當數量的短班。

使用短班,就一定要想辦法把缺少的工時補回來,這時就會使用長班來補,也會用賬單日來補,甚至有的移動公司是做五休一,或是做六休二。長短班的班務安排,最大的難題之一,是要如何維持工時的公平性。今天作了6小時,那明天要做多少小時才比較適合呢?

大部分移動公司是使用輪轉的方式來解決公平性的問題,一種輪轉方式(事實上也是大部分公司采用的),是把座席的組數減去班務的數目剛好等于2。為何要剛好等于二,因為休息兩天,這兩天也算是兩個班務。也就是說,休息那一天也要算是一種班務,而座席組數的總數,必須等于班務的總數。例如有A1班,A2班,A3班,A4班,A5班這五種班務,再加上S1和S2這兩個休息的班務,這樣總共有7個班務,這時就應該要把組數分成T1、T2、T3、T4、T5、T6、T7這7組人。對T1這一組人,禮拜一拿到A1班表,禮拜二拿到A2班表,禮拜三拿到A3班表,禮拜四拿到A4班表,禮拜五拿到A5班表,禮拜六拿到S1的休息,禮拜日拿到S2的休息。對于T2這一組人,禮拜一拿到A2班表,禮拜二拿到A3班表,禮拜三拿到A4班表,禮拜四拿到A5班表,禮拜五拿到S1的休息,禮拜六拿到S2的休息,禮拜天拿到A1班表。就這樣一直輪轉下去,各種班務都會讓每一組拿到,這樣工時的公平性得到最好的保障,因為所有的座席都會做到所有的班務,不會有不公平的情況。

上面只是一種輪轉的方式,簡單容易了解。當組數變的很多,班務也很多時,又有其它的輪轉方式,總之就是要解決當每天上的班的時間不一樣,長度也不一樣時,如何保證工時的公平,還有班務人性化的公平,大部分移動公司是用輪轉的方式來克服的。

第三種方式,利用了休息時間很長的長班,來做到話務需求線的高度擬合,這其實跟第二種方式很像,只是運用了更多的長班,這種長班對座位的要求壓力更大,需要更好的計算座位資源的使用。

第四種方式,是以座位數目當作主要排班的考慮,會出現這種排班方式,是因為座位嚴重不足,人員和座位比率高達2.5倍以上,這時可以運用的班務,就非常有限。

筆者算過,在座位嚴重不足的情況下,呼叫中心往往只有兩到四種班務可以安排,如果不計算大夜班(晚上12點到早上7點),如果你的第一班是早上7點進來,上班8小時,下午15點下班,晚班接著在15點上班(高度利用這個位子),上班8小時,就是晚上23點下班了!如果座位數目不是受到高度限制,就不一定要早班和晚班做到完全的銜接,有些座位是可以被浪費的。但如果座位數目受到高度限制,早班就必須跟晚班完全銜接,這時可以用的班務的確就不多了。這時人力需求線的擬合度,一般都不太好,要讓需求線跟人力安排擬合的好一些,最快的方法就是增加座位了。

第五種班務的類型,是班車優先考慮的排班。

這些移動公司因為呼叫中心距市區較遠,人員高度仰賴班車接送,班務的安排必須跟班車的安排一致,這種模式對班務的安排,限制最大,等于班務完全受限于班車的時間。這種排班方式,人力需求跟人力安排的擬合,一般非常難做的好,不是有人力的大量冗余,就是人力不足。而這個道理也是很容易理解的,根據惡狼原則,現場人員變動不宜過劇,但如果人員的抵達是由班車決定的,一次到達的人,就沒有辦法切的很細,很可能必須是一堆人同時到達。

移動公司面臨的班務,筆者覺得可以去參加全世界排班比賽(如果有這個比賽的話),因為它的復雜,加上人員數目眾多,再加上座位數目不足,這種種的挑戰,都讓移動公司頭痛不已。
對不是移動公司的讀者來說,如果你對排班有興趣,一定要排過移動公司的班務,才算是真正處理過班務。

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