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COPC聯絡中心標準認證過程

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提供了COPC的合格標準的概觀和實體獲得認證的過程。由于此認證過程定期更新和完善,強烈鼓勵各公司在為獲得認證而付諸行動前與COPCsm取得聯系。
以下界定的過程是COPCsm推薦給大多數實體的過程,它以過去的幾年里COPCsm的經驗為基礎。這個模式的變化可能適合貴公司的情況,這是一個很好的開始。
第一步 —— 界定尋求認證的實體
認證的第一步就是恰當的界定實體。這是確認實施Standard的公司的一部分。任何一個組織只要被清楚的界定,就可以被認證。甚至一個公司內部的服務也可以申請認證。實體定義的主要驅動器為:1)公司 2)位置,和3)提供的服務(這些在Standard Exhibit1中主要被界定為——顧客聯絡中心呼入服務、技術支持、呼出聯絡管理、電子商務、履行)。特別值得注意的是:實體必須包括所有組織(如,部門/運營部門等),他們執行、參與、或外包認證服務要求的過程。這些過程包括1)主要同顧客相關的過程(同最終用戶或客戶相接觸的過程)和2)主要支持過程(為實體提供執行KCR過程的過程)。作為一個例子,如下部門將作為呼入服務實體被包括:
¨ 呼叫中心
¨ 信貸
¨ 新項目建立部門
¨ 人力資源部
¨ 軟、硬件,電子通訊
¨ 培訓部
¨ e-mail處理部
¨ 傳真處理部門
¨ 信件處理
¨ 客服管理
第二步——COPCsm發起會議
COPCsm將有1到2天的現場指導會議
¨ 執行人員——這是2個小時的會議,介紹COPCsm執行人員,同時從認證的角度展示一些數據。
¨ 顧客聯絡中心/或履行中心經理——這是一個4小時的會議來介紹符合Standard特殊要求的中心經理。
¨ COPCsm執行組——同負責實施COPC小組的4到8小時的會議。
第三步——COPC協調員成為注冊協調員
保證每個運營中心至少要有一個協調員來尋求認證。要獲得認證,必須先參加一個持續一周的嚴格培訓,培訓的最后一天筆試考試成績必須在90或90分以上。培訓課至少每兩個月在北美舉行一次,歐洲、日本、新加坡和南美相對不那么頻繁。
第四步——實體申請,COPCsm評估
在完成第五步之前,COPCsm協調員完成COPC-2000â的申請。此申請表是關于Standard29個條款的一系列問題(Word形式),需要(40-80小時)的工作時間來完成。
第五步——COPCsm指導底線評估
COPCsm參加專家組討論并檢查尋求認證的具體單位(這可以發生在協調員參加培訓之前或之后)。在此期間COPCsm致力于評估實體是否符合Standard要求并在提高服務、質量和成本表現方面提供合理化建議。
第六步——實體小組實施Standard
協調員負責同運營組一起工作來實施第五步中所述內容。COPCsm會設置一系列有組織結構的電話來支持協調員的工作。最初,每隔一星期會有幾個持續幾個小時的電話。
有組織結構的電話指:
¨ 第一個電話確認該實體的KCRPs。
¨ 第二個電話確認KCRPs要求的metrics。
¨ 第三個電話確認該實體的Key Suppliers。
第七步——實體完成申請,COPC評估
協調員在第八步的前兩個月完成一個COPC-2000â申請。此申請在形式上同第四步中的申請相似。實際上,大多數公司只是更新了第四步的申請。COPCsm會給此申請評分并通過4—6小時的電話來指導該實體的實施小組。對于不符合Standard要求的地方,COPCsm會在接下來的電話中同該實體協調員一同努力來糾正該實體的實施方法。COPCsm發現因為有這一步,在第八步的審核中通常沒有方法方面的問題。然而,沒有這一步,在第八步審核中經常發現方法方面的問題,從而延誤了認證。
第八步——COPCsm指導一個綜合的標準審核
COPCsm將對該實體進行一個綜合性的認證審核,這將包括對所有29個條款的綜合性審核。這個審核通常需要2—3個審核員在現場停留3—5天。審核結果將是一個書面的認證證書。可能有4種證書:
完全認證:該實體符合Standard所有29項條款。
基本通過認證:該實體至少符合25項條款的規定,其余未符合規定部分可在60天內達到標準。
認證候選人:該實體至少符合17項條款并且管理階層正式負責在12個月內完全符合認證標準。
無級別:實體整體符合標準的條款少于11個。
第九步——COPCsm指導第二次審核(如有必要)
如果在第八步時發現有不符合標準的,COPCsm可能需要指導第二次審核。但是,如果CSPs在第一次嘗試中即被認證,該公司和COPCsm都不應安排額外的審核。

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