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1.根據《商標法》絕對理由條款和《商標審查及審理標準》的規定，商標注冊申請原則上應予以駁回，但由于指定商品或服務項目的特殊性而存在例外規定的，商標局可以通過審查意見書的形式，要求申請人提供能夠證明其滿足適用例外規定的證據材料。
例如，依據《商標法》和《商標審查及審理標準》的相關規定，商標中含有與我國國家名稱相同或者近似的文字，判定為與我國家名稱近似，不得作為商標使用，但如果其整體是報紙、期刊、雜志名稱的（即經國家出版行政部門批準使用的報紙、期刊名稱）在“報紙、期刊、雜志（期刊）、新聞刊物”4種商品上可以初步審定（含有縣級以上行政區劃地名的也參照上述標準）。確認商標申請人申請的商標名稱是國家出版行政部門批準其使用的報紙、期刊名稱是適用上述例外規定的前提條件。商標局審查在“報紙、期刊、雜志（期刊）、新聞刊物”4種商品上申請注冊的商標時，認為可能適用上述例外規定的，且現有書件尚不能證明申請人申請的商標是國家出版行政部門批準其使用的報紙、期刊名稱的，可通過審查意見書的形式，要求申請人提供報紙、期刊出版許可證（復印件）等有效證明文件，以確認其符合適用上述例外規定。
2.商標實質審查過程中，認為需適用《商標法》第十一條的相關規定，有可能以絕對理由駁回的，但對于申請商標在指定商品上是否確屬僅僅具有描述性或缺乏顯著特征仍存疑惑或不確定性的情形下，可以通過審查意見書的形式，要求商標申請人作出進一步說明。例如，某商標組成很像其指定商品的通用名稱或型號等，但限于現有的檢索技術難以確定的，需要申請人進一步予以說明。
3.商標實質審查中，對于申請商標所指定使用的商品或服務項目不屬于商品和服務分類表中的標準商品或服務名稱，商標局對其商品或服務的具體內容和特點仍存在疑問，可能影響審查結果的，可以發審查意見書，要求申請人對該商品或服務做出進一步說明。
4.商標局認為確有必要要求申請人說明的其他情形。如聲音商標的審查，根據《聲音商標形式和實質審查標準（試行）》的相關規定，商標局認為確有需要的，可以以審查意見書的形式要求申請人進一步提供使用證據。

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哪些情況下需要對商標加以說明